“教育精准扶贫”视域下高校贫困生档案工作现状及建议

郭湘仁 湖南城建职业技术学院

一、高校扶贫档案与贫困生档案

（一）高校扶贫档案的内涵

2016 年9月30日，国家档案局与国务院扶贫办联合发布了《精准扶贫档案管理办法》，将精准扶贫档案的种类界定为综合类、精准识别类、精准施策类与精准脱贫类4类。[1]其中教育扶贫档案归入精准施策类下的贫困人口精准扶持二级类目。高校教育扶贫档案是指高校在开展教育扶贫过程中所产生的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的历史记录，主要分为两个方向，一个是高校对贫困地区和贫困群众开展对口帮扶所形成的具有保存价值的资料，另一方面是高校对本校贫困学生开展资助帮扶工作过程中形成的具有保存价值的文字材料等。

（二）高校贫困生档案

为保障社会资本的有效运行，高校学生资助部门需要制定一套完善的贫困生管理机制，来维护高校贫困学生平等接受资助权利。其中，建立贫困生档案是第一步。

高校贫困生档案，主要包含两个方面：一是以教学系部为主体，其他相关行政部门为辅，针对贫困生个人建立的“一对一”扶持档案，另一个是以高校学生资助部门为主体，对贫困学生实施“奖、助、贷、补、减”等相关资助扶持形成的档案。

二、高校贫困生档案工作存在的问题

（一）贫困生档案的真实性问题

在过去的教育扶贫工作中，经常出现扶助不能落到实处，或者对贫困学生的帮助不符合实际情况，主要是高校对贫困生的认定办法不完善，不能精准地对贫困生进行认定。部分档案工作人员误认为，将相关数据收起来就是档案，导致用“填表建档”的方式建档，违背了扶贫档案的自然形成规律。还有部分学生家庭经济并非困难到需要提供资助，但为了拿到贫困补贴，不惜伪造贫困信息，破坏了扶贫档案原始记录。再之，由于中学档案对学生受资助情况基本无记载，无形中增加了对学生真实贫困程度认定的难度，容易出现了贫困生档案与实际贫困生人数、真实状况有出入的情况。

（二）贫困生档案的固态化管理问题

高校贫困生的认定工作普遍是在新生入校军训结束后开始，随后形成相应的贫困生档案资料。然而，很多高校自档案形成后，不再根据学生的实际贫困状况进行调整，贫困生档案呈现固态化管理模式。高校贫困生档案信息未能随学生经济情况的改变而进行更新，导致贫困档案信息与现实不符，扶贫工作就难以落到实处，势必会误导学校在资助过程中出现应扶未扶、扶贫平均化和重复扶贫的问题，影响教育精准扶贫目标的达成。

（三）贫困生档案管理机制的问题

在高校的教育精准扶贫中，贫困生档案对贫困生精准识别和精准资助有着重要支撑作用。然而，目前各高校对贫困生建档的重要性认识明显不足，主要表现在两个方面：一是当前大部分高校尚未建立贫困生档案，贫困生档案建档和管理工作在很多高校还是一片空白；二是在已建立贫困生档案的高校里，未形成规范化、成体系的贫困生档案管理和利用机制，贫困生档案的质量和完整性都较差，能够对教育精准扶贫发挥的作用非常有限。[2]

三、高校贫困生档案建设的建议

为实现教育精准扶贫，完善高校贫困生档案工作建设，建议建立高校辅导员建档立卡制，建立扶贫档案全程跟踪服务模式和扶贫工作多部门工作协同机制，采用高校档案管理部门指导，学生资助部门统筹，教学系部监管，辅导员稳抓落实的档案管理模式。

（一）建立精准的贫困生档案

高校扶贫工作要做到精准，需要高校建立贫困生档案信息资源库，即建立高校辅导员建档立卡制，破除以表建档立贫诟病，借鉴贫困县的“一户一档”制，建立贫困生“一人一档”制，主要包含：

