学校档案管理人员素质提升的相关研究

2020-07-12

探索科学(学术版) 2020年5期

佛山市启聪学校广东佛山 528000

中小学校教育教学质量的高低直接关系到我国未来一代建设者的成长。中小学校的档案能够真实有效的记录每一位学生的成长轨迹,也能客观真实的记录学校在过去一段时期内的发展情况。当前来看,科学合理地档案管理工作能够为中小学校的发展提供高质量参考依据,能够为教育教学工作的改进提供动力。中小学校在提升档案管理水平的过程中存在诸多影响因素,其中档案管理队伍的整体素质成为关键因素。因此,本文对如何提升中小学档案管理人员的素质展开针对性剖析。

1 提升档案管理人员素质的重要影响

从档案管理部门承担的职责来看,其要通过整合分析档案资料中包含的各种信息,为学校领导做出重大决策提供高质量决策信息。当前,我国大部分地区的中小学校的师资力量得到了极大提升、硬件设施得到了有效改善。在此背景下,中小学校要进一步提升档案管理工作的规范性以及有效性,进而提升学校整体的管理水平。

从中小学档案管理人员提升自身素质的动力角度来看,当前由于电子信息技术的冲击,传统的档案管理方式与形式都需要进行改变。学校档案管理人员只有不断更新自身的工作理念,才能较好的适应当前“新时代”背景下的档案管理工作的要求。因此,在这些客观要求的督促下,中小学校档案管理人员应进一步树立终身学习的观念,加强对现代信息技术的学习,提升自身的综合素质。只有这样,学校内部的档案管理工作才能得到有效地优化,整体管理水平才能得到有效提升。

从中小学档案管理人员自身的工作开展角度来看,学校内部的档案管理工作信息量大、工作繁琐程度较高,只有进一步提升工作人员的素质才能够使其在繁杂的工作中始终保持主观能动性。

2 当前档案管理人员素质提升过程中存在的问题

2.1 档案管理人员结构合理性较差在中小学校的档案管理工作中,存在严重的人员结构不合理问题。尤其是在一些规模较小的学校内,兼职比例过高,很多情况下档案管理人员需要身兼数职。并且,这些工作人员由于同时在承担多方面的工作,造成其必须在不同岗位上都需要投入精力,因此缺乏经历进行档案管理专业素质的提升。这些情况都严重不利于档案管理人员工作经验的积累,档案管理规范性也得不到保障。总的来说,人员结构不合理使得中小学校的档案管理效率较低,档案资料中包含的有效信息难以得到挖掘。

2.2 保密与安全意识有待提升学校的档案管理工作具有一定的特殊性,很多档案资料的保密性较高。对于涉密资料,任何人查阅与使用都需要学校相关部门进行严格审批,以保障安全性。然而,在当前中小学校的档案管理过程中,由于一些档案管理工作人员综合素质不高、保密与安全意识不强,使得其不能充分认识到档案资料中的信息的价值所在。在这种情况下,档案管理人员不能有效提升档案管理的风险意识,为档案管理工作埋下一定的隐患。此外,由于安全意识淡薄,一些中小学校的档案管理工作的随意性较强,不能将很多重要的资料做到科学合理的归档,也不利于档案管理水平的提升。

2.3 法律观念有待提升由于中小学校的档案管理内容涉及的方面众多,包括学生资料等保密信息。因此,相对于学校内其他工作岗位,负责档案管理的工作人员必须具备更高的法律意识,掌握更多的法律法规知识。但是,由于相当一部分工作人员都是由其他部门抽调到档案管理部门,未能接受相关的专业性培训,其法律意识与观念相对较为淡薄,这使得一部分工作人员的管理过程存在较多的随意性,也容易出现违规操作的现象。

3 提升档案管理人员素质的有效途径

3.1 进一步提升专业素质,增强工作中的严谨性中小学校档案管理工作作为一项专业性极强的工作,在提升工作人员素质的过程中,必须认识到提升专业技能水平的重要性。档案管理人员必须扎实的掌握档案管理基础知识,并在理论知识的指导下掌握各种档案管理的实际操作方法,如利用各种先进的电子信息技术更高效的将档案资料归档等。

3.2 进一步提升保密与安全意识,增强档案管理的可靠性在中小学校内,一些涉及到学生信息、行政保密信息的内容都需要进行严格保密。因此档案管理人员必须进一步提升保密与安全意识,严格遵守档案管理部门的各项规章制度,严禁在未经相关主管部门允许的情况下将档案资料信息对外公布。

3.3 进一步在档案管理实践中进行创新档案管理人员要想持续提升自身素质,除了对现有知识的学习,也需要进一步拓展思路,在实际开展档案管理工作的过程中进行创新。在充分意识到在档案管理工作中进行创新的重要性后,中小学校内部档案管理部门要根据学校的发展情况,深刻总结自身工作中存在档案管理漏洞与不足。通过坚持在档案管理工作中进行方法创新,档案管理人员的业务能力将得到有效地提升、思想观念将得到有效转变。

3.4 进一步提升对电子信息技术的运用能力当前,随着电子信息技术的迅猛发展,中小学校各个方面的管理工作都需要进一步借助先进技术的力量。因此,档案管理工作作为一项严谨性较高且较为繁琐的工作,管理人员能是否能够熟练的应用电子信息技术已经成为评价其综合素质的关键指标之一。在电子信息时代,档案管理部门首先要根据学校规模等情况适当的更新本部门的硬件设施。在此基础上,相关管理人员要迅速转变办公方式的改变,适应新的办公环境,快速掌握高效完成档案管理的先进方法。并且,在学校层面,要定期组织档案管理工作人员的进修培训活动,为档案管理工作人员综合素质的提升搭建平台、提供机会。