浅议智能化办公时代的秘书新能力

赵四化

深圳技师学院 广东 深圳 518000

在经济飞速发展的今天，各行各业都在以高效率的速度运转，人们的生产生活已经正式从机械化时代转型成信息化时代，当前正在从信息化时代向智能化时代转变，人们的生产生活将发生巨大的变化。在这种形势下，办公室日常的办公过程的手段和方式也受到了极大促进和发展，也从传统的手工化转化成办公自动化，当前又从办公自动化日趋智能化，那么办公过程的智能化时代的来临，为秘书工作带来了新挑战，除了有被替代的危机，更要有驾驭智能化时代的能力，因此给秘书工作者提出了一些难题。本文将针对智能化时代的秘书新能力进行详细的探讨。

1 办公过程方式的发展历程

经过几十年的发展，办公过程方式已经从手工化转向了目前的办公自动化技术，经被广泛的运用到之中，所谓办公自动化，是指利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化、自动化。办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。办公自动化在70年代末80年代初进入到我国，到现在己有近30年的发展历史，由于我国国民经济和社会发展的快速进步，和其他应用软件一样，办公自动化系统在我国的发展基本上与国际先进水平保持一致，现在己经发展到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。办公自动化的特点：1.办公信息数字化、多媒体化；2.办公环境网络化、国际化；3.办公操作无纸化、无人化、简单化；4.办公业务集成化。虽然办公自动化对比手工办公已经有了很大的发展，但是已经远远不满足现代城市高速发展的现状，办公过程方式必然走向智能化。

2 智能办公时代的内涵特征

工作空间的不断革新为办公空间带来了新的需求，那就是智能办公概念。目前，智能化办公空间主要包括智能办公系统、智能电力系统和智能办公家具等。而其核心是智能化产品的普及和新技术的研发与应用，通过应用在布局合理的办公空间中，实现物理空间与多种智能软件的无缝连接，可以有效的帮助企业合理规划办公资源，节省办公成本，同时提升员工的办公体验。

3 智能办公时代下秘书工作形式的变化

3.1 秘书工作岗位内容的变化 大家对传统秘书的印象很多还停留在端茶倒水等简单的服务性工作，其实，在智能办公时代，秘书的工作职能正在悄然的变化，秘书除完成日常的文件处理，文件存档，起草撰写各种文件等，已经转向领导的助手，协助领导收集资料、参与一些事宜的思考，从领导的角度去为领导设想问题、处理问题协助领导做决策是秘书工作的核心内容。

3.2 智能办公时代下信息处理和传递方式的变化 传统的办公室信息处理与传递的方式多数是借助于纸质信息传递和人工传递的方式，这种方式在信息的整理及资源的整合方面效率相对较低[1]。在智能化办公时代，信息的处理及传递多数运用到办公软件，文件处理多采用图片处理，在文件管理中，还运用到相应的数据库软件，在应用的过程中，只需要将其所属的类别和其相应的文件名输入，就可以完整的调出需要使用的文件。

3.3 智能办公时代下秘书速记工作产生了极大的冲击与挑战 传统的速记方式是用计算机进行文字录入，再发展到后来出现了各种方式的速录机，基本达到了会闭稿出，但是存在入门难，工作强度大等各种闭端，在智能化时代，速记工作方式有了新的变革，一些智能语音转写系统，图像云服务平台等让速记工作变得轻松、便捷。

3.4 智能办公时代下办文、办事、办会等手段发生重大改变 智能化时代，办文、办事、办会等手段对比传统的手段也发生了重大的改变，目前办文、办事、办会的智能化手段多采用各种智能平台，各种智能APP，软件等，不仅给秘书的办文、办事、办会工作提升了工作效率，同时也为公司节约了大量的工作成本。

4 智能化时代的秘书新能力

4.1 办公室智能设备使用的能力 办公室事务智能化，还包括一些办公室设备的智能化。一些先进的智能办公室设备已经陆续进入到各大公司的办公室中。秘书人员要对这些设备熟练使用，并了解一些简单的故障维修和排除。如无线充电技术、远程监控机器人、灵敏的传感器、空间计算迷你无人机、高科技桌子、高速路由器、3 D 打印等，还有一些跟生活相关的，如仿生办公椅、一些自动人电器设备、窗帘控制等。在熟用这些设备的同时，还要做好时间管理，比如上班前可以远程做好哪些工作，到办公室后，可以先开启哪些设备，下班后可以远程控制哪些设备。熟练运用各种智能化设备，做好时间管理，可以让秘书工作效率提升，而且工作幸福感倍增。

4.2 智能化平台获取及运用的能力 随着智能化的发展，各种智能化平台应运而生，给办公室工作带来了很多便利。如一些会议签到可以用HI现场，会议邀请函用易企秀平台制作出H5格式的邀请函，会议资料等可以用微信传送，减少纸质资料。制作各种海报等可以在怪兽网找到各种好看的模板等等。这些智能平台的运用，不仅让办公室工作大大的提高工作效率，而且还改变了工作方式，工作效果也比传统工作效果显著。但同时给我们秘书人员提出的要求就是要多关注新智能化平台的信息，提高自学能力，熟练运用智能化平台。

4.3 网络平台运用及编辑能力 在智能化时代下，很多企业都已经开设了自己的微信公众平台、微博平台，网页平台、APP等宣传平台。所以秘书必须要学会运营自身企业的公众号以及App，做好网络宣传工作。新媒体时代的秘书不仅要高效地做好网络宣传日常文章的推、送，更要扎实的掌握网络平台的日常维护。要想做好这项工作，秘书要有一定的文章、图片、视频编辑能力，及时的收集网络热词、网络头条新闻等内容，熟练地运用网络平台，保障网络宣传工作的高效性。

4.4 与时俱进，不断学习的能力 当前智能化还刚刚开始，在后续的发展中，会不断的出现各种智能化工具、平台等手段，这就要求我们的秘书人员要有超强学习能力，秘书人员应树立“终生学”意识，这样无论智能化怎样发展，秘书都能够及时掌握与之工作相关的新的知识和技能，就不会被智能化所抛弃甚至被智能化代替，也就更加能做好办公室相关工作。

结束语

总之，在智能化办公时代我们秘书的工作效率得到了大大的提升，办公手段也多元化，办公效果较传统工作效果也有了质的变化，为工作提高了效率，为单位节约了成本。但与此同时，对秘书工作提出了更大的挑战，由于智能化时代下工作手段和工作方式的转变，智能时代下秘书工作者应该具备更好的智能设备的使用及维护能力，信息处理能力、网络编辑能力等，在提升工作效率的同时，掌握信息化技术，优化自身的综合能力，使自己成为领导更好的参谋，推动办公室事务的不断发展。