创新人事档案管理制度与模式的分析与研究

刘东兴

摘    要：對当前人事档案管理制度与模式存在的问题进行了简单探讨，并结合笔者工作实践经验，就创新人事档案管理制度与模式的路径提出几点个人意见与看法，以供参考。

关键词：人事档案;管理制度;管理模式;创新

对于国家机构以及社会组织而言，人事档案的完善程度在很大程度上决定了人力资源的利用与发挥，尤其是对于企业来讲是其提高竞争力的一个重要资源。近年来，我国人事档案管理工作存在诸多问题，不管是管理制度，还是管理模式都存在一些不合理之处。鉴于此，我们有必要围绕人事档案管理制度与模式的创新进行分析与研究。

一、人事档案管理存在的问题

1.管理意识薄弱，管理模式单一

受到诸多因素的影响，在我国人事档案管理制度与模式下，很多管理人员存在管理意识薄弱的问题。在工作实践中，一些管理人员沿袭传统的管理思路，仅关注人员的基本信息的原始记录，而没有对人事档案管理的意义有一个深刻的认识。其次，一些管理人员对人事档案管理的重视程度并不高，甚至在工作中存在“人档分离”的情况，再加上管理机构相对分散，从而导致人事档案的管理脱离于基本原则。此外，就管理模式而言，很多企业都是按照干部人事档案管理制度开展人事档案的管理工作，由上级部门来负责员工档案的管理，这种管理模式相对单一，并不适应现代企业的复杂结构，并且员工的档案更新也并不及时，市场出现档案混淆的问题，最终导致人事档案的效力丧失。

2.人事档案存在应隐蔽性与局限性，影响人才流动

在传统模式下，人事档案管理更的多是注重隐蔽档案信息。即使在企业中，受到部门与辖区差异的影响，人事信息的交流也停留在空白阶段，很多人力资源都被局限在一个圈子里，难以实现合理流动，进而难以优化企业的人力资源配置，并且对员工的选择造成了一定的限制，这无疑是人才的浪费。其次，在企业中往往只有领导人员才拥有员工档案的控制权，领导的意见决定了员工的行政安排，这种管理模式显然对于员工利益会造成损害，同时也不利于企业的长远发展。此外，由于传统人事档案管理相对封闭，很多员工在发生工作变动时并不能及时调整个人档案信息，这无疑也成为人事档案管理的一个漏洞。

3.人事档案内容不完善，实际作用难以发挥

正如上文所述，人事档案包含了员工的基本信息，其管理原则应该充分结合员工的实际动态进行调整与更新。然而在实践中，很多档案信息的整理、记录工作却相对滞后，对于企业机构人力资源管理目标的实现而言有着负面的影响。其次，就档案信息的真实性来讲，有的企业以及机构的管理人员也存在审核不力的问题，从而导致档案中存在很多学历伪造、信息虚报的情况，这无疑导致人事档案的价值丧失。此外人事档案中不管是人员的学历还是工作都应该有详细的记录，然而现阶段很多人事档案管理人员都将学历作为重点，对员工的能力却没有予以关注，如此一来，人事档案管理的价值也大打折扣。

4.人事档案管理的信息化水平有待提升

在科技不断发展的背景下，社会各领域动引入了智能化技术与信息化技术，而人事档案管理工作的信息化建设却并不到位，很多机构与企业依然采用传统的人工纸质收集的方式，这种管理模式现代化水平偏低，容易出现档案丢失、损坏的问题，同时也会增加管理人员的工作负担，不利于提高工作效率。

二、创新人事档案管理制度与模式的路径探讨

1.强化管理意识，做好宣传教育工作

在人力资源管理工作中，人事档案管理其实发挥着重要作用，这对于提高企业机构的竞争力而言有着重大影响。因此，作为企业机构的管理者，必须具备强烈的管理意识，致力于人事档案管理工作的创新与发展。具体来讲，企业机构应该提高对人事档案管理的重视程度，加大对员工的培养与宣传力度，促使他们积极参与到人事档案的管理与完善当中。与此同时，企业机构也可以邀请专家或教师开展讲座，引导人力资源管理人员对人事档案管理制度进行改进，掌握先进的管理方法，从而提高人事档案管理水平。

2.加强人事档案管理体制创新

人事档案管理体制的创新，具体应该实现“单位化”、“内部化”向“社会化”的转变。企业机构的管理者应该积极利用社会管理，将传统管理体制下人事档案存在的问题规避掉，促使人力资源得到充分利用，推动市场经济的发展，帮助各组织机构引进优秀人才，实现人才合理流动，同时也充分调动员工的主观能动性，促使组织机构的综合效益得到提升。

3.做好人事档案内容的更新

在现有的人事档案管理制度下，拥有档案的人员更多的是政府人员、科研人员、国企人员以及高学历人员，而其他人员的档案信息与要求相对较少。这无疑就造成了社会身份与地位的两极化。因此，为了实现人事档案管理制度与模式的创新，就必须坚持平等原则。当然，考虑到我国人口基数较大，因此在人事档案管理工作中，应该结合人员户籍所在地进行内容的更新与调整，如果存在流动需求，可采取邮寄的方式。此外，人事档案管理还要做好监管工作，提高档案内容的规范性，通过查阅、考察的方式，对人事档案管理人员的行为得到约束，为发挥人事档案的价值打下扎实的基础。

4.加强信息化建设，提高人事档案管理现代化水平

传统纸质档案的管理模式存在诸多弊端。在新时代下人事档案管理的创新还应该实现在信息化建设这一层面。具体来讲，企业机构应该对电子化的人员档案进行建设，及时调整信息内容，同时也保留原有的纸质档案，做多手准备。其次，企业结构也要加强硬件与软件建设，为人事档案管理创新提供物质基础，促使人事档案管理的技术水平得到提升，为实现信息共享，人员合理流动提供支持。

三、结论

总而言之，传统模式下人事档案管理制度存在诸多问题，作为现代组织机构的管理人员，必须结合人事档案管理的缺陷进行调整与改进，遵循合理化、科学化原则，提高人事档案管理水平，只有如此才能够推动企业机构的发展，为充分发挥人力资源的价值奠定扎实的基础。

参考文献：

[1] 葛斌.创新人事档案管理制度与模式的探索分析[J].才智，2016，（31）：266.