新时代人事档案信息化建设存在的问题及策略

李坤

摘 要：传统的人事档案管理工作，其最主要的任务莫过于管理各项与人相关的信息资源。而现如今，随着时代以及信息技术的不断发展，其不仅让我国的社会经济发生了巨大变化，也让人事档案管理工作的内涵得以新的延伸。加快档案信息化建设，是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展需要，也是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求。

关键词：新时代;人事档案;信息化建设;问题;策略

1 信息化时代加强人事档案管理的必要性

1）促进档案信息共享。现如今在信息化的背景下，各领域相互紧密联系，使不同领域的信息交叉整合，最终被整合至一个资料库当中，这样也就出现了巨大的信息资源的商机。所以说，在现代市场经济条件下，信息资源逐渐成为重要的战略资源。为了最大限度地发展人才价值，必须利用信息化技术进行人事档案管理信息库的建设，实现人事资源共享口。同时，还应采用科学的管理手段对信息进行加密，确保人员信息资源环境的安全使用，促进人才的发展。

2）有利于当今信息化经济的发展符合时代发展的需要。时代的变化发展，信息是这个时代的重要东西，我们的生活离不开信息，互联网、大众创业万众创新，信息是这个时代的必不可少。所以说现代人事档案管理信息化建设有利于当今信息化经济的发展符合时代发展的需要。

3）信息化时代的信息渗透性要求人事档案管理安全更加可靠。信息安全是信息化时代无法回避的热门话题之一。在带来极大便利性的同时，信息的易渗透性使得信息安全问题频发，小到用户个人信息大到国家国防安全，信息安全必须得到有效保障。作为人事档案管理的特点之一，无论时代如何发展、技术如何进步，隐私机密性将伴随始终。因此，信息化的双刃剑作用不容忽视。对人事档案管理而言，必须加强信息化平台的安全系数，确保人事档案所有者个人信息的安全性、隐私性和保密性。

2 人事档案管理存在的问题

1）软硬件设施需要更新。人事档案信息管理系统的建设和应用需要有完备的硬件设施和先进的软件系统作为有力支撑，然而企业在软硬件设施的投入方面力度不足，尤其体现在软件的选择上，与企业人事档案管理工作要求存在一定差距，使得集团型企业的下属分公司通常只是管理各自员工的档案信息，人事档案信息管理系统在功能上有着不少的缺陷，企业不能够对所有员工的信息进行统筹管理。除此之外，有些企业会使用文书档案的管理系统来管理人事信息，殊不知二者在本质上有着巨大区别，这种做法只会给人事档案管理工作的开展起到截然相反的作用，企业管理服务能力也会随之下降。

2）信息化标准规范不统一，信息化系统不完善。人事档案管理信息化的建设基础是标准规范化，因此想要完成对人事档案管理信息化的建设必须要建立完善的规范机制。当前很多部门在进行人事档案管理信息工作的时候都是根据自身的利益进行，各自采取适合自己的管理方式，没有统一的信息化标准，这样就导致人事档案信息化不通畅，同时也不能有效地实现对信息资源的共享。还有一部分单位在人事档案信息化管理中使用适合自身发展需求的管理系统，但是在人才信息流通迅速的今天，这种管理方式已经不能有效地满足信息社会化的发展需求。

3）缺乏专业信息化人才。在人事档案管理信息化建设中，需要对原有的档案资料进行电子版归纳，在互联网上建立数据库，使档案得以有效保存，在保存完毕后，如何搜索更新的问题则需要由专业的信息化人才进行设置。但是在目前企业发展中，这一类人才极其匮乏，因此会出现基础设施完善后无人操作的局面，严重浪费资源。

3 人事档案管理信息化建设的方法策略

1）加强档案信息资源管理力度。重视档案信息资源管理力度的提升，不断协调档案归档与档案使用之间的矛盾，这样一来就能够很好地实现档案管理高效。根据不同的人事档案管理制度，严格要求档案归档信息，保证档案数据权限保密，建立有序、完整的档案数据库，从而能够及时修复缺失的档案信息。

