企业数字档案管理系统的应用

杨璐铭

摘要：企业数字档案综合管理平台是一种新型的档案管理系统，是新时期社会发展数字档案管理现代化的重要表现。所谓企业档案的管理就是将文档实体和电子文档信息的科学化管理和档案信息的综合利用为目的和导向，实现文件和档案的一体化连接，进行系统的科学规划和设计。

关键词：企业;数字档案;综合管理

随着信息化的快速发展及建设，电子档案的出现给企业档案管理提出了一个亟待解决的课题，如何实现它的收集、保存和快捷、有效利用，完善档案管理，实现企业档案管理与企业信息系统的无缝链接，是现代企业档案管理的发展方向。

一、企业档案数字化系统简介

1.数字档案系统登录。（1）系统采用用户使用个人的邮箱账号、密码进行登录。在出现的登录界面中，输入邮箱账号、密码，点击登录即可，登录成功后，显示系统主页面：数字档案馆。系统主页面，包括系统标题栏、菜单栏、首页等内容，登录界面友好。系统涉及了目前勘探开发档案的主要类别。每类档案的菜单下，包含“录入”、“审核”、“查询”子菜单。展开“审核”菜单后，可审核本单位及其它单位档案;展开“查询”菜单后，显示各种查询方式，可根据需要选择合适方式的进行查询。系统登陆后，在系统首页，统计显示当前登录用户所在单位的产生档案、馆藏档案情况。“点击进入档案借阅”，可进行在线借阅。底部的档案录入快捷方式，可快速进入系统进行录入操作，下载档案上传工具。（2）档案录入。登录系统后，可以对档案进行添加、修改、导出或删除操作，还可以上传档案的电子版原件。（3）档案查询。数字化系统内可实现单井档案按井号和资料名称查询。科研、综合、开发类别实现按年度综合查询和按资料名称查询。功能介绍：按井号的拼音首字母综合查询、统计单井类档案并打印清单及导出备考表。按资料名称查询。按资料名称查询、导出单井类档案及修改、删除、上传电子原件等操作。选择归档单位、存放位置、分发年份，输入资料名称后点击查询按钮查找相应的数据。资料名称为空，查询所有资料名称的数据。点击操作按钮，可看到“修改”、“删除”、“上传电子原件”等操作，勾选档案后，可对档案进行相应的操作。界面图示（3）档案借阅管理。档案借阅申请。系统实现档案的在线借阅功能，只要输入注册邮箱账号即可登录系统进行借阅。

2.档案借阅流程。（1）进入公共查询系统。如果是系统用户，登录系统后，点击连接，可直接进入系统。（2）借阅申请。可根据井号、资料名称进行查询。点击我要借阅按钮进行借阅。借阅成功后，点击进入档案链接，可查看已选择的档案。如果一个申请单中涉及多个单位档案，提交时系统会自动分解，分别提交到不同的单位。（3）查看借閱信息。在左侧菜单上点击我的借阅，出现三个子菜单，分别是待借阅档案、已借阅档案、已归还档案。点击待借阅档案，可进行打印、查看申请单信息。点击申请单号，如果申请单被驳回，在此界面可继续修改，重新提交。（4）查看当前借阅。点击系统右上角的“当前借阅”按钮，可查看本次在档案篮中借阅的档案，在提交之前可以对借阅情况进行编辑操作。（5）档案管理人员对提交的借阅申请单进行审核，审核通过后形成借阅申请单。

二、企业数字档案管理系统的应用

1.资源采集摄入实体。这一实体提供的服务和功能是从信息生产者那里摄取归档信息包（SIP），并且对内容进行检测整理，生成符合档案系统数据格式和文件标准的存档信息包（AIP）、从AIP中抽取出描述信息（元数据）以存入档案数据库。

2.数字档案长期存储实体。这一实体提供的服务和功能是存储、维护和检索AIP。包括从数据摄取单元接收AIP数据包，并将它们存储到服务器的某个逻辑定位之中;管理存储系统的组织结构;对存储有档案的媒体进行翻新;执行日常的维护工作和特殊的错误检查;提供灾难恢复能力;并且为使用者（Access）提供数据包（AIP）。

3.数据管理实体。这一实体提供的服务和功能是植入、维护和存取相关标识，并记录档案馆藏的描述信息以及对档案系统进行管理。数据管理的功能包括管理档案数据库、执行数据库更新、对管理数据提供查询功能以产生结果集，并从这些检索结果集中生成查询报告。

4.系统管理实体。这一实体提供的服务和功能是操纵管理整体的档案系统。包括在线归档与联机归档的提交协议;对提交进行审计与完整性检验，以确保提交内容符合档案标准;对系统的软件硬件环境进行配置和管理;详细记录各种操作;报告档案的内容;建立并维护档案标准和政策;提供客户支持;激发存储请求等。

5.保存规划实体。这一实体提供的服务和功能是监测OAIS的环境，提供相关建议以确保在OAIS中存储的信息在长期一段时间之后，仍然能够被相应的目标用户所访问，即便是在原有计算机环境都退化了之后。保存计划包括的主要功能有对档案系统中的存储内容进行评估，随环境变化而移植当前的档案馆藏;对档案系统的标准和政策进行建议;监测技术环境和目标用户的服务需求及知识背景的变化。

6.服务存取实体。这一实体提供的服务和功能是支持利用者，使利用者可以判定、了解、定位、存取那些存储在OAIS中的信息，让利用者可以请求并接收信息产品。包括与利用者进行通讯以接收请求，对于某些特别保护的信息进行管理控制以限制其访问，生成分发信息包DIP，结果集，报告等，并且将这些响应传送给利用者。

数字档案综合管理系统在企业中的应用是建设企业现代化发展模式的重要标志，数字档案管理系统能够有效的提升企业信息档案管理的质量和效率，通过在线阅览、信息借阅等方式，帮助企业管理者能够根据具体的发展情况进行决策，也帮助了企业员工更好的掌握工作技能知识，实现自我知识水平和工作能力的提升，从而为企业带来更多的经济效益。企业要注重数字档案综合管理系统的技术设计，使这种新型的科学管理技术能够真正发挥它的价值，为企业服务，保证企业档案信息的长久存储和高效利用，促进企业的科学化、现代化发展。

参考文献：

[1]陈华倩.电网企业集中式数字档案管理平台设计与应用.电力信息，2018（03），211—212.

[2]章培.企业数字档案系统选型评价方法研究.2018（06），76—78.

[3]杨梅.企业数字档案系统的建设研究.中国档案，2018（07），41-42.