试论加强医院档案管理工作

骆淑梅

在知识经济时代，档案管理作为一种知识管理，在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。随着医疗改革的日益深化，医院对档案管理工作的要求越来越高，如何满足医院和社会日益增长的对档案信息利用的需要，如何紧紧围绕医院发展宗旨，主动、扎实、高效地服务于医疗、教学、科研、管理等工作，是医院档案管理工作者面临的挑战和机遇。

1 做好档案管理工作的重要意义

档案管理工作是医院管理工作的一部分，是提高醫院工作质量和工作效率的必要条件，是保护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案是衡量一个医院或部门工作业绩与管理水平的重要尺度。医院档案记载着这个医院或部门发展史上的优秀成果，对进一步促进本医院或部门科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好教材。

2 医院档案管理工作存在的问题

1）档案管理意识淡薄，存在薄弱环节。由于档案管理难以产生立竿见影的经济效益和社会效益，因此，从管理层到职能科室到临床一线，对档案管理认识不到位，普遍存在“重临床，轻管理，重业务，轻档案”的意识，只看重临床病历资料管理，对其他的文书、图纸、相片、协议、合同、牌匾等综合性档案资料不重视，认识不到综合档案对医院文化内涵建设和自身历史发展的价值和贡献。受传统观念影响，将管理性文件资料列入日常档案管理，而对医务人员个人自由独立形成的学术著作、手稿不够重视，对医院基础建设资料的收集、保存不够完整，对购置大型设备的资料收集不够全面，往往把它们排斥在医院档案管理之外，致使相关科研档案、基建档案、设备档案比较缺乏，这是目前医院档案管理的薄弱环节之一。

2）医院档案管理机构不健全，范围界定不清。随着医疗事业的进步，档案的内涵和外延都在发生积极的变化，由于目前还没有统一的管理、评估、考核量化标准模式可循，使得各级医院在管理档案时，大都凭自己的经验和实践进行操作、摸索，更谈不上规范化、科学化管理，使许多应该纳入管理范围的档案，徘徊在管理之外。许多医院没有综合档案管理室，医院院办承担部分档案室的职能，负责一般的文书、科技档案、基建档案、音像档案，部分实物档案的整理归档和调阅使用，而科研档案、教学档案分属各个业务部门管理，医疗病历档案归病案室管理，人事档案在人事部门下管理。这就造成了在一个单位形成多部门管理档案的格局，工作分散，没有形成系统清晰地管理体系。

3）档案资源利用率低。“重藏轻用”“为保管而保管”的传统观念仍然存在，长期形成的封闭、被动、单一等传统思维，影响了医院档案信息资源的开发利用。缺乏真正既懂档案业务、又能熟练掌握计算机技术的复合型人才，难以适应网络环境下档案信息的开发利用。这就造成了档案信息资源开发不足，渠道不畅，档案工作披着神秘的禁区面纱，甚至很多人都不知道医院是否设有综合档案室，不知道或不敢查阅档案资料，造成档案资料尘封不动，利用率不高。

4）档案管理制度不健全。在医院目标管理考核体系中，很少将档案管理的制度、职责，纳入医院管理体系。这种管理制度的漏洞，导致管理责任不到位，监管不力，致使相关部门不及时移交第一手材料，各门类的档案资料难以及时完整地进行规范化管理。

5）档案管理专业化水平低。专业性较强的档案管理，要求从业人员不仅要爱岗敬业，更重要的是管理理念要适应时代发展的步伐。由于多种原因，档案管理人员的专业素质参差不齐，知识更新不够快，管理人员缺乏系统的专业知识培训，个别领导甚至将档案室作为随意安置富余劳动力的工作场所，造成管理人员的管理水平停滞不前，管理沿袭传统经验，甚至仍停留在手工收集、检索的操作程序上，影响了档案的收集、利用和开发。

3 加强医院档案管理工作的对策

随着社会信息化水平的突飞猛进和医疗卫生体制改革的不断深化，对现代医院档案管理提出更多要求，加强医院档案管理，有助于医院建立科学规范的管理制度，促进医院整体工作快速发展。

1）增强档案管理意识，完善档案管理制度。档案管理，是医院管理的重要组成部分， 科学、有序的档案管理，离不开健全的管理制度和管理体系。各级医院应切实加强对档案工作的重视，把档案工作纳入医院发展规划和年度计划，与医院业务建设和未来发展同步规划、同步前进，通过专题、板报、讨论等多种渠道， 使医院领导、中层干部、职工都充分认识档案的重要性， 认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。制定一套适合本医院的档案管理制度、考核量化标准，明确职责，逐级逐人落实，确保医院各个门类、不同载体的档案材料完整收集、移交、管理。树立全员档案意识，促进档案管理工作顺利开展。同时，医院应将档案从业人员的培养，纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质，建立档案管理人才梯队，以适应档案业务的发展，推动档案管理水平的提升。

2）重视开发利用，提高档案社会效益。医院档案的价值，体现在为临床、教学、科研、管理工作服务。因此，档案管理人员，应紧紧围绕医院中心工作，牢固树立服务意识，除丰富馆藏外，应主动挖掘、拓展档案信息资源，积极开展医院档案编研活动，对信息深层次加工，提供全方位、高价值的信息共享平台，以提高档案利用率和社会效益，为医院留下珍贵的历史资料。

3）实现档案管理的标准化、信息化。档案工作的标准化，就是要符合档案的各项标准化内容，包括组卷的方式和格式、分类规则、档案著录和标引规则、档案文献编纂规则等。特别是档案整理工作和著录、标引工作是否规范化，对计算机等现代化技术的应用有着重要影响，做到标准化管理，实现档案管理信息化问题就迎刃而解了。

档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。近年来，随着医院办公自动化、信息化程度日益提高，传统的“手工操作”、“立卷归档”的工作模式和“重保管，轻利用”的工作思路已经不能满足医院档案管理工作的需要。医院档案管理信息化程度的高低，直接影响到档案资源开发利用的水平。如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，成为医院档案管理工作的重要议题。这要求医院尽快建立档案数据库，特别是医院人事档案，病案、财务档案等的管理实现数字化;有计划地把缩微、光盘技术应用于档案的管理;充分利用局域网及办公自动化网络系统，实现档案（电子版）管理系统网络化。

4）加大硬件投入，夯实档案管理工作基础。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如防火、防潮、防有害气体、高效灭虫的档案库房，并实现档案室、阅览室、办公室“三分开”;另一方面要引进计算机管理，按科技、党群、行政、基建、文书、仪器设备、财务等不同内容分门别类将医院的各种业务、行政档案储存到计算机中，不但具有检索快捷、方便、高效的特点，而且节省时间，也节省人力、物力和财力，极大地提高工作质量和工作效率。可以使档案信息在现代化建设中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。

5）完善约束机制，提高档案人员素质。档案工作是一项专业性很强的工作，尤其是医院档案的特殊性。培养档案人员高度责任感和责任心，成为较高精力素质，较深的专业技能，确保队伍的稳定性。加强对档案管理人员业务素质等各项素质培训，同时各级档案行政部门和卫生行政部门加强对医院档案管理的业务指导，监督和检查。同时医院档案管理人员，要深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断研究和探索档案管理工作新思路，提高档案管理水平。积极组织医院档案室参与上级档案部门举行的档案工作评估、升级等考评活动，以评促建、以评促改，纵横比较，使档案管理跟上时代步伐。