财务共享模式下的会计档案管理探析

黄春英 北部湾大学

一、财务共享模式对会计档案管理的意义

从财务共享模式的意义上看，主要有三大意义，一是有利于规范会计档案管理。在财务共享模式下，利用信息技术把原始单据电子化，细分会计档案管理内容，分门别类生成编号，使会计档案管理目标更加明确，管理工作更为具体和详实，从而规范了会计档案管理工作。二是有利于提高会计档案管理质量。质量问题至关重要，财务共享模式建立在信息技术之上，管理更为系统化，对会计档案管理的精准性更高，其相应的管理质量也得到了提升。三是有利于提高会计档案管理效率。高效率是会计档案管理追求的目标，财务共享模式下对会计档案信息进行统一管理，信息储存、信息传递更为便捷，会计档案信息可以实现动态更新，无形中提高了档案管理效率。因此，具有十分重要的现实意义。

二、财务共享模式下的会计档案管理策略

信息化时代，对会计档案管理工作提出了一定的要求，要求不仅要学会应用财务共享模式，还要考虑到会计档案管理的可持续发展，具体应用策略可以从以下几个方面入手：

（一）建立数据信息处理系统

数据信息处理系统是应用财务共享模式的关键，财务共享模式离不开系统支持，建立数据信息处理系统，就是要将会计档案管理进行统筹规划，用信息化技术辅助会计档案管理。在具体做法上，一方面要聘请专业技术人员做好数据信息处理系统工作，提高会计档案管理的专业度。另一方面，为确保会计档案管理系统的稳定运行，还应做好维护和管理。

（二）健全电子档案管理体系

财务共享模式，对会计档案的革新，突出表现为以电子文档的形式呈现会计档案，这样相应的电子档案管理体系也应健全，通过建章建制的方式，完善会计档案管理体系，才能确保工作实效。如会计档案分类管理可以体现在档案管理内容之中，标准化、规范化、精细化的分类管理，便于会计档案管理工作的有序开展。还可以是专门针对突发情况和紧急情况的应急预案，避免会计档案电子档案管理无章可循。此外，对电子档案管理的质量监督，也非常有必要，可以确保电子档案管理的质量。

（三）及时做好档案数据更新

将会计信息以数据化的形式进行查阅和传输，对档案数据的更新至关重要，会计档案管理中会计档案数据的动态更新，以便管理者科学决策。在具体做法上，可以利用计算机云端技术，云端处理数据，对新数据进行电子扫描，生成报表，自动生成连续编号，提高会计档案工作效率，减少复核的工作量，对会计信息相关信息采取自动实时更新的方式，确保会计档案数据的真实可靠。

（四）加强会计档案风险防范

会计档案管理在财务共享模式下，还应加强风险防范，通过对会计档案风险的防范，可以起到安全管理的作用。在会计档案管理中，造成档案管理风险的因素，主要包括人为因素和非人为因素两大类，其中对会计档案风险人为因素的防范，如操作失误，处理不当等，可以通过加强对档案管理人员的管理，提高信息化处理能力来实现。对非人为因素造成的会计档案风险防范，如木马、病毒、黑客造成的对会计档案系统的攻击和破坏，可以通过提高硬件和软件水平，构建网络安全环境的形式。此外，对会计档案定期备份，也能降低会计档案管理风险。

（五）提升档案管理人员水平

管理人员自身的水平决定着会计档案管理工作质量。财务共享模式增加了管理的难度，档案管理人员也应与时俱进提升自己，不仅要求具备专业的会计档案管理知识，还应具备信息化技术处理能力，提升档案管理人员水平，尤其要加强对会计档案管理人员综合能力的培养，使之具备现代化管理手段，才能在实际工作中游刃有余为会计档案管理工作提质增效。

结语：总之，财务共享模式下的会计档案管理任重道远，对会计档案管理工作而言，应注重财务共享模式的作用，从建立数据信息处理系统、健全电子档案管理体系、及时做好档案数据更新、加强会计档案风险防范、提升档案管理人员水平等方面，多措并举采取策略，只有这样，才能促进二者的有机融合，进而促进会计档案管理现代化发展。