Microsoft Office办公软件在办公自动化中的应用技巧

黄丹

摘要：目的：通过具体分析Microsoft Office等一系列办公软件在办公自动化中的实际应用技巧，学习并掌握这些技巧，可以来帮助解决在日常办公中的难题，从而使办公软件可以方便快捷的应用于日常办公之中，提升办公的效率。方法：分析介绍MicrosoftOffice办公软件在日常办公过程中的具体应用方法，分析其办公应用的具体技巧，了解应用这些办公软件在办公自动化中的应用效率。结果：MicrosoftOffice软件办公软件功能的强大，操作之简单、快捷、方便、应用性强还有其性价比是大家有目共睹，软件的实际应用技巧，对于办公人员来实行办公自动化来说也是必不可缺的。结论：在日常办公中，学习掌握一些必用MicrosoftOffice软件应用技巧，可以大大提高了日常办公速度，改善办公的一些不良习惯，MicrosoftOf-rice办公软件在办公自动化中，也可以服务于复杂的管理，参与决定重点决策，最终提升工作的效率。

关键词：Microsoftomce办公软件;办公自动化;应用技巧

中图分类号：TP37 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）15-0220-02

1背景和分析意义

1.1选题背景

随着社会科技技术的不断创新，办公自动化的模式开始层出不穷，办公方式的自动化不仅提高了工作效率，而且办公的自动化也是数据化信息管理技术至关重要的保证。微软的Mi-crosoft Office办公软件在这一系列办公软件的竞争中崭露头角，因为其强大的数据处理和文字编辑以及多媒体技术的应用技术，得到了办公人员的青睐。Microsoft Office办公软件也使我们工作效率的提升。

1.2分析意义

Microsoft Office软件在办公自动化中是一个必不可缺的存在，因为办公自动化其自身就是一个不断发展的过程，Micro-soft Office软件尤其是利用互联网技术，将电脑软件在自动化办公中不断普及，使其现今的Microsoft Office软件深受大家的喜爱和推崇。掌握一些必备的办公技巧，成为现今办公人员必不可缺的品质，因此学习和掌握MicrosoftOffice办公软件在办公自动化中的应用技巧尤为重要。

2文献资料与研究对象

2.1文献资料

办公自动化指的是一种新型的办公形式，它借助于计算机网络并与现代化办公相结合的模式，通过这种模式可以实现办公事务的自动化处理，最终影响个人或者群体办公事务的工作效率，最终为企业或部门机关的管理与决策提供科学的依据。而在办公领域的软件主要由Microsoft Office软件占领市场主导地位，其中微软的.Net+关系型数据库（RDB）技术，正应用于Mi-CrOSOft Office软件之中，使其软件有强大的办公功能，使Micro-soft Office软件为广大办公人员所接受。

2.2研究对象

Word的文字处理技术在办公自动化中的应用：今天要求我们办公自动化，word其录入效率高、编辑方便等特点，被应用于现今文字编辑的主要方法，还可以对文章进行排版操作美化文章阅读感受，并且可以以多种方式输出各种版本的文章，大大简化了职工编写文字的压力，使办公更加自动化。

Excel的数据处理技术在办公自动化中的应用：我们正处于一个大数据的年代，在日常办公过程中面对各种各样子的数据进行定性和定量的研究，从而掌握更多的有效信息。要依赖于我们的excel软件进行，因为他是简单式、傻瓜化的操作，对于大部分非计算机专业的职工来说更加容易上手使用excel对有价值的数据进行采集、分析、比较和储存，通过excel数据可以直观的图表的展现，更有利于我们对于信息的处理。

PowerPoint的多媒体技术在办公自动化中的应用：其展示文字可以结合声音、图像对文字进行组合表达，使文字更加生动形象，简化了信息。将其应用于办公自动化，可以拓宽自动化信息处理方式，比如在进行一项工作汇报时，可以通过充分PowerPoint的多媒体技术，将展示的内容结合图像和声音生动形象地表達出来，使工作内容更加有助于理解，提高了办公效率。

3应用软件与技巧

3.1应用软件

现今占领办公软件桌面市场的主要有Microsoft Office的其中主要几个软件，其中以Word、Excel、PowerPoint类软件，为办公主要应用产品，这些产品涵盖了文字处理、数据处理以及多媒体应用技术，从而解决了日常办公中所遇到的大部分难题。

