建设项目电子文件归档和电子档案管理实践探讨

陈小才

摘 要：电子档案管理，是项目工程信息整合的主要环节，它具有关联性、多样性等特征。笔者在阐述电子文件归档和电子档案管理理论之上，着重从归档分类、安全防护等方面，探究建设项目电子文件归档和电子档案管理方式，以达到明晰资源管理方法，提升信息管理效率的目的。

关键词：建设项目;电子文件归档;电子档案管理

工程档案管理，是关乎建筑工程整体信息准确性和完整性的重要步骤，也是后续项目结算、护养等工作开展的依据。为确保建筑项目后续工作得以顺利化实施，资源管理者必须要重视建筑项目电子档文件的归纳和管理。

1 電子文件归档和电子档案管理

1.1 电子文件归档

电子文件，是指能够被计算机程序所识别，具有一定价值的数字化代码程序[1]。电子文件归档，就是将每一个代码程序按照相关性标准进行归类、整理。比如，一般性电子办公记录、邮件的整理，均属于电子文件归档的具体实践形态。

1.2 电子档案管理

电子档案，是指具有一定保存价值，且结构清晰的电子文件形式。电子档案管理，就是将电子文件存储的系列性活动发展为一个系统的操作过程。比如，建筑工程项目工程资料管理人员将CAD程序生成文件进行取舍、整理等，这些都是电子档案管理的具体实践方

式[2]。电子档案是电子文件归档后的成果展示，为此，电子档案管理工作的开展，往往是在电子文件控制的基础上，进一步开展相关新型的整合、调节，它为后续资料的科学运用提供了可靠性依据。

2 建设项目电子文件归档和电子档案管理实践

2.1 建设项目电子文件归档实践

当代建筑工程项目施工现场资料整合与管理，主要是以电子版为主，施工一线人员与企业中资料整理人员的文件传输以电子版为准。为了确保资料管理工作科学性推进，应在项目电子文件归档环节做好以下实践步骤：

2.1.1 电子文件归类判断

建设项目电子文件归类判断，是项目资料管理的第一环节。建设项目施工工期较长、且涉及内容较广，做好电子文件的归类与分析，是文件整理的基础，为此，文件归档人员需要先确定如何进行分类，分类判断的标准有哪些等等，再进行具体分类实践。

比如，建设项目工程文件归档时，资料管理人员就先依据建筑项目的基本规则，将文档归类分为资金类、设备类、施工图类、施工进度类、施工现场管理类、质量控制类、以及国家管理要求标准类。每日接收到一线人员传回的文档时，依据分类标准进行判断，然后再具体进行文件归档操作。

建设项目电子文件前期的分类，是系列性操作工作得以深入性实施的第一环节。实践人员只有准确判断出项目分析的种类，再进行文件归档，才可以避免繁杂文件管理出现混淆的问题。

2.1.2 电子文件归档取舍

依据电子文件的形式不同，可大致分为常规性电子文件（比如邮箱邮件）、技术程序文件（比如CAD/BIM模型图）、以及扫描性图像文件。多种多样的文件形式存在着重叠、不清晰、资料不完整等状况，技术人员进行电子文件归档时，不能一股脑儿的都分类存储，而是要经过严格的筛选取舍，确定电子文件的归档内容。

比如，建设项目进行电子文件归档过程中，技术人员为确保资料管理信息掌控到位，就在电子文件归档取舍环节进行了系列性工作的完善：（1）重新浏览电子文件传输记录，确定电子文件的接收状态。同时，控制电子文件后续选择的标准，明确电子文件归档依据;（2）对于多次重复传输、接收的资料、图片，选择其中最清晰、内容最完整的资料进行保存;同时，若电子文档归类材料存在信息不一致等问题，要及时进行情况核对，再具体进行文件归档[3]。

建设项目电子文件归档的取舍环节，就是对项目相关的内容进行大范围筛选，它在保障后续存储资料质量中起到奠定基础的作用。

2.1.3 电子文件归档整合

电子文件归档整合，就是进行管理前内部资料的记录和管理，其过程一方面包括电子文件归档确定。即，对电子文件前期的分类、筛选等活动进行确认;另一方面是指将选择出来的文件进行全面备份，以避免电子文件在程序运用期间丢失、损毁。

2.2 建设项目电子档案管理

2.2.1 电子档案格式管理

建设项目电子档案管理工作开展期间，先进行资料存储格式综合调节，与后续档案查找、应用等方面均有影响。以建设项目工程资料为例，进行电子档案管理格式部分操作步骤可归纳为：1）资料档案存储记录名字格式统一。一般项目施工档案文件名字要按照由大到小的顺序进行记录。比如，档案提供单位、项目全称、项目负责人姓名、保密等级等进行档案管理;2）档案管理格式上应保持统一。一般来说，存储格式应COS兼容为主，若内部存储图像资料，要以清晰的JPG、GIF等常用的格式为主;3）建设项目资料档案中文字内容以常规性软件可打开为宜，数据库程序以C语言为首选。

结合建设项目施工管理的基本情况，合理有序的进行各类管理文件格式要求的整体调节，是档案记录清晰、不出现资料丢失的重要环节。

2.2.2 电子档案存储管理

电子档案存储管理，是指在电子信息内容整合过程中，为实现建设项目施工中多样性工作的长期、多维度调节，应对项目资料进行存储环节的科学性管理。其一，建设项目工程资料进行科学性调控期间，若建设项目无特殊要求，资料档案存储一般为光驱类和电子备份各一样，这样即使其中某一类产生了资料管理缺失性问题，进行系列操作时，就可以避免存储档案丢失、受损等状况发生。其二，电子档案存储管理期间，注意存储资料之间的逻辑性把握，也是不可忽视的内容之一。比如，建设工程项目综合分析过程中，电子档案存储管理工作的序列性安排，除了按照资料的种类进行整合，还需要依据资料使用频率、惯性等因素，对各个反面的电子档案内容进行管理。

建设项目电子档案管理系列性工作的有序性安排，是提升建设项目资源管理效率，实现多样化资源统筹性安排的辅助性条件。

2.2.3 电子档案安全管理

电子档案安全管理，也是建设项目资料整理环节中不可缺失的工作要点之一。其一，电子档案安全管理期间，在电子文件转换为电子档案、电子档案存储等系列步骤期间，避免每一个对接环节存在着资料信息丢失等问题，是电子档案安全监管的第一步骤;其二，电子档案安全管理工作序列性安排过程中，避免电子档案后续应用期间的安全隐患，也是不可忽视的内容。比如，资料应用不到位，资料窃取等行为。

结合建设项目电子档案管理工作的相关操作环节，多层次的进行安全防护战略的探索分析，不仅是科学的档案管理方式，还是社会信息体系不断完善的体现。

3 结束语

综上所述，建设项目电子文件归档和电子档案管理实践探讨，是建设项目领域资源科学分析与优化调节的理论归纳。在此基础上，本文通过电子文件归类判断、电子文件归档取舍、电子文件归档整合、电子档案格式管理、电子档案存储管理、电子档案安全管理等方面，探究建设工程资料管理形式。因此，文章研究结果，将为建设资源科学调节提供新思路。

参考文献

[1]王英玮，常建法.《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》内容及相关问题的思考[J].北京档案，2019（03）：18-22.

[2]卢雅楠.建设项目电子文件归档和电子档案管理系统构建探究[J].兰台世界，2017（S1）：120-121.

[3]廖志康.土地管理档案电子文件归档和电子档案管理模式探索[J].城建档案，2019（10）：52-53.