探究机关事业单位档案管理中的电子档案管理

陈星

摘 要：随着互联网的快速发展，传统的档案管理模式逐渐开始被淘汰，机关单位应该跟随时代步伐全面实行线上电子网络化管理，一方面可以大大减少工作量，简化资料查询和整理的烦琐步骤;另一方面，通过线上网络化管理系统的逐渐完善，机关事业单位的整体服务质量也能够得以提高。本文将从对机关单位档案管理电子档案管理发展中存在的问题出发，提出有效实际的解决策略，为机关事业单位档案管理电子档案管理模式的发展提供有效途径。

关键词：机关事业单位;档案管理;电子档案管理

机关事业单位中，档案整理录入作为极其重要且不可或缺的环节，同时，管理好具有政治性机密性的档案文件是机关单位的日常管理的核心要务[1]。随着互联网的普及速度加快，各个领域都在积极寻求和互联网结合起来实现转型升级的途径，机关事业单位也应该积极导入数据库系统加快档案管理信息化发展，而电子档案管理方式将作为机关单位高效率办公从而惠民利民促进社会经济发展的重要途径，从根本上提高档案管理的服务水平。

1 推行电子档案管理模式的紧迫性

机关事业单位是面向社会群体具有服务功能的组织，由于无法调用市场资源来协助档案管理工作的完成，机关事业单位只能通过对档案管理方式的转型升级，通过信息化管理系统的导入，不断优化面向社会的服务质量，进而推动社会经济的快速发展[2]。

日常工作中，档案管理过程包括前期的资料信息录入和后期的信息检索，我国大多数事业单位保留的传统档案管理方式通常是耗费大量人力、物力和财力来完成手工整理录入信息，不仅效率极其低下，还会存在错误、遗漏等工作失误情况，同时，进行档案整理归纳时，导致档案资料的丢失和年代久远的资料损坏等问题频发。就目前的情况来看，通过将纸质资料信息资源整合转换为虚拟的线上信息化解决方法成为现如今的当务之急。

2 电子档案管理具有不可替代的功能

1）档案数据库的高效检索功能。近年来，机关事业单位的逐渐尝试全面实施电子信息化的电子档案管理方式进行档案管理，通过建立完备的数据库系统，将档案资料的信息一次录入后，便可以永久保留备份，有效避免了档案丢失和损坏，在服务社会时需要进行档案检索时，工作人员只需要在已经录入归档的整个数据库中搜索关键字就可以准确定位，不仅有效利用计算机数据库的检索功能，还简化了工作人员的工作流程。另外，利用高效的电子档案管理在保证工作量的同时还兼顾了工作服务质量，对寻求帮助的人民群众给予高效准确的工作对接。

2）档案数据库的高效排查功能。档案录入归档后还需要机关事业单位工作人员对数据库实时维护更新，通过电子档案管理能够迅速排除错误信息，削减大量的原来传统档案管理方式中存在的繁杂且枯燥的工作，此外，若面对系统突发情况及时调整工作步调和工作节奏，向专业技术人员寻求帮助可以快速解决问题。

3 档案管理线上系统化管理方法的发展问题探究

1）线上网络信息化管理规范制度不完善。我国的机关单位事业单位的电子化管理模式发展尚有不足，无论是在知识技术层面还是管理经验方面都比较欠缺，目前仍处在不断探索的發展初期，知识技术的不足导致电子档案管理规范化制度不健全，无法分配明确的工作任务给专人负责，导致工作人员逃避责任、无人担责等问题无法得到改善。

2）相关工作人员缺乏电子档案系统操作的工作技能。机关事业单位中的负责档案资料收录、整理、调取、查询的相关工作人员普遍存在的问题就是熟练掌握传统的操作方式，无法快速地从传统的管理模式中转变为网络化的信息管理方式，不具备熟练使用计算机系统的专业技能，导致工作中由于不熟练造成工作效率低下的情况无法避免。此外，档案管理工作人员没有认识到档案管理工作的重要程度，工作态度不端正且缺乏为民服务的思想觉悟和爱岗敬业精神。

