如何做好良渚博物院档案管理工作

沈晨霞

摘    要：当今，许多单位存在一个普遍现象，多数人认为档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。本人在博物馆工作，并且从事档案管理工作多年，深知档案不仅能在档案馆发挥作用，也能见证博物馆的发展。只有认真分析博物馆的现状，做出完善的改进措施，才能把博物馆的档案管理工作做得更好。

关键词：博物馆;档案管理;重要性

博物馆的档案管理工作相比于普通场所的档案管理而言，在实际工作中其工作内容更为繁琐且更为严谨，需要相关工作人员严肃认真的对待。在博物馆中对于一些古籍和历史资料的管理，一旦出现任何问题，其后果往往是无法逆转的。为了能够确保博物馆档案管理工作的顺利进行，笔者在这里简单地分析管理档案过程中可能存在的几点问题与不足，并在此基础上提出做好管理工作的正确方法。

一、档案在博物馆中的作用

博物馆在发展过程中不断积累着丰富的档案资料，这些档案资料记录了博物馆的发展历程和奋斗足迹，对博物馆的发展有着极其重要的历史和实践意义。从这个意义讲，档案管理工作是博物馆工作中一项不可替代的重要工作。“中国生态博物馆之父”苏东海先生曾讲过，一个优秀的综合性博物馆必须具备三大建设：人才建设、藏品建设和资料建设。这其中，藏品建设是核心，人才建设和资料建设则是两个重要的支撑，缺一不可。从人类科技进步的历程看现阶段科技生产活动过程中形成的各类档案资料，经常会成为将来科技生产活动的重要依据和凭证。对于博物馆来讲，馆藏陈列只是面向观众的成果展示，背后的选题、拟定、布展、记载等一系列过程只有通过档案才能留存并反映出来。全面翔实的档案记载是博物馆整体工作的浓缩和记录，真实记录了工作的全过程，没有这些记录，博物馆的工作就是不完整甚至残缺的;有了这些记录，不仅是对过去经验的总结，更是指导今后工作的宝贵资源，是不断提升博物馆工作水平的重要载体和保障。所以可以这样讲，档案工作的管理水平直接决定着整个博物馆的管理水平，且高水平的档案工作亦是博物馆长远发展的坚实基础，对于博物馆各项工作的开展具有重要的借鉴和指导意义。

博物馆档案除了是一本良好教材，能够在人文教育中发挥重要的作用外，也属于一部成长日记，能够反映出人类发展与历史的真实案件，并且真实记载着整个历史的成长过程。除此之外，博物馆档案的信息中有人类发展和繁衍过程中重大的事迹，也有人类的文明起源发展史。与此同时，博物馆档案为我人类研究历史的发展进程提供了可靠的参考信息，做出了无与伦比的贡献。

现在各类博物馆在其事业发展过程中都积累了大量的档案资料，这些都是前人留下的宝贵财富。博物馆中的档案种类很多，如：行政档案、人事档案、藏品档案、展览档案、会计档案等等。以展览档案为例，每年良渚博物院举办的各类展览很多，引过来、走出去。每一个展览，从筹备、策划、布展、展出到展览结束，其间都形成了大量文字、图像、声音及其他形式的档案 资料，如：展览大纲、设计方案、照片、文创产品、观众调查、 媒体报道、配套的图录等等。这些展览档案客观翔实地反映了展览展陈工作，是博物馆发展的历史见证。但往往许多人会认为它既不是文物资料，也不是科研成果，其作用无足轻重。其实不然，一套建立完备的档案，既能反映一个博物馆的发展，又能对今后的展览起到借鉴的作用 。

1.展览档案是博物馆发展的见证

一个展览的好坏，一定程度上也反映了博物馆发展的水平。而一套系统、全面、完整的展览档案，就是对展览主题思想、设计理念、观众反响等信息的真实记录。

2012年9月26日，由良渚博物院、无锡博物院共同承办的“紫砂故事—无锡博物院藏紫砂艺术展”在良渚博物院开展。此次展出的100件紫砂艺术品，是从2000余件无锡博物院历代紫砂藏品中遴选出的精品力作，分别展示紫砂在明、清、民国、近现代这四个不同历史阶段所呈现的艺术特点。

