基于内部控制制度的职业技术学院专项资金管理探析

李航 孟天翔 .徐州生物工程职业技术学院； .徐州市云龙区子房街道办事处

职业技术学院专项资金是学院为完成特定的事业发展目标而安排的具有专项用途的资金。该类资金的使用应进行单独的财务核算，必须用于指定的项目建设，不可转变用途，同时还应接受财政部门、审计部门以及单位内审部门等的监督。

2019年国发【2019】4号《国家职业教育改革实施方案》（即职教20条）中指出:“在保障教育合理投入的同时，优化教育支出结构，新增教育经费要向职业教育倾斜。组织实施好现代职业教育质量提升计划、产教融合工程等”。对于职业技术学院而言，教育经费投入中的专项资金是保障职业教育发展的重要资金来源，是学院实现快速发展，增强学院办学竞争力的强心剂。因此如何规范使用专项资金，提高资金的使用效益和质量成为当前职业技术学院面临的一个亟待解决的课题。

《国家教育事业发展“十三五”规划》中提出“加快实施学校内部控制制度”。可见内部控制已经成为各级各类学校为提高教育教学管理水平必须建立和完善的制度，内控制度的构建和实施，是提高专项资金的使用效益、实现专项资金的绩效评价目标，提升财务管理水平的有效利器。

一、职业技术学院专项资金管理现状

（一）专项项目申报精准性和规范性不高

职业技术学院与本科类高校相比在基础平台、教育教学以及科研实力方面都存在着一定的差距，专项资金对学院的发展有着举足轻重的作用，因此很多职业学院申报专项的积极性很高，但是由于申报时间紧张、校内各部门之间条块分割对学院整体情况把握不够等因素影响，专项申报人为主观性较强，但缺乏充分客观的论证和分析，往往是由一个二级院系或者教学、科研部门进行简单的材料汇总，财务部门在项目申报中主要是对资金进行支付和核算，对于项目在申报阶段的可行性论证及绩效评价等参与度不高，致使职业技术学院的专项申报在资金管理层面的规范性、严谨性不高。

（二）国库支付要求和专项资金实际支付之间存在着脱节

专项资金来源于财政拨款，其支付方式是国库集中支付，具体是由零余额账户进行支付和使用。近年来财政部门对专项资金使用加强了时效性和规范性管理，规定应在一定时期内执行完毕，对专项资金使用提出了更高要求。资金在支付规程中被调剂、无预算、超预算使用时有发生；资产采购过程中未能按照政府采购规定进行采购现象依然存在；还有一些专项项目执行力较差，执行进度缓慢，为了完成资金支付计划在年末集中支付，突击花钱，使专项资金的执行质量和使用效益大打折扣。对于需要采购专业设备的专项项目，由于一些项目实施部门和负责人大多为专业教师，在专项资金使用规定和统筹管理能力方面有所欠缺，项目设备在采购过程中涉及的政府采购流程不熟悉，造成了采购周期长、设备到位不及时等不利现象，影响了项目执行进度和项目实施质量。

（三）项目完成验收重视程度不高

部分职业技术学院专项项目申报积极性高，对于验收却重视程度不够，验收过程中往往被动接受上级部门的评价和监督。在考核过程中，有些项目实施人对于项目验收过程存在着提交资料不全、评价指标缺乏严谨性，项目自评报告没有充分体现项目建设标志性成果或实施效益，实施成果表述存在着同质化现象。

二、基于内部控制制度下的专项资金管理对策

（一）建立项目申报内部控制程序

专项项目申报应按照归口部门做好申报管理，比如由学院的科研或教学等部门牵头把好专项项目的申报关，进行项目筛选，规范项目立项，提高项目立项质量。流程如下：首先由符合条件的项目申报部门组建实施团队进行立项论证，做好项目规划，在项目申报书中详细论证项目立项的必要性和可行性、项目实施的现有基础、项目拟完成的研究目标和内容、项目实施阶段性任务、进度安排和科研条件保障等，必要时提供相应的支撑材料。第二步由牵头部门组织二级院系、财务、人事、教学等部门组成项目申报评审小组，从学院的教学和科研规划、专业建设要求、科研能力、人才培养计划、经费保障配套等各个方面对项目进行论证，决定是否列入学院项目库；最后一步由项目评审小组将论证结果提交学院领导层，由领导层根据学院整体发展规划来确定项目最终是否立项以及相应的资金配套力度等。

（二）完善项目资金使用内部控制制度

规范专项资金管理首先应建立资金规范使用体系，增强资金使用透明度，用信息化手段及时了解项目实施进度和资金使用进度，在此过程中强化学院内部二级院系、科研、教学、财务以及学院项目最高管理层之间多部门联控，各环节衔接，多角度审核，实现项目实施全过程管理和监控，加强资金使用管理力度，杜绝资金使用过程中转变用途、超标支付、执行进度过缓或者突击花钱等违规现象。

