信息时代下行政单位档案管理工作刍议

陈琛

摘 要：随着我国步入信息化时代，各行各业的工作模式都得以转变，对行政单位的档案管理工作来说亦是如此。信息化时代的到来，降低了档案管理任务的繁重程度，减少了工作环节，但同时也为档案管理带来一定挑战。本文分析了信息时代下行政单位档案管理工作面临的机遇与挑战，并提出相关建议。

关键词：信息时代;行政单位;档案管理

随着事业单位生产结构与人员结构日益复杂，在一定程度上增加了档案管理的工作难度，导致档案管理工作出现各种漏洞，对单位内各部门运营带来不利影响。特别是采用传统的档案管理办法，需要工作人员花费大量时间去收集和整理档案，档案库内庞大的档案资料给档案管理工作带来较大难度，严重降低了档案管理工作的效率和质量。随着信息技术的发展，将其应用到档案管理当中，转变了传统的档案管理效率和质量低的问题，提高了档案应用率，对企业发展有重要意义。

1 行政单位采用信息化档案管理的意义

1）有助于信息资源共享。信息化的档案管理由相关部门统一规划部署，将现代化信息技术与档案管理工作充分整合，使信息化技术实现全覆盖，为信息资源共享建立了信息网，使信息传播更加便捷高效。行政單位在平时工作中，可通过运用高效的信息管理技术，增加信息的交互性，提升整体工作效率。

2）为档案管理工作提供了新的契机。档案管理信息化转变了传统的档案管理重心，更侧重于信息化管理。传统档案管理主要是纸质管理法，档案整理较为繁琐、难以实现永久保存、工作效率相对较低、占用空间较大，已经不符合当今时代发展趋势。信息化的到来使档案管理更具高效性，无需占用过多的资源，减轻了档案管理工作者的负担。随着我国信息化发展越来越迅速，档案管理工作也应与时俱进，抓住发展契机，积极提高档案管理工作的信息化水平，进而提高工作效率，提升企业影响力。

3）档案管理成本降低。传统档案管理因任务繁重需要专门的档案管理部门负责，并且对档案管理人员的知识要求较高，需要知晓出版、后勤、法律等各方面内容，因此行政单位所投入的成本也相对较高，而通过运用电子设备，可解放大部分人力资源，更能应对难度较高的工作。运用计算机管理档案，有效节省了时间与成本，同时也略过了加工信息与合成信息的过程，使档案管理更具高效性。

2 信息时代下行政单位档案管理工作面临的机遇与挑战

1）面临的发展机遇。信息时代带给行政单位档案管理的机遇主要体现在三方面：第一，使信息技术与档案管理相融合，更便于档案资源的收集、整理、存储与共享，有效提升了档案管理的工作效率与质量;第二，档案通过信息技术传播有划时代影响[1]。采用信息化的档案管理无需花费过多的时间，降低了保存难度，达到了档案信息作为档案管理的中心地位，这也是档案管理的一个重大转变。档案的信息化管理可有效分离载体信息，采用云存储的管理方式，不单使信息存储容量大大提升，同时也实现了信息存储与传播的永久性;第三，信息技术飞速发展的情况下，使档案记录与管理更具精准性，使档案资源查询更具灵活性、全面性。

2）面临的挑战。信息技术在给档案管理工作带来发展机遇的同时，也带来一定挑战，主要体现在三方面：一是档案信息化管理是一个系统且复杂的管理工作，不仅需要全面考虑本单位的企业规模、权限设置、人员及设备情况等，还应考虑区域因素，对档案管理进行统筹规划。但是当前我国还没有建立统一、规范的档案信息化系统，缺乏相应的资源共享以及互相合作意识，行业之间缺少关联性;第二，计算机设备以及资金方面投入不足，既精通档案管理又懂得计算机知识的复合型人才匮乏。从当前情况看，我国企业中还有很多档案管理人员使用传统档案管理办法，采用纸质管理模式，缺少良好的信息技术水平;第三，存在信息安全风险。木马病毒以及黑客入侵是威胁计算机安全的主要因素，一旦发生这种情况，将会导致计算机内部信息被盗用、丢失、篡改等问题，使企业受到严重损失[3]。我国的计算机安全技术还有待提升[2]。

