浅析新形势下档案数字化工作存在的问题及对策

卞福英 鄄城县档案馆

引言：随着信息技术的不断发展，数字化逐渐融入到人们的生活和工作中。增强数字化档案的管理，能够将不同载体的档案资源变为数字化的档案信息，促进档案数据库的形成，不仅有利于提高档案管理的综合水平，还为单位节省了一部分支出，实现档案的资源共享和传承。

一、分析数字化档案工作存在的问题

（一）数字化设备不够完善。相关单位在进行档案数字化管理工作时，存在着数字化设备不完善的问题。第一，部分单位在引进数字化技术时，没有根据单位的档案管理需求而购置数字化的设备，在实际应用中，极容易出现应用不合理等问题的出现，阻碍着档案管理工作的有序进行。第二，随着数字化技术的不断发展，相关单位为了提高档案数字化管理的安全性，定期对设备进行优化，解决应用时易受病毒影响和出现档案信息丢失和泄露等问题，从而降低档案数字化管理的有效性。

（二）数字化建设意识不高。第一，部分单位的领导缺乏与时俱进的思想，没有按照数字化的发展趋势进行管理，而且没有为档案数字化的管理工作提供资金支持，没有给予档案数字化管理工作相应的重视，难以提高数字化管理工作的有效性。第二，由于档案数字化管理与传统的档案管理存在差异，员工对对这一新工作的了解度不够，在实际工作中十分容易发生操作失误的问题，很难正确发挥出档案数字化工作的真正意义。

（三）管理标准不完善。首先，部分单位对档案数字化工作的重视程度不高，没有按照单位相应的需求构建适当的管理标准，档案的管理质量不高。其次，部分员工没有按照标准开展工作，对单位档案管理的发展产生一定的影响[1]。最后，部分管理人员在构建管理标准时，没有将管理制度进行细化，从而降低了管理的有效性，出现档案整理不规范的问题。

（四）缺乏先进的档案管理手段。由于相关单位的档案数量较少，档案的管理基本上采用传统档案保存的方法。随着计算机技术的不断应用，文件传输也开始在电脑系统上完成，但计算机技术职能对档案进行简单的查阅及检索，不能完全实现对档案的整体管理。

二、新形势下优化档案数字化的整体工作

（一）引进数字化技术。在新形势的发展下，档案数字化工作为了实现更加快速的发展，就需要引进先进的数字技术。第一，在数字化不断发展的前景下，一旦相关单位没有定期的对书籍化技术进行优化，就会出现档案丢失等问题。为了避免此类情况的再次发生，需要相关单位提高资金的投入力度，引进先进的数字化技术，优化相关单位的档案管理系统，保障档案数字化工作的有序开展。第二，为了保证数字化技术应用的有效性，要对相关单位的需求做出分析，依据实际情况，引进相关的数字化技术。在引进数字化技术时，应提高档案的完整性和使用率，发挥出档案的实际作用。

（二）强化数字化建设意识。相关单位为了跟随新形势发展的脚步，提出档案管理人员要强化数字化建设意识。首先，强化管理人员的建设意识，单位中的相关领导也要提高对数字化建设意识的重视程度，深刻了解这一工作的具体含义和实际意义，为数字化的管理奠定良好的基础。其次，当档案数字化工作开展时，需要投入大量的资金作为支撑，购米陷阱的设备，提高档案管理工作的效率。最后，单位应将档案数字化工作纳入单位的建设计划中，将这项工作充分与绩效相联系，建立奖惩责任制度，目的是提高工作效率的管理质量，监督员工做好档案数字化工作。

（三）完善管理标准。第一，在进行档案数字化管理时，应加强各部门之间的联系，建立职责明确、责任共担的管理制度，确保该标准能够约束员工的行为，尽量满足科研单位的应用需求。第二，对于数据库之间的类别存在着差异性，为了提高档案工作的整体效率，保障档案整理工作的质量，就需要对档案类别进行有针对的整理和分析，提高档案数字化管理的规范性。

（四）构建档案管理体系。随着科学技术的发展，计算机已经成为人们生活中不可或缺的一部分，数字化将是档案管理工作的发展趋势。对于档案管理工作来说，数字化可以使档案管理工作效率大大提升，同时也简化相关繁琐工作的工作流程[2]。近年来，很多单位都已经开始运用档案数字化工作，大大提高了档案管理的利用率和档案质量，档案的内涵也将进一步丰富和豁达，从而更好的为单位进行服务。

（五）提高管理人员的专业能力。首先，提高管理人员的专业能力。定期对管理人员开展培训工作，例如，单位领导可以聘请档案数字化管理专家，为管理人员系统的讲解数字化管理方法、管理流程等，进一步提高管理人员的专业水平，满足相关单位的发展需求，推动档案数字化管理的良性发展。第二，由于相关单位的档案管理工作量过大，一旦在管理环节出现问题，便会产生不可预估的后果，阻碍档案管理的发展进程。所以，相关单位可以借鉴国外档案工作管理的方法，组建一支能力较强的队伍，例如，相关领导应对档案的管理策略进行分析，找出其优点和缺点，并将但按惯例工作中的有点纳入自身的档案管理工作中，进一步提升档案的管理水平，推动单位的平稳运行。第三，档案管理人员应加强对档案归档及档案数字化管理方式的学习，将信数字化档案管理质量进行提升，提高档案的管理水平，促进档案管理向数字化方向发展。

结论：新形势下运用档案数字化工作，不仅提高数字化管理的科学性，还增强了档案管理的规范性与科学性。加强对相关管理人员的数字化管理培训工作，进一步提高档案人员的工作责任意识和档案管理的能力，为用户提供更加优质的服务，提高档案数字化工作的效率，实现档案数字化工作的飞速发展。