3）电子信息系统留有一定的网络安全隐患。传统的档案管理方式主要依托纸质资料通过档案管理人员进行人工管理和保护，由于档案管理工作本身的工作量大工作内容繁杂等工作性质，人工难免会出现纰漏和疏忽，而排查起来更是需要投入更多的人力资源去完成，导致工作过程中档案损坏、丢失、无法做到永久性完整性地档案保存[3]。电子档案管理系统的导入能够有效改善上述问题，但需要注意的是依赖网络技术必须防范网络攻击所造成的在线业务中断、资料信息窃取、数据丢失等经济损失，必须加强对所建立完善的电子信息系统安全防范意识，积极探讨相关的应对措施才能防止重大经济损失等情况的出现。

4 推动事业单位档案资料线上系统管理的策略探讨

1）加强相关从业人员对档案资料线上系统管理的重视程度。在机关事业单位中，负责档案管理的工作人员对本职工作重视度不足，由于原本的管理工作规范化制度不完善，工作责任不明晰导致无人担责;同时，管理工作中大多也都是由于相关单位领导人员和工作人员对档案管理电子信息化的意识不足造成重大经济损失，所以机关事业单位在进行工作分配和部署时，应该保证上下工作步调协调一致，工作重视程度上保持统一，对工作流程规范化制度不断修订，明确规定电子档案信息管理的工作流程，将线上系统化管理模式落到工作实处，实现完全的传统档案管理模式转型升级。

2）建立完善的机关事业单位线上系统化管理规范化制度。由于机关事业单位推行线上系统化管理模式较晚，大多数机关单位档案资料管理方法仍然停留在人工管理阶段，无法做到完全摆脱传统管理方法。电子档案管理规范化制度还需要不断深化完善才能够形成科学效的规章制度。首先在工作过程中要加强对信息技术的运用，针对电子档案管理中所存在的诸多问题，制定完善的档案管理规范化制度;其次，也要建立完善相关的监督体制配合管理体制严格落实，确保机关事业单位的电子档案管理工作的顺利开展。

3）加强对档案相关从业人员的培养力度。档案管理人员是传统档案管理模式转变为电子档案管理的工作实施主体，工作人员的整体素质的好坏也决定了机关单位推行档案管理信息化工作进程的快慢，因此机关事业单位在电子档案管理工作中，应该选拔培训一批具备相应工作能力的相关专业从业人员。首先，机关事业单位要注重对相关从业人员计算机信息化技术能力方面的提升;其次在此基础上，还需要考核该项工作从业人员对线上系统化的电子档案管理的规范化制度的掌握程度;最后，注重工作人员对工作职责的明确和工作态度的端正的培养，保证档案管理工作的效率。

4）加强电子档案管理数据系统的安全保障。机关事业单位推进档案管理模式的转型，重点在于信息资源统一管理方式的转变，通过档案资料信息数据库的建立完善，有利于机关单位对档案资料管理相关工作的统一部署，通过导入信息化数据系统可以实现信息共享、信息采集、信息比对等。互联网的安全隐患也会让电子档案暴露在被窃取、盗用、损坏的危险环境中，对此机关事业单位一方面要引进专门维护系统网络安全的专业人才，另一方面也要不断提高档案资料线上信息化系统本身的安全系数，引进先进的网络技术和设施设备来保障线上数据系统的安全[4]。

5 结束语

机关事业单位推行电子档案管理存在的诸多问题，需要相关单位积极应对解决，采取针对性的有效措施来推动档案资料管理模式向着线上系统化的电子档案资料管理方向发展。

参考文献

[1]孟凡秀.事业单位档案规范化管理探究[J].兰台纵横，2017（01）：72.

[2]高丽.论述事业单位电子档案的重要作用[J].现代办公，2017，（281）：182.

[3]关绍鹏.机关单位档案管理信息化探讨及研究[J].兰台论坛，2018（9）：76-77.

[4]刘莎.探讨机关事业单位档案管理的创新及改革[J].档案工作，2019（315）：111-112.