2014年当8月9日，由山东省文化厅、山东省文物局、山东省文物保护与收藏协会联合主办，山东博物馆、良渚博物院、山东省博物馆学会承办的“玉润东方——大汶口—龙山·良渚玉器文化展”在山东博物馆隆重开幕。此次展览撷取了海岱地区和良渚文化代表性玉器共计300余件（组），其中良渚文化精品158件（组）。是中国迄今为止展出大汶口-龙山文化和良渚文化玉器最多的展览，展出玉器造型各异、精美绝伦。当时观众依络绎不绝地涌向山东博物馆，各大媒体也争相报道。

翻翻当年的展览档案，再现了我馆从老馆搬至新馆后的巨大变化，也见证了我馆的发展。

2.展览档案对今后工作具有指导作用

展览档案是对过去工作经验的总结，展览人员通过分析、借鉴以往的展览档案资料，改进不足之处，使展览水平更加提升。每年我馆都要进行《调查问卷》工作，由参观者自愿填写的方式完成问卷，从观众基本信息（年龄、学历、职业、来源地、 收入等 、服务质量、问题意见等方面进行调查。

类似这样的展览很多，就不一一列举了。通过分析这些展览策划人员可以在举办下一个展览时改进和融入这内容，促使我馆的展览水平不断地提升。

伴随着计算机的普及化、网络化、处理信息的多媒体化，人类已经进入了数字化信息时代，全球网络的发展与变化，也推动了档案信息的高速发展，同时也给档案工作带来巨大的困难和挑战。我馆作为文化事业单位，“宣传展示，服务社會”更是我们服务的宗旨。新馆开馆以后，我们紧扣时代脉博，充分利用和发掘馆藏资源，举办了50余个具有特色的展览，深受广大观众的欢迎和喜爱。我们办展服务于社会，不仅要实现打造展览品牌的目的，更重要的是利用馆藏文物，更多的突出杭嘉湖宁地区文化的特色，立足在文化大发展大繁荣事业中，最大限度地满足人民精神文化的需求。同时，在完成职能工作的过程中，最大限度地积累博物馆的档案资源。

面对新形式、新任务，我们如何挖掘馆藏资源、打造精品是我馆办展新的理念。随着新馆展览的全面展开，随着新馆现代化设施的全面运行，我馆各部门的职能作用发挥的越来越突出，无论是行政、业务、还是党务等各项工作，在日常工作中都形成了大量的文字材料和电子文件，丰富并积累了一定的档案材料，但同时也给档案收集工作带来了一定的难度。

（一）我馆现有6个部门，有30 台计算机在线使用，在日常工作中产生了大量的电子文件，由于电子文件易改、易复制的特殊性，客观上也造成档案收集工作的困难。

（二）机构和人员的变化，在某种程度上也造成了档案资料的流失。

（三）在工作中绝大多数人还缺乏档案意识，使档案资料在流程过程中出现遗失。

那么怎样才能做好博物馆的档案工作呢？作为一个档案工作者，笔者谨以切身体验并结合实际工作，认为应从以下几个方面入手：

二、博物馆档案管理工作现状

1.重视程度不够

如今，许多单位存在一个普遍现象，多数人认为档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。认为档案工作就是负责保管文件的事务工作，不是博物馆的主要业务工作，只要不丢失档案，能查档就行了。我们每个人都在各自的岗位上按照工作目标，认真完成自己的本职工作，通过总结、统计逐级上报，最后形成单位年度总结报告。也就是说我们每个人都是档案收集工作的实践者，只不过我们没有意识到最原始的档案工作就发生在我们身上。事实上，档案管理工作对本单位的持续发展起着至关重要的作用。档案管理是博物馆工作重要的组成部分之一。它是一个全方位的工作，不是一两人就能独立完成的。档案工作做得好坏直接反映领导对档案工作重视的程度，领导重视与否直接影响其工作的质量和管理水平。所以，任何一个单位要想把档案工作做好，领导的支持极为重要，只有领导高度重视档案工作，才能确保人力、物力、财力的投入。档案工作是一个单位全局工作重要的组成部分，要想使这项工作保质保量，不仅要制定可行的计划和措施，更要把档案管理纳入到行政管理工作中，以保证档案工作的规范化、制度化。同时，领导干部还要率身垂范，带头清理清退手中积存的文件资料，带头遵守档案制度，并做好全院总动员。只有这样才能不断增强全院人员的档案意识，才能让更多的人参与档案的收集工作，才能把档案工作变成每个人的自觉行为，最终使博物馆档案工作逐步规范化。