3 信息时代下行政单位档案管理工作的相关建议

1）加强档案管理制度完善。传统的档案管理部门没有建立行之有效的管理制度，档案管理工作缺少参考依据，导致档案管理效率不高。采用信息化档案管理模式，需要企业内部建立与之相匹配的管理制度，明确档案收集与管理的工作人员，利用信息技术进行档案文件信息记录，能够追溯到档案的来源与存档情况。同时安排专人负责档案查阅工作，防止不法分子对档案信息进行盗窃、篡改，确保档案查阅的合规和合法性。这种可以保证档案管理工作有迹可循，避免一旦出现档案被损坏或者丢失无从查找问题。另外，部门应定期召开工作会议，总结工作中存在的问题，共同商议解决措施，为档案管理出谋划策。在会议召开的过程中，鼓励管理人员共同交流探讨工作经验，互相借鉴学习，提升自身档案管理工作水平。

2）强化信息化档案管理意识。要想提高信息化档案管理效果，需要单位领导以及员工对信息化档案管理有正确认识，提高对档案管理信息化的重视度。组织档案管理人员进行相关知识培训，强化其职业技能。并结合企业实际，制定合理的奖惩制度，以激励档案管理人员的工作热情，调动他们学习的积极性，更好的从事档案管理工作，保证工作质量。同时，将档案管理信息化建设与员工评职称、业绩考评相挂钩，强化其档案管理意识。

3）加大软、硬件设施投入力度。软、硬件设施是档案管理信息化的基础，包括多媒体设备、扫描仪以及计算机等。企业应加大资金投入，为档案管理信息化提供基础保障[3]。应用设备的先进性直接影响档案管理工作的运行速度以及存储空间，是档案管理信息化开展的重要内容。随着档案信息化的发展，应及时进行信息管理系统维护和更新，因此需要单位对软件和硬件设备加大投资力度，促使行政档案管理工作稳步进行，提高信息化档案管理的应用成效，为企业决策提供及时、有效、准确的档案资料。

4）加强现代化与信息化建设，使档案得以充分利用。为促使行政单位制度更好的改革，必须加强档案管理的现代化，促使档案管理全面提升管理效率，发挥其功能。在档案管理的过程中，需要加强现代化技术的应用，以更好的提高工作效率，延长档案使用年限。首先，可利用计算机完成档案的辅助管理，现代技术与设备通过计算机处理，使完成整理的档案资料及时传送至计算机中，档案管理由计算机与纸质共同完成;其次，各级行政部门的档案管理人员应确保信息管理的准确度，使信息传递更加及时;最后，档案管理创新的过程中应加强网络技术应用，将保密范围之外的资料分享给社会公众，使资源全面共享，更体现出档案管理的意义。如此一来，档案管理的治疗与效率更上升了一个等级，档案管理的效率也会稳步提升[4]。

4 结束语

档案管理工作对企业发展有重要意义，能够为企业相关决策提供所需资料，从而提升决策的合理性。信息化时代背景下，需要档案管理人员与时俱进，从传统纸质档案管理中过度到信息化档案管理，认识到信息化档案管理的意义，积极提升自身计算机技术水平，企业也应针对信息化档案管理建立相应的制度，积极面对信息化时代给档案管理带来的挑战，全力提升信息化档案管理水平[5]。

参考文献

[1]张伟.企业档案管理现状分析与对策探讨[J].赤子，2019.10.

[2]陈静.人力资源档案管理对策研究[J].劳动保障世界，2015（14）：10-12.

[3]苏冠贤，宋欢.无纸化办公环境下档案资源整合模式的研究[J].兰台世界，2015（20）：116-117.

[4]贺向楠.优化人事档案管理措施提升人事工作服务水平[J].智库时代，2019（02）.

[5]黄洁梅.事业单位改革与人事档案管理创新初探[J].城建档案，2017（11）.