一是贫困生基本信息：含贫困生个人信息，家庭成员，家庭经济收入支出，贫困申请，家庭居住地提供的经济情况证明、入学前接受资助情况、诚信记录等资料。

二是贫困生在校档案：建立贫困生档案工作多部门协同参与机制，集合教务、各系部、团委、组织部、资助部门、招生就业、心理、学籍等多个部门共同参与完善贫困生档案。第一，班主任根据贫困申请，开展认定贫困生的过程资料，如全班民主投票推选记录及结果，系部组织开会认定资料，学生工作部门审核意见及最后贫困档次的确定材料。第二，贫困生认定后在校及离校相关材料，如辅导员通过与同班同宿舍同学谈话，了解贫困生日常生活、学习、经济情况，形成工作日志，作为贫困生日常个人档案材料；资助部门记录学生接受校内外资助情况；心理咨询室记录贫困生接受心理咨询的谈话和分析结果；招生就业处通过毕业生就业去向登记和就业跟踪情况的反馈，了解贫困生就业情况等等。

建立“一人一档”，能够精准反应贫困生的现实情况，辅导员和教师才能及时跟踪反馈，做到因材施教，适时调整教育方法。即便各部门工作人员工作调动，也能尽快了解贫困生相关情况，继续做好相关扶助工作。同时，我们应与地方共同关注贫困生成长，避免因贫辍学，做好控辍保学工作，形成校地合作紧密，优势资源互补，扶贫成效倍增的高等院校服务脱贫攻坚格局。

（二）建立动态的贫困生档案

高校扶贫工作要做到公平，就要做到档案信息数据库的动态管理与整合，建立贫困生档案就是不断调整扶贫对策的一步举措。

随着国家扶贫政策的完善、扶贫力度的加大，贫困学生的家庭经济情况呈动态变化，应清楚掌握贫困学生的家庭、学习、生活和思想状况，扶贫对象不能再和以前一样，从入校到毕业“一扶到底”。这就需要学校按照当地经济消费水平和人均收入的变化，结合学生在校期间的日常开支情况，每年重新确定贫困生人选及经济资助力度。因此，贫困生档案的建立工作不是一气呵成的，要随着学生实际贫困情况的变动及时增加相关材料。实现动态管理后的扶贫档案成为扶贫对策调整的“风向标”，让扶贫成为名副其实的分类帮扶、精准帮扶。[3]

贫困生的贫困信息是实时变化的,因此我们在收集贫困生档案时，不仅要定向来源收集，也要实时跟踪收集新资料。填写表格是调查摸底的手段，是了解贫困生基本信息的捷径，但以“填表建档”，将极大减损“精准建档”的效力。想要核实贫困生的真实身份和经济情况，就要求辅导员深入他们的贫困日常生活学习，不是坐在办公室电话贫困生所在乡村了解情况，而是实地考察，加强家校沟通，深化校地合作，建立定期与贫困生所在乡村对接的工作机制。利用寒暑假时间，走访慰问贫困生家庭。例如每年开展寒暑假慰问贫困生家庭活动，由学院党委委托，学生资助部门及系部领导带队，辅导员统筹，采用走访、调研、咨询等方式了解贫困生家庭实际情况、贫困生个人成长经历，并定期跟踪回访，做到贫困生档案信息全程跟踪服务模式动态更新。

另一方面，贫困生档案更新后，贫困生档案要实时查阅到最新状态，需要推进贫困生档案信息化建设工作，搭建网络信息平台共享民政部门、学校教学管理部门的相关信息，把高校教育扶贫档案和地方扶贫档案对接起来，进一步完善贫困生的个人档案。

