浅谈学校档案管理数字化创新发展

张文昌

【摘  要】计算机技术的应用极大的改变了人们的生活方式和生产方式，提高了社会生产力，在信息时代背景下，学校档案管理建设质量和效率也获得了有效提升，减少了原有人工管理存在的问题和不足，使得档案管理的有效性以及可行性得到全面的整改。纵观目前学校档案的具体管理，其在实际的开展当中仍然存在非常多的问题。本篇文章主要对学校档案管理的数字化创新进行简单的分析，并提出具体的措施，希望可以给大家带去一些启发。

【关键词】学校;档案管理;数字化

引言

我国的社会经济一直处于快速的发展阶段，相应的互联网也得到了较快的发展，在各行各业当中具备非常广泛的应用。我国互联网技术的不断发展，使得学校之前的档案管理在模式上出现了非常明显的改变，档案管理工作在学校管理活动当中属于比较主要的内容，与学校的发展前景以及发展水平之间息息相关，因此，着重的加强档案的具体管理工作是非常重要的。关于档案的具体管理，需要不断的使用信息技术。实施科技的进一步创新是非常重要的，这一点属于档案管理进行改革以及创新的一条必由之路，要重视关于学校档案管理的数字化建设，使用比较有效的创新手段以及方法进一步使得学校档案管理的质量以及效率得到全面的提高，为学校进一步的发展和建设创造良好的条件。

1.学校档案数字化建设概述

学校档案数字化建设指的是依托于计算机网络技术以及数据库技术将图纸、文字、声像等相关信息存储在磁盘光盘等载体当中，通过互联网终端以及计算机网络等方式实现对档案信息资源的利用、管理及共享，可以进一步为用户提供更加丰富化的具体档案信息服务。学校在实施档案数字化的具体建设当中，需要和学校智慧校园的相关建设活动相结合，利用信息技术完成对信息档案的收集、利用、整理以及分析等，将原有的纸质档案转化成信息数字化档案，可以有效减少档案管理所需要消耗的人力资源和物力资源，提高档案维护和检索的效率，从而能够大幅度提升学校档案管理工作的质量，优化档案利用的方式，为学校学生和教职工档案的利用和查阅工作提供快捷服务。

对比传统的档案管理形式，档案数字化管理模式可以有效解决传统管理存在的人力资源耗费多、加工难度大以及维护成本高的不足和缺陷，提高信息加工和开发利用质量。与此同时，数字化技术的使用可以非常轻松的把目录、专题目录以及案卷目录等统一化的归纳到相应的计算机编目当中，建立系统完善的机读档案目录检索系统，从原有的手工结束模式过渡为机读检索模式，极大地提升了档案的检索效率，减少了档案检索所需要消耗的时间，从而可以更好地向使用者传递相关档案信息，拓展档案的功能，使得档案可以获得更大的发展空间。

2.实施创新的必要性

档案管理工作直接关系着学校的直接利益，是一个专业性比较强的工作，但是从当前档案管理活动实际发展情况来看，仍然存在很多问题，例如管理体制不健全、管理理念落后以及管理人员专业水平较低等，严重影响档案的科学合理利用，无法满足当前社会和时代发展的要求。其次，学校档案作为学校行政记录以及教学管理活动的记录，对于学校之后的教学和管理工作有着至关重要的影响。面对市场的大环境，关于学校的档案管理工作将会具备比较高的要求，实施数字化档案的建设可以使得保障档案的具体管理工作变得更加的科学化、系统化以及规范化，满足社会以及教学管理的客观要求。因此，需要加强对学校档案数字化建设的科学理解和重视，采取必要的手段改革原有的档案管理系统，升级档案管理方案，使得档案管理工作更加便捷性、科学性和有序性。

近年来，我国的信息技术一直在持续的发展，在生活的方方面面都已经广泛的使用到了计算机技术，这样对人们的生活方式造成了非常大的改变，使得人们的生活质量得到较大的提高。对信息技术的具体应用，可以使得信息功能得到拓展以及延长，使得人们的感官得到进一步的解放，更好地满足当前档案管理工作繁琐复杂的要求，减少档案处理过程中失误问题的发生。其次，信息技术具备较高的交互性，可以对人们查阅学校档案的具体需求进行满足，非常的方便化以及快捷化，最终提升档案管理的质量性以及有效性。

3.学校档案管理创新的主要内容

3.1管理理念的创新

在实施数字化创新的过程中，首先要对管理理念进行创新，需要和当前学校的具体教学要求相结合，采取针对性的措施进行改革，不能将学校的档案管理工作停留在原有的图表表格处理以及文字信息整理等方面，要保障学校的档案管理在工作内容以及工作范围方面得到进一步的拓展。可以把档案的具体使用人員纳入一定的范畴之内，进一步实现档案管理人员的具体培训，使得档案管理人员的具体工作质量以及工作水平得到提高 。