2）确保设备的更新和软件的开发。如果想高效地开展档案信息化的管理实施，除提高人员的综合素质以外，硬件设施和软件的更新十分重要，这也是各环节开展的基础，通过及时更新设备，不断完善网络信息管理的系统，作为信息传输和资源共享的工具之一，硬件设备的配置对人事档案信息的管理有很大推进作用，也是日常工作的保障。

3）构建人事档案信息数据库。由于人事档案信息化管理较为复杂，需要确保人事档案管理系统的先进性、高效性和科学性。第一，需要进一步强化基础设施建设现代化，基础设施是构建人事档案信息数据库的重要基础，引进先进设备可以将档案系统数据的传输速度提高，更好地录入文字图片等。第二，我们还要建立健全人事档案信息数据库，构建数据库需要由统一的标准使不同区域和专业人力资源工程顺利实现，数据库内容有毕业院校、工作时间、加入时间、入何组织、单位代码、姓名、出生年月、民族、性別、身份照号和编号等信息。构建数据库既能促进数据利用效率提高，还能把重复性操作减少，确保结构更加完善和合理。第三，我们需要构建安全保密法规，在构建人事档案信息数据量中安全保密问题占据着极为重要的位置，构建相应的法律法规可以为安全管理提供法律依据，使人事档案信息化管理中的安全性得到保障。

4）落实信息化建设的指导思想。新时期，社会大众对信息化建设的关注度、重视度逐渐提高，充分合理的进行档案信息化管理和建设的核心目的为：加强信息化管理系统的开发和应用，充分发展信息化体系的动态性、快捷性优势，从而实现优化档案管理效果的目的。人事档案管理指导思想中，相关责任人要切实理解信息化建设的意义，明确这一举措的实际价值和未来发展方向。相关人员必须保证积极上进，维持良好的学习态度，这对其积极创造条件进行信息技术的合理利用起到了保障性功效。其次，档案管理者必须理解其工作的内容和责任，提高管理意识，保证意识和工作的统一性，从全局出发进行统筹兼顾，加强管理控制、完成组织安排，调动管理人员的积极性、主动性、创造性。

5）人事档案管理信息数据化、网络化和专业化。开展人事档案管理信息化建设，要让档案信息展现出数据化的特点，在服务运用的过程中要拥有网络化的优势，同时管理人员也要展现出专业化的特点。档案信息数据化，往往是对以往纸质管理模式的一种转变，这是有效的实体管理形式，能够进行信息查询，也可以开展系统设计，获得数据化功能。在开展人事档案管理工作的时候，要保存纸质的档案，因为具有依据性，这可以有效地录入计算机，让档案数据化管理。

同时，在方便查询的情况下，要整理档案资料，并对其进行合理分类。让档案管理实行分类管理模式。在服务上的网络化特点，就要看到计算机网络的身影。让企业在开展资源共享的时候会获得相应的平台。在管理人员专业化上，要衍生为档案管理信息化建设的重要目标。人是实施信息化建设的主体，在掌握了基本的管理知识下，并获得相应的计算机网络技术知识。由此，在以上工作顺利开展下，让档案管理信息化建设的目标得到达成。

4 结语

在当前各企业及单位内，人事档案管理是十分重要的工作，在人力资源的优化配置方面发挥着不可替代的作用，因而有效开展人事档案管理工作具有重要意义。在现代人事档案管理工作中，为能够使人事档案管理更好地符合时代的需求，须通过有效措施加强人事档案管理信息化建设，进而提升档案管理水平及质量，促使人事档案管理实现更加理想的发展，进而取得更好的成果。

参考文献

[1]方英，王瑜.新时代的人事档案管理信息化建设[J].兰台世界，2018（11）：91-94.

[2]张秀岩.大数据时代人事档案信息化建设的思考[J].兰台世界，2017（S2）：175-176.

[3]王黎丽.新时期人事档案管理信息化建设思考[C].决策与信息，2016：294.