（三）建立完善的贫困生档案工作机制

1.提高思想认识，做好高校贫困生档案管理工作

建立完善的贫困生档案工作机制是做好教育精准扶贫工作的基础，贫困生档案的建设情况将直接影响教育精准扶贫工作的成果。因此，各高校行政应有建立贫困生档案的思想意识，将贫困生建档工作纳入教育精准扶贫规划中。高校贫困生精准资助是教育扶贫的重要实施方式，各高校要正确定位贫困生档案管理工作，把贫困生档案管理工作作为高校教育精准扶贫的一项重要内容来抓，明确建立贫困生档案对贫困生精准识别和精准资助的重要意义，积极调动校内相关部门和人员，在档案业务部门指导下，加强贫困生档案管理，才能充分发挥贫困生档案在教育精准扶贫中的作用。[4]

2.加强制度建设，完善贫困生档案构建体系

各高校应根据本校实际情况，建立可操作的贫困生档案管理办法，保障档案的真实合理，让高校资助工作人员能够准确了解贫困学生的具体情况，确保扶贫工作的公平性和精准性。第一，要将贫困生档案工作纳入高校日常学生管理和档案工作中，配套资金纳入财政计划。第二，明确贫困生档案管理的主体，相关部门工作职责，建议由各系部辅导员负责贫困生档案的立卷，其他部门对档案进行补充与更新，学校综合档案室给予日常工作指导。第三，要确定贫困生档案文件归档范围，通过向上级请示，与同行交流，征求意见等方式，以真实反映学生贫困情况为基础，制定归档范围、归档要求和标准等。第四，要明确贫困生档案的保管及查阅利用流程，学生在校期间，档案由各系部负责保管与查阅，系部档案工作人员要保证材料的真实性、原始性，不得造假或涂画修改、自行销毁，学生毕业后统一移交到学校综合档案室，由档案室负责贫困生档案的开发和利用，贫困生档案不进入学生个人人事档案。

最后，综合档案室要做好贫困生档案建设的协调指导工作，即加强各贫困生档案收集部门，如辅导员、学工处、教务处、招生就业处、学生资助中心等档案工作人员的交流、合作，密切配合，全面、系统、完整地做好贫困生档案工作。

3.提升团队能力，建立专业档案管理人员队伍

高校要对档案人员实施绩效考核，保证档案工作有质有量的完成。学校各部门参与贫困生档案建设的教职员工对贫困生档案的建设、资助政策的落实起着关键性影响，所以档案管理人员应具有责任心和敬业精神，在工作中应树立超前意识，主动摸索扶贫档案管理工作的规律，从而优化具体的扶贫档案管理工作。[5]第一，参与贫困生档案建设的教职员工应利用业余时间自学，尤其不是档案专业出生的老师，更要加强档案专业理论知识的学习，以不断提高业务技能。第二，学校应安排档案管理培训，如文件归档范围、鉴定分类、划定保管期限、编号、编目，立卷等相关内容。第三，学校应根据工作需求，扩充档案管理工作人员队伍，引进档案专业技术人才，提升档案管理人员整体专业水准，提高档案从业人员工作信心，才能做好贫困生档案建设工作。建立专业档案管理人员队伍，明确档案工作规范，不仅使贫困生档案信息更加准确，也便于老师们了解学生实际情况，保证教育扶贫的精准性，促进学生健康成才。资助工作人员除了要掌握专业知识与技能，还要具备信息应用能力，将学生纸质档案和计算机软件应用有效结合，形成电子信息库。[6]

（四）充分利用贫困生档案，推进扶贫档案共建共享工程

针对我国扶贫档案开发利用较为落后的现实，提出加强高校与地区资源互借共享与开设档案远程服务的构想，以实现贫困生档案的高效利用。建立健全贫困生档案的利用制度，明确档案利用需求，借助数字化与信息化手段实现贫困生档案的为学生和用人单位服务的社会职能。同时，借鉴“扶贫云”平台、扶贫档案数字化、扶贫档案远程服务平台与建立部门协同扶贫档案工作机制等先进经验的研究，推动贫困生档案信息化建设，将贫困生在校档案与地方扶贫档案通过共建平台对接，形成“一人一档”和“一户一档”互通模式，进一步完善的贫困生档案，使其在国家脱贫攻坚工作中发挥更大的作用。