3.2管理内容的创新

档案管理内容需要结合时代的发展不断改革和优化，学校档案管理人员需要充分了解当前社会发展的需求以及学校教职工和学生的需要，与时俱进，不断更新档案管理内容，例如档案体系的编制以及档案的类别等，随着时代的发展不断完善和优化。例如，随着信息技术的迅猛进步，档案的内容需要增加在互联网方面的创新和尝试，并取得相应的成果。对于个人档案记录的记载还需要包含网络信息、数字内容，这样能够提升档案的科学性和全面性，从而可以更好地发挥档案管理的作用和价值。

4.存在的具体问题

4.1不够重视

从当前学校开展档案数字化建设活动实际情况来看，很多学校缺乏对档案数字化建设的重视和正确认识，习惯于传统的以人文为主的档案管理模式，未能进行及时改革创新，也缺乏相应硬件和软件设施的投入力度，关于基础性的设施设备比较落后，和档案数字化的具体管理建设需求无法相适应。比如，学校在实施档案管理时仍然使用比较传统的铁皮柜，没有安装具体的智能系统，这样就不能完成档案的监控以及定位，如果要对这些基础设施进行整套更换，需要学校的重视和资金支持。但是，绝大多数学校都不愿意把大量资金用到档案管理信息系统更新方面。其次，有的学校虽然应用了档案管理系统，但是只是实现了档案目录管理的信息化和电子化。在文件归档时依然以传统的纸质文档归档为主，并没有实现真正意义上的数字化。除此之外，在进行学校信息化建设的过程中，学校的一些领导层对此并不能高度的重视，而在信息化建设的过程中，管理层的认可以及支持是非常重要的，如果具备高层领导的重视以及引导，那么将会非常容易进行信息化的建设，各种技术以及资金的引入也会非常的方便。因此，在学校信息化数字化建设的过程中，必须要加强相关管理人员和工作人员对信息化管理工作的重视，并采取针对性的措施，解决当前资金不足和配置不足的问题，全面提升学校数字化建设水平，只有这样才可以使得后续的档案数字化建设更加顺利的开展。

4.2面临一定的信息风险

信息技术的迅猛发展为学校教学档案管理工作效率的提升提供了重要的技术支持，传统的档案管理工作理念发生了极大地改变，管理工作变得更加透明和便捷，但是信息系统再给档案管理工作带来便利的同时，也造成了很多风险，档案管理工作面临的信息风险越来越大，档案的信息安全也存在很多挑战。教学档案包含各种各样的条目，而且教学档案的单一性和保密性也相对较高。但是从当前参与学校档案管理工作的人员配置情况来看，大多数人员都是兼职，而且由于档案工作的管理强度比较大，管理内容相对比较复杂，这就导致工作人员在管理过程中缺乏对信息安全的重视，采取不合理的方式进行档案管理工作，导致档案存在丢失、泄露以及损坏的风险。其次，还有的工作人员虽然按照流程和标准进行了正确的管理，但是由于自身技术和能力方面的局限性，也难以保障档案管理工作是全面可靠和安全的，容易造成档案信息的泄露。

4.3档案管理人员专业水平不足

随着档案数字化建设的迅猛进步，档案利用的数量急速增加，对于档案管理者提出了更高的要求，管理人员需要精确把握专业性比较强的档案，同时也能够结合利用者的要求提供大量数据库内的档案资料。但从当前档案管理人员实际专业水平来看，普遍缺乏高技能、高素质的现代化数字管理人才，无法全面实现数字档案网络化的服务和管理，导致在档案信息化管理的过程中存在各种各样的问题和不足。因此，需要不断提升档案管理人员的专业水平和综合能力，要求档案管理工作人员不仅需要掌握传统的档案管理理论知识，而且还需要具体的数字化技能。档案管理人员不仅需要了解电子计算机技术，也需要明确档案学理论原则以及经过改革之后的档案管理技术和档案管理方式，从而可以为后续档案管理数字化网络建设提供重要的人员支持。其次，在进行学校档案数字化建设的过程中，也需要结合学校的现状和学校的需求来开展，确定短期目标和长期目标，尤其對于那些历史比较长的学校来说，馆藏档案的数量浩繁，要将其全部转化成数字资源需耗费大量的人力、物力和财力，而且还有很多档案并不属于开放的范畴。因此，一定要制定可实现的目标和章程，保证学校档案管理数字化建设能够持续稳定的推进。

4.4建设统一化的标准

在当前学校档案信息化管理建设过程中普遍缺乏统一有效的管理标准，难以保证档案信息化管理的任务可以持续推进。目前，各大学校在进行档案信息化建设过程中，通常是结合各部门人员的工作经验制定具有广泛共识性的规范，缺乏一致的、固定的、有效的管理标准，有的学校在进行档案信息化建设过程中，采取引进以及自主研发的方式完成档案管理系统的构建，例如人事档案系统以及后勤事务管理系统等，导致各个部门之间档案管理模式独立分散，不利于档案资料的集中和有效管理。