2.人员配备不足。由于近年来国家机构编制管理性增强，博物馆的人员编制有减无增，管理者面对日益增长的工作量和有限的人员编制捉襟见肘，造成档案资料管理人员兼职现象十分普遍。现实工作中，相当一部分档案资料管理人员除了负责档案资料工作以外，还承担着场馆管理、参观接待等繁重的工作任务，很难做到专职专用，从而严重影响了档案资料管理工作的开展。

3.管理手段不规范。一是档案资料收集不规范，一些博物馆的档案资料收集工作分属于不同部门，无法形成规模效益，不利于综合利用;二是档案资料整理不规范，主要是由于业务人员专业素质参差不齐，在立卷归档过程中无法按照相关标准规范立卷，严重影响了工作质量;三是档案资料管理不规范，主要是基层博物馆受人才、资金、场地等条件的制约，无法对档案资料实施有效管理;四是档案资料利用不规范，一些博物馆的档案资料借阅管理不规范，造成了档案资料借出后无法按期归还，甚至遗失等问题。

4.管理制度不健全。目前，博物馆的档案资料管理工作普遍依赖于单位领导的重视，综合性制度建设滞后，缺乏长效工作机制和科学的管理体系，致使工作开展缺乏制度性保障，随机性、随意性、形式化、短期化等问题比较普遍，管理缺位的问题十分突出。那怎样才能提高全员档案意识？一个单位要想把档案工作做好，不仅需要领导的高度重视，更需要全院人员的支持与参与，而档案宣传工作更是加强档案管理的必要手段。所以，我们在工作中要大力宣传政策法规，让更多的人了解档案工作的作用和意义，使职工在工作学习中所形成的相关资料得到有序收集和整理，以达到查阅之目的，讓“档案就是资源”、“档案就是财富”“、档案就是效率”的意识深入人心。

三、建立档案制度，实行层级管理，确保档案收集的完整性

档案室的基本任务是：集中统一管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本单位各项工作服务，并为国家积累档案资料。所有职能单位的档案来源，除了正常接收中央、各省下发的文件，更多的还来源于本单位发挥职能作用所产生的档案，由于行业不同，所产生的档案内容就不同。所以，每个单位的档案工作都要根据国家档案法及档案管理的基本理论，结合本单位、本部门的实际工作，制定本单位档案工作的各项规章制度，做到有法可依、有章可循，最终使其档案工作更规范化、制度化。

目前，我院档案工作采取年度、问题的分类方法管理全宗档案。长期以来，各类档案对博物馆的发展建设都发挥了巨大的档案作用。例如：2012年7月的第五届夏令营上，北大与省文物考古研究所、良博院三家单位共同签署长期合作协议，在良渚遗址成立北大考古教学实习基地、考古夏令营暨公众考古基地照片，来自全国111所重点中学的139名高二学生、5位中学历史老师和北大考古文博学院20名师生。139营员们将有机会到浙江省博物馆、南宋官窑博物馆、中国茶叶博物馆等，以及河姆渡、跨湖桥、印山越王陵等重要考古遗址参观学习，还将在安吉古城亲自拿起手铲，体验真实的田野考古工作。通过这些照片真实地彰显了考古学博大精深的魅力，考古人轩然磅礴之气质;后者趣味盎然，反映出学习生活之精彩，师生关系之融洽。同学们欣赏得津津有味，相信更能从多个维度认识一个有血有肉、真实立体的考古文博学院了吧。所以，要想做好博物馆的档案工作，一定要抓好基础工作。首先要加强和完善档案管理制度，要采取层级管理、齐抓共管、集中归档的原则，加大宣传力度，在各部门增设档案信息联络人员，目的就是实现档案分级管理，从源头上做好档案资料的收集工作，并将档案工作列入到年终考核工作中，使博物馆档案管理工作逐步趋于网络化、制度化。

四、档案是博物馆管理工作的基础

档案工作不仅仅需要领导的关心与重视，更需要档案人员具有较强的档案理论和专业知识，同时，还应具有很强的协调能力。这对档案工作者提出了更高的要求，档案人员不仅要爱岗敬业，更要加强专业学习，同时还要熟悉了解本单位、各部门的整体工作，通过学习和培训，不断提高自己的业务素质和综合能力，创新工作，利用现代化管理手段管理好档案。只有这样才能更好地利用开发档案，为领导和各部门做好档案服务工作。针对博物馆档案资料管理工作的现状和存在问题，建议采取以下四个方面的措施：