信息化时代医院档案管理的信息化建设

陈静杰

摘 要：医院档案管理信息化建设利于提升医院档案管理工作的现代化和科学化发展，可为医院管理的与时俱进性发展奠定基础。文中在迎合医院“互联网+”发展趋势的前提下，分析医院档案管理信息化建设中的问题，并提出针对性的应对策略，研究所得可为医疗卫生事业信息化发展提供一定借鉴。

关键词：信息化时代;医院档案管理;信息化建设

互联网时代的来临，进一步推动了医院档案管理的信息化建设步伐。医院档案信息化是促动医院管理改革快速推进的重要环节，也是社会需求和医院发展有效统一的基本保障。然而，受到管理体制、人员专业性、技术及时更新能力、资金投入等各项因素的影响，医院档案管理的信息化建设不仅要面对历史遗留的问题，如传统档案管理中存在的各类弊端，还需要面对信息化建设转型所带来的各类风险。

1 医院档案管理信息化建设中的问题

1）档案管理格局混乱。随着医院管理改革速度的不断提升医院档案资料的内容和形式也不断出现新的变化。从以往的文书档案、病历档案、图片档案，到当前的科研档案、声像档案、实物档案、病理切片档案、磁盘档案、计算机数据档案等，医院档案的种类不断增加，门类日渐繁多，急需要档案管理人员及时进行档案资料内容的分类，但由于医院行业管理要求各类检查声像档案和病理切片等归属各自所在的部门管理，综合档案室仅需要管理计算机数据、文书、病历等各类档案，如此医院档案信息化管理就势必需要面对档案管理多部门负责的格局。但是医院档案管理格局统一，管理档案内容界定分明是医院档案管理信息化建设的基础条件。这也是医院档案管理信息化建设成效提升的必然要求。

2）忽视信息化环境建设。医院档案管理信息化建设系统需要配套制度、良好的应用环境、及时更新的维护技术等作为实践应用的支撑。但是以上几项需要管理层的重视，需要对应的、具有持续性的资源和资金投入，需要相关部门的密切配合。但医院缺乏明确的激励机制、规章制度等的情况并不少见。此外，医院档案信息化管理是帮助医患互助、互利、互通的重要载体，也是医院档案信息资源得以共享的前提。资源共享势必会涉及隐私保密、保护问题，医院档案信息化管理就势必需要与资料档案共享平台同步构建，然而，两者并不同步构建，或者其中之一在医院档案管理信息化建设中缺失的情况在我国医院建设中也是客观存在的。

3）人员专业素质参次不齐。我国医院档案管理工作人员的技能素质需要契合医院档案管理信息化建设的要求。这是确保医院档案管理信息化建设有效推进的前提。但是，当前我国医院档案管理的工作人员大多是非“档案管理+信息化”型人员，对纸质档案管理可能驾轻就熟，但是思想、观念、技能、素质却不一定符合信息化时代对档案资料管理手段及时更新的要求。随着其年龄的不断提升，一旦其学习能力、创新能力、兴趣和活力等逐渐减弱。而新入职的人员，对资料信息化管理的操作和技术等有可能较为熟练，但是工作经验有限，此两种情况的客观存在必然会影响医院档案信息化建设所需的人员团队建设水平。

2 医院档案管理信息化建设的基础思路

1）医院档案管理信息化系统建设。医院档案管理信息化需要在稳定医院现有管理工作的基础上，结合医院实际情况，统一规划医院档案管理系统需求，在协调各部门现有档案应用诉求的基础上，逐层建设和完善。在医院档案管理系统建设的过程中要遵从标准化、系统化和统一化原则，使用双轨制来严格限制实操与规划步骤，保证归档资料有效完整。档案管理信息化建设要重视资金、资源、人才、技术等准备工作，资金、资源、人员必须充足，技术投入必须专业并及时更新。

2）医院档案管理信息化应用及维护。医院档案管理信息化建设所需的日常维护以及系统的定时更新均需要网络通讯技术和计算机技术的支持，需要档案管理系统软件和硬件的及时维护。因此，相关工作人员要有医院档案管理信息化应用及维护意识，不能出现问题才亡羊补牢，而是在问题出现之前，做好权限控制和安全控制，保证档案信息的保密性和安全性，并力求将隐患降低到最小。此外，医院档案管理信息化建设还需要做好检索工作，并保证信息化设备和设施正常使用，确保系统更新工作和技术升级工作与医院规章制度的更新契合等。相关工作人员从新的角度来多形式、全方位的开发并使用医院档案管理信息化资源，要摒弃原有的视角和思维，从如何提升医疗卫生事业发展的角度，进行医院档案管理信息化应用及维护等。

3 医院档案管理信息化建设的保障

1）厘清档案分类，纸质电子化齐头并进。我国医疗卫生事业在稳步推进中，但是医院档案的信息化建设尚处在初始阶段。为确保医院档案管理信息化建设的顺利推进，建议相关工作人员按照节约时间成本的要求，依照存量数字化、增量电子化原则，持续推进医院档案的电子化专户和存储，厘清档案分类，以便加快纸质档案的数字化发展速度。从规范化、统一化、系统化、科学化层面考虑，建议构建各级医疗卫生体系与各类医院都能使用的档案信息管理化规范和标准，可按照先试行后调整的方式，自下而上的归类档案种类和存储形式，之后总结出适合医院档案信息和建设所用档案管理标准和各类档案适用的管理模式。

当前我国医疗卫生事业改革还在进行中，医院档案管理信息化建设尚在起步阶段，纸质档案数字化和电子文件运行只能齐头并进而不能一刀切的数字化，这是客观事实。对此，建议医院在厘清档案分类的前提下，存量数字化、增量电子化，在加快纸质档案数字化发展的同时，推动电子文件管理，保障两者齐头并进，共同发展。

2）保证资本投入，强化信息化环境建设。进入21世纪后，科学技术的高速发展，尤其是云技术时代和移动网络时代的来临，对信息化建设的诉求日渐严格，医院档案管理的信息化需要具有可持续性的资金和资源投入。从医院信息化管理的可持续发展角度出发，建议医院将档案信息化建设与管理工作列入地区各级医院管理及地区医疗卫生事业发展的议事日程，构建起专门的组织架构，并明确培训、监督、指导、管理等各方面的责任分工。在强化信息化环境建设方面，保证资金、配套软硬件设施等的持续投入，保障资源及时更新与技术和软件等的升级换代。在档案信息资产管理方面，设置适宜的奖惩措施，鼓励和引导各科室各部门自主启动档案信息化建设，并为此项工作献计献策。

3）更新观念，加强人员专业团队培训。无论是医院还是医疗主管部门，都需要构建起档案信息资产意识。尤其是医院管理者、医疗行政主管领导更需要从思想上提升自己对档案信息化建设紧迫性和重要性的认知。按照医院战略发展的需要，将医院档案信息化建设及监督管理列入医院管理议事日程中，在明确档案管理信息化建设相关工作人员责任分工的基础上，培训、监督、指导各部门和各科室档案信息化建设工作。

为保障医院档案的信息化建设速度，建议余元不断健全培训组织和制度，及时更新培训内容，阶段性、层进性的提升档案工作人员的档案信息化管理的专业能力、素养、知识储备等。档案信息化人才队伍建设和人员储备是第一要务，医院方可按照当前档案管理人员的工作能力、知识储备、专业技能情况，结合医院档案管理信息化发展要求，为之安排时效性强、实效性强、针对性强的培训内容，并将培训与其工作的绩效考核挂钩，以此来提升相关工作人员参与培训的积极性与主动性。

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