市政工程档案数字化建设与档案管理

崔晓源

济南市排水服务中心 山东 济南250000

前言

市政工程包含大量档案，有工程前期准备的承包合同、侦查文件、测绘文件、立项文件，工程中期施工文件，工程后期监理文件，还有工程竣工后的验收文件。传统文件都是纸质的，保存环境要求高，存储空间大，查找档案难度大，浪费大量的人力、物力，不仅如此，纸质化档案很容易损毁丢失。而对档案进行云备份可以永久性保存，不但减免档案破损丢失的风险，如果后续有其他城市建设想要参考市政工程建设，还能提高档案使用率，查找方便。市政工程引入数字化技术进行档案管理顺应时代发展要求，大大提高整理档案的效率。

1 市政工程数字化建设档案的现实意义

1.1 弥补传统档案管理的不足 完善存储市政工程档案，不但可以为城市建设提供历史资料，还可以为基础设施建设提供参考借鉴依据，因此引进数字化建设，改良传统纸质档案，生成电子档案很有必要。由于目前网络信息技术发展迅速，改善传统工作模式的滞后、拖沓，使工作变得简便高效，济南市排水服务中心抓住此机遇利用网络技术的分支——数字化建设这个“万金油”，应用到市政工程的档案管理工作中，弥补传统档案管理的不足，节省由于纸质化档案保存占用的大量空间，规避天灾人祸导致档案丢失损毁的风险，让档案管理不再繁文缛节，而是变得有序、高效，迸发出盎然生机。

1.2 提升工作效率 查阅纸质化档案需要花费大量的人力物力，即使最终查找到相关资料也不一定完备全面，数字化管理档案可以弥补这一劣势，管理人员只需在搜索页面输入关键词进行检索，与该关键词相关的所有信息就会检索出来，提升了工作效率，节省了人工、资金成本，有利于档案共享资源，提高了档案利用价值，为城市建设提供借鉴依据。

2 市政工程数字化管理档案举措

2.1 重视数字化建设，打破传统档案管理常规 整理市政工程档案是一项跨越多个行业，不同部门的宏大工程，所以在前期数字化建设中相关部门一定要打下夯实基础，做好准备。

(1)了解并仔细阅读电子档案管理的相关法律法规，全方位分析国家对于电子文件档案管理制定的相关政策。

(2)档案信息化管理系统的实施需要大量资金，建设数字化档案管理系统软件硬件设施，提前向财政部门争取财政支持。

(3)培训管理人员操作数字化档案管理，将纸质档案转换成为电子档案格式，提高数字化技术的利用率。

城市市政工程档案管理人员，需要转变传统档案管理观念，充分重视数字化建设，对档案存储和分类认真负责，增强数据化管理能力，提高档案查找效率。

2.2 数据库技术革新，提高数字化建设的科学有效性 组织结构反应系统和元素之间的指示关系。市政工程包括业主方、施工单位、监理单位、设计单位及相关政府行政管理单位等参与方，实行数字化建设就需要明确各单位之间的指示关系，安排工作任务，做好提问题、做计划、制定决策、严格执行监督检查五个部分的职能分工，对项目进度跟踪管理。

市政工程数字化管理档案主要工作内容就是将纸质化文件变成数字化文件，对数据库系统的应用和管理人员具体操作息息相关，济南市排水服务中心必须重视数据库技术的开发与革新，根据现实情况筹划数据库建设，聘请高级网络技术人才安装开发软件，购买硬件设备，按部就班，循环渐进的执行，提高数字化建设的科学有效性。

开放数据库档案管理系统，保证收集档案素材过程透明化、多样化，丰富数据库内容。开放排水服务中心档案数据应用，将开发利用数据库档案内容作为工作重心，更好地服务各参与方管理项目，促进相关部门对排水服务中心的审查监督，提升档案实用价值。

2.3 注意规避数字化技术带来的安全风险 市政工程将收集到的资料按照类别、地点进行编号、分类、装订成目，移交档案馆，由档案馆对文件资料编制生成数据化文件。以上任一管理步骤在网络这个开放的平台上都容易被病毒木马攻击，被不法分子删除盗取，降低档案的准确性，存在很多安全风险。所以济南市排水服务中心除了开发利用数据库技术，建设好数字化管理，还要加强市政工程档案的安全管理。以下是建议举措：

(1)工程管理人员专人专机，进入档案管理软件时要设置身份认证、访问权限和密码，防止他人盗取。

(2)购买信息技术防火墙装置，下载杀毒软件识别木马，定期安全排查，提高档案管理安全系数。

(3)完善档案管理相关制度，一旦发现档案管理人员无视并违反制度，直接开除，不再录用。

(4)确保所有市政工程档案准确、可靠，防止出现任何一处纰漏。

(5)档案室闲人免进，时刻警醒档案管理人员，提高其危险判别能力，增强安全意识。

(6)做好“B”计划，将市政工程所有档案储存到云端，即使档案被外部攻击、恶意修改、删除丢失，也可以启用云端存储档案进行应对。

(7)建立档案信息修改共享的保密等级制度，依据档案内容保密等级划分或者根据管理人员职位等级划分控制档案数据访问权限。

2.4 定期培训档案管理人员，提高其专业素养 虽然市政工程档案管理运用先进的数字化建设技术，但整个操作过程都是由工作人员配合完成的，只有提高管理员的业务水平和信息化技术操作能力，才能确保档案行之有效的管理。定期培训班管理人员，给其灌输现代化数字管理观念，让其学习档案管理相关法律法规和政策，提高其收集资料、整理档案条目、高效利用档案的能力，培养其及时对数据筛选、保存、更新，保证档案资料的科学性、准确性。

结语

总而言之，济南市排水服务中心可以顺应时代发展趋势，重视市政工程数字化建设档案科学精确管理，勇于转变传统档案管理理念，创新开发数据库技术，定期培训档案管理人员，规避开放网络平台带来的安全风险，提高档案管理人员工作效率，使城市建设中的市政工程档案发挥持久的活力，提升档案实用价值。