基于计量仪器收发业务流程电子化的研究及应用

胥蓓 徐晓光

东华计量测试研究院 江西南昌 330029

1 计量仪器收发管理的现状分析

计量仪器收发工作是沟通计量检定、校准、检测专业室及送检单位之间的桥梁，也是我院检定、校准、检测工作的前提。随着业务窗口的增加，2019年比2018年台件数巨增，同比增长40.2%，工作量加大，包括对客户送检的单位名称、地址、送检时间、联系人、联系电话、计量仪器名称及型号、出厂编号、仪器外观检查等各项信息进行登记及确认，通知专业室技术人员认领计量仪器进行检定、校准、检测，最后还要进行对计量仪器及证书的确认，盖章，托运邮寄等工作，人员少，工作流程繁琐，特别是我院2015年试运行的管理系统存在不足，传统的手工操作管理已经不能满足当前形式的发展，因此要有效利用电子化信息来促进计量仪器收发业务管理模式的创新，进而提高我院对外的整体形象，提高社会认知度，提高仪器收发管理的工作效益[1]。

2 如何有效利用电子化信息来促进计量仪器业务管理模式的创新

通过计量仪器收发业务流程电子化以及组件元素的研究，在完成检定、校准、检测功能与非功能需求分析的基础上，从流程出发，通过建立送检仪器检定、校准、检测委托单，分发计量仪器，计量检定、校准、检测出具数据及证书，出库等环节，实现业务流转无纸化，规范化管理，提高工作效益。

改进并提高管理手段：目前，专业技术人员校完计量仪器后出具一式四联的检定/校准/检测收费通知单（收费单一联客户，一联收发存档，一联财务缴费，另一联专业室技术人员成本核算）给收发管理组进行归类，按不同区域，不同单位进行登记及分类，待全部计量器具校完后通知客户提取，再从登记的单位中手动查找收费通知单让客户签字。服务单位的查找，新单位的统计，台件数及增长率的统计等都需手动进行操作，错漏不易发现，也无法考核。因此，应逐步由传统人工管理模式转变为电子信息化，过渡成现代化管理模式。

（1）自动生成计量仪器收发与专业实验室、送检单位及院财务的各类表格。①原来一式四份的检定/校准/检测收费通知单（见附件1）用流转入库联代替（见附件2），这样即节约了印制收费通知单的费用，也减少了手工重复查找的麻烦，直接扫描流转入库联的条形码或分单号即可进行入库，人员也可从重复劳动中解救出来。②客户原来在一式四联检定/校准/检测收费通知单上的签字用计量仪器检定/校准/检测委托单代替（见附件3），催缴费用时有据可查。客户提取校准好的计量仪器时只要携带委托书及计量仪器检定/校准/检测委托单（见附件3，附件4）即可提取，通过委托单也可查询到客户送检计量仪器的完成状况，总费用等。③计量器具的入库，缴费，出库可通过入库联的分单号或登记号一键完成，院财务收到计量器具检校清单（见附件5），客户即可完成缴费。④自动生成与客户自动催检，交费等通知。

（2）成为单位提供决策参考的重要数据库，方便及时对各种检定、校准、检测数据信息统计[2]。

（3）完备收发仪器设备的档案化管理。

3 结语

目前，我们通过计量业务管理系统已经能够合理简化入库、缴费、出库手续及繁重的工作量，大大提高了工作效益，也得到了客户的认可。原来需要十几分钟才能办完的业务，现只需几分钟即可完成,还能满足客户电话查询计量仪器完成情况和总经费等[3]。