3.2实用技巧

3.2.1 Word实用技巧

1.高级查找与替换。在办公时遇到大量需要修改的文字，可以借助此功能，首先打开需要查找替换的文档，然后键盘按下ctrl+H。会弹出一个对话框。在对话框做相应的设置即可。如果有特殊符号或者需要识别大小写等。可以点开“更多”进行设置。2.word还提供帮助文档，可以帮助我们解决排除故障，用法是打开帮助文档有两种方式：第一种是按F1，第二种是点击页面右上方关闭操作旁边的问号打开。3.world有时处理特殊文件进行双行标题的制作，可以先录入我们所需要修改的文字内容，然后选中分为两行的标题文字，进入开始，然后进入段落，在进入中文版式，最后双行合一，在弹出的双行合一框中，这样就可以为分为双行的标题添加括弧样式，也可据自己需求来进行选择。

3.2.2 Excel实用技巧

1）我们经常会在excel中添加一些图片，可以让添加的这些图片固定在单元格中，这样我们后期调整表格大小，图片也能够自动适应单元格的大小，具体方式如下：首先插入图片，然后将单元格与图片大小调整到一致大小，通过ALT键，然后再用鼠标左键拖动图片，图片就可以自动吸附之单元格边框线上，然后右击图片，在“大小和属性”中的“属性”，勾选“大小和位置随单元格而变”。2）excel还有双击向下填充的功能，可以将光标定位到选中单元格边框的右下角，当光标变成黑色十字后，左键双击一下，就可以填充。3）Excel还有一键求和功能，在办公中如果需要快速的求出行或者列的和，可以先选中该列或该行数据，然后使用“ah+=”，就能一键求和，大大缩短了输人公式计算的时间。

3.2.3 PowerPoint实用技巧

1）我们平常工作中做好的PPT如何快速转换成JPGWNG＼GIF等图片格式，方法很简单通过“另存为”，选择“保存类型”为“JPGWNG＼GIF”，最后选择应用于“所有幻灯片”即可。2）PPT用于美化表格首先“插入表格”，录入内容以后，进入“设计”在进入“变体”选择“颜色”中将表格主题颜色设为“灰度”。然后进入“表格工具”选择“设计”，“表格样式”可以选择自己想要的样式。3）PPT中SmartArt这项功能就为提供很多图片排版版式，这个键可以对图片的版式排版，首先将图片插入PPT中，然后进入“格式”，选择“图片样式”，挑选“图片版式”，例如可以选择“螺旋图”的样式效果，再右键将选择好排版处的螺旋图边缘处，选择“转换为形状”，再进行右击，将整个图片“取消组合”。

4讨论与分析其现实意义

随着信息时代的悄然而至，导致了人们的办公形式发生了翻天覆地的变化，办公自动化技术日益成熟，熟练地掌握办公软件当中的技巧，可以以提高办公效率，人们对于Microsoft Of-fice办公软件越来越熟悉，导致现今有很大一部分的人现在日常办公中离不开，这也正是Microsoft Office办公软件的强大功能受到认可的表现。

由于其在办公自动化领域内的广泛使用，而且现代化的办公设备与这些办公软件高度融合，实现了由实际操作人员与设备一起共同构建的“人机合一”信息操作理念，继而完成我们办公想达到的信息自动化管理目标，最终使公司经济效益趋向良好发展。

随着市场环境对于办公自动化要求的不斷提高，给这些工作人员提出了挑战，就业者现今只有不断地加强对于办公软件技巧的学习，才能更好地驾驭办公软件，充分发挥应用价值，使Microsoft Office办公软件在办公自动化中为我们工作提供更大的帮助，从而提高工作效率。

5结论

随着近年来科学技术和劳动生产力的不断发展，日常使用的工作软件也在不断地更新换代之中，因为日常所需要处理的事务越来越多，所需要搜集的资料也越来越多，这要求我们更好地学习并掌握使用一些在日常办公中必用的一些技巧，提高自身的市场竞争力，从而提高办公效率，以适应办公自动化的发展。正由于现在处于一个大数据的时代，更加应该紧随社会发展的步伐，掌握Microsoft Office办公软件在办公自动化中的应用技巧，就尤为重要，这样才能够促进自身和社会的共同发展。