1.强化内控制度宣传，提高内控意识

积极开展内部控制制度宣传活动，使有关部门和教职工对项目申报、项目实施管理以及最终验收的等各个环节内部控制流程了解并熟知。同时建立信息共享平台，公开各个项目类别、名称、实施过程、资金等具体内容，公开各个环节中应该履行的责任和监控点及监控要求，形成项目从立项到实施以及验收内控流程和操作要求的全过程公开，为专项项目申报提供可以操作的内控规范。

2.建立信息沟通与协同机制，强化过程管理

加强财务部门和项目归口管理部门以及项目实施部门之间的协同管理，通过信息互通和反馈，及时通报项目支出政策和最新的规定，沟通项目执行进度和资金支付进度；定期召开协调会，告知项目实施部门在执行过程中是否出现偏差，限时予以纠正，把过程管理作为项目管理的重点。以增强各个项目实施部门和负责人的自我约束和完善。

在会计核算体系中建立项目核算管理模块，把项目资金监控纳入日常会计核算体系之中，适时跟踪和掌握在学院整体财务核算系统中专项项目核算子科目的执行情况，财务部门利用办公网络定期将项目的执行进度和具体金额发布给项目实施部门要和学院项目管理部门，让有关负责人了解项目资金使用情况，实现信息共享。项目实施部门可以结合项目管理规定，合理安排下一阶段项目资金支付计划。同时如果在项目实施过程中一旦出现偏差达到预警程度时，可采取通报项目实施部门退回资金、暂停资金支付、上报学院项目管理小组等纠偏措施，有效防范资金使用风险，不断提高资金支出管理的质量。

3.细化和规范项目预算和支付制度

为细化项目支出，应根据各类项目特征级别在支出范围、支出标准、执行进度等方面制定不同的细化实施细则，既要保证项目支出进支出范围和标准符合资金管理要求，又要防止出现“一管就死、一放就乱”的不利现象。这就要求资金监控部门尤其是财务部门在遵守相关财务制度的前提下，对项目资金的使用既要进行有效监控更要提供完善的服务。

对于专项资金的使用，财务部门应按照项目类别和名称分别立账，并纳入财务预算系统进行分类控制。项目支出按照预算经济科目添加到预算科目中，做好先有预算后有支出。财务人员在进行网上报销支付时，要选择相对应的项目预算科目，按照报销金额填制报销申请录入，要求对应项目和科目，杜绝转变项目用途和超预算支付。财务人员应结合项目预算和支出内容，合理处理经济业务，会计凭证中的摘要内容应与预算科目含义相对应，及时进行原始凭证的扫描和复制等档案管理工作，为项目的中期检查和最终验收提前做好准备。

（三）规范项目验收与绩效评价管理

1.强化项目验收，提高项目验收质量

为提高项目验收质量，学院项目实施部门还应强化项目验收工作。建立阶段性检查制度，要求项目负责人在整个项目实施过程中按计划分阶段及时完成任务，项目实施和资金支付进度保持合理配比，资金支付要出成果，见效益。项目验收材料齐备，支撑材料完整，项目书面材料和相关实物资产与项目申报预计成果相一致，实事求是地做好成果展示，全面提高项目验收质量。

2.强化绩效评价，注重结果应用

在项目实施过程中，应加强绩效评价意识，注重绩效评价，并将评价结果作为将来再次立项的依据。一是强化绩效评价管理，将项目申报与绩效评价过程结合，对于绩效评价可以多种方法有机结合，定性指标与定量指标多维度评价。评价指标要因地制宜，不能一成不变，针对不同类型的项目，编制多层次、科学合理、有针对性的评价体系。从前期投入到后期产出，从过程管理到成果展示，从经济效益到社会效益等各个方面进行科学评价。二是应加强绩效监督机制。有关项目归口部门和项目实施部门应跟踪监督项目绩效执行全过程，适时进行立项申报阶段、中期执行阶段、事后验收阶段的评价考核，根据绩效评价信息反馈结果，及时发现问题并进行纠偏。通过与绩效目标的分析比对，找出偏差原因，提出改进对策，形成绩效评价报告，为提高绩效评价的科学性和客观性，可以引进第三方专业评估机构参与绩效评价。三是注重结果应用，建立问责和奖惩制度，追究项目实施低效的相关部门和人员责任，并将与下年度预算编制工作挂钩，进一步完善绩效目标评价工作，提高绩效评价水平。

三、结语

随着教育体制和财政体制的不断改革，内部控制制度已经成为职业技术学院自我管理的一项常态化工作，从内部控制角度看，专项资金管理质量高低已经成为衡量学院管理水平的一项重要指标。因此，加强内部控制制度建立和完善，规范项目立项和资金使用，是降低职业技术学院财务风险，发挥专项资金使用效益，促进学院快速健康发展的有力保障。