5.创新化的发展

5.1加强对档案数字化建设管理人员的培训

随着科学技术的迅猛发展和档案数字化建设的研究和探索，档案的利用方式和管理方式方面也发生了翻天覆地的变化，这也对档案管理人员提出了更高的要求，原有的管理方式和管理方法已经无法满足数字化时代档案管理的需要。因此，需要不断拓展档案管理专职人员的知识面，调整档案管理人员的知识结构，使得档案管理人员在具备充分档案管理知识的同时，还需要明确计算机的应用方法以及具备完善的网络知识，了解档案信息资源的查询、利用以及发布等知识，具备更加科学化的处理功能。为了可以和信息化时代的具体档案管理工作之间更加的适应，档案管理人员需要对自身的服务意识以及档案信息意识进行不断的提高，为数字化档案建设以及信息利用提供专业的人才支持。学校在进行档案数字化建设的进程中，还需要重点组织档案工作人员开展校际间档案数字化建设的交流会以及数字化建设专题培训会议，不断提升档案管理工作人员的业务素质和专业素养，使得档案工作人员能够严格按照国家规定的档案文件、数字化标准以及学校实际情况开展档案管理工作，进行数字化的档案编目整理、分类分析以及研究利用。与此同时，档案管理工作人员一定要熟练化的使用扫描仪、图片采集设备、音频采集设备以及相应的数码相机等，这样可以使得档案管理工作的具体效率以及质量得到提高。

5.2保障档案库的数字化建设

建立数字化档案馆能够更好的实现档案管理数字化创新的目标，这也是科学技术发展的客观要求，因此，学校在进行档案数字化建设的过程中，需要对之前的馆藏档案以及资料库实施数字化的设置，这样就会非常的便于查阅，工作人员可以使用手工录入和扫描等方式将原有的执行器存入到存储器、光盘以及计算机系统当中。这些工作对于刚开展数字化档案建设的学校来说，工作量庞大，需要制定系统完善的工作计划，循序渐进。其次，在进行现有档案工作数字化的过程中，也要求工作人员可以按照数字化的要求，把文书内容实施逐步的录入，保障文字档案实现自动化以及数字化。关于文书档案的完全自动化是一个耗费时间比较长的过程，不仅要求录入工作数字化，也要求管理方式和管理内容的数字化，这就要求在档案管理过程中纳入数字化管理工作体系。系统管理者如果发现一些关于文书档案的具体问题，需要找出具体的造成因素，然后工作人员和管理人员一起想办法解决，切实提高档案管理信息化建设的质量和效率。

5.3创新档案服务理念

学校档案管理工作主要是为学校教师以及学校学生所服务的，因此，还需要创新服务理念，树立正确的服务观念，使得服务体系更加科学，服务的机制也更加完善，更好地提升用户的满意度。首先，可以保障学校档案信息具备专业化的的服务，可以结合档案的具体内容对不同的领域进行划分，最终使得服务质量以及服务水平得到提高，和客户的具体需求相适应。其次，还需要加强对档案管理工作专业化的重视，结合客户的自身需求开发系统完善的加速功能，从而可以通过多种方式为用户提供更加个性化和人性化的检索方式。另外，档案管理工作人员还可以通过内部信息搜索以及外部信息跟踪的方式对其进行分类管理，这样可以更加方便后续用户的检索和应用。

5.4改善档案的软硬件信息建设

软硬件设施的建设和完善是学校档案信息化建设过程中最为重要的环节，对于实现学校档案的现代化管理和数字化管理有着至关重要的意义。纸质档案在重复使用的过程中，往往会由于载体受损而造成档案信息数据丢失以及信息数据不完全的问题，难以保证档案信息资源的可持续利用和原始性，因此，必须要进行档案信息资料的信息化建设。通过数字化扫描纸质档案信息资料，并将其作为电子档案的方式为后续档案管理智能化系统的引入创造良好的条件，有效减少重复使用纸质档案过程中产生的各种损坏和信息丢失，延长纸质档案使用和保管的寿命，做到对原始档案的科学合理保护。另外，还需要开发学校档案信息软件，这种软件需要具备强大的功能，包括对不同密级档案利用的保密功能以及档案数据分析和利用功能，可以适用于不同类型的档案管理工作，且具有较强的通用性。首先，需要面向对象或者结构化的形式对档案管理工作进行设计和分析，描述系统应具有的功能系统的物理结构以及网络拓扑结构等。其次，还需要采取服务器或者客户机体系结构模式和建立基于计算机网络的服务系统。在学校综合集成管理系统当中，以计算机管理档案信息为主要模式，通过计算机检索、查询及提供檔案信息为主要的服务方式，使得用户可以根据自己的需求自动化的进行档案浏览、检索以及查询。

6.结束语

综上所述，学校档案管理数字化创新发展直接关系着学校档案的建设与发展前景，影响学校的发展进程，也是在数字化时代学校档案管理工作的必由之路。因此，需要加强对学校档案管理数字化建设和创新工作的重视，采取积极措施不断完善档案管理创新手段，提高工作人员数字化管理能力，促进学校档案管理工作的持续稳定发展。

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