档案库房管理存在的问题及对策

摘 要：库房管理在整个档案管理过程中有着非常重要的作用，不仅承载着档案历史的资料，更是各种利用档案的基础。在此情况下，企业在档案管理工作中就应该树立正确观念意识，遵循科学化的工作原则，有效开展档案管理工作，促使档案管理工作的智能化实施。本文讲述了笔者单位库房管理存在的问题，也从各个方面探索了库房管理的改进策略。

关键词：历史资料;智能化;档案管理;改进策略

我国档案库房管理历史悠久，新中国成立后，社会各方面对档案的利用十分迫切，需要大量进馆的是珍贵的历史档案。现代社会，我国经济得到了前所未有的发展，对档案库房提出了新的要求，至此智能化档案库房的概念被提出，这是从单一、独立、零散的传统档案库房管理转向复杂、综合、联动的现代库房管理模式，将档案、档案密集架、档案温湿度调控系统、消防系统、档案利用系统和档案库房本身，连接成为一个大型的多功能自动化管理系统。

1 单位技术机构科技档案特点

1）专业性。中交二航院是一个勘察设计集施工项目的单位，主要是承接道路、桥梁、城市建设、水运码头于一体的交通单位，所需归档的档案最突出的特点是它的内容性质或领域两方面，具有很强的专业性，如图纸、图纸说明书、勘察报告、招投标书、初步设计、施工、竣工材料、环境审核档案等。可以分为几类，基建档案，记录着检测实验室设计、图纸、环境要求等建设过程中产生的资料。科研档案，记载着检测项目的立项、科研过程、审核、研发方法及成果、应用于社会的作用等。设备档案，则是采购、合同、设备附件及定期校准，检定等证书，正是这些明显的专业特征，使技术机构的科研档案具有独一无二的专业性。

2）准确性。检测、计量、校准和设计，不论是公路、桥梁、城市建设、综合地方的EPC综合项目，包括设计、建设、施工等都需要用数据“说话”，完整、准确的数据是衡量检测、科研成果及校量的基础，当技术出现偏差还会出完整的修改方案，否则建造出来的工程会千差万别，需要对业主和整个项目负责，准确的满足业主的要求，所以技术资料需要非常准确。

3）多元性。中交二航院从建院以来具有六十二年的悠久历史，建档的历史可以追溯到1964年，除去销毁的档案以外，档案资料非常齐全，自从建立新的办公楼以来，用更大的档案库和密集架来储存档案，不光是储存勘察设计图纸，也需要储存其他的档案，如底图档案、会计档案、技术资料、实物档案、光盘、文书档案等资料，反映的是整个单位的运行情况，而不是单一的记载着单位的技术资料。而许多施工项目里面含有科研项目 ，许多材料交织在一起，是综合多元性的材料。

2 单位档案管理过程中存在的问题

1）档案数字化程度不够重视。因档案室的工作人员比较少，档案数量巨大，所以需要借助外力来帮助完成档案的数字化进程，而借助外力又是需要大量的资金的，所以档案的数字化程度不高，很多进出档案需要依赖人工的力量借出纸质版材料。

2）档案库房办公用房过于简单。本单位档案室面积很大，但是缺乏办公用房，根据我国国家档案局主编的档案馆建设标准（建标103-2008）里面提到：“市级档案馆需要配备的对外服务用房有查阅登记室，目录室，缩微档案阅览室，音像档案阅览室，对外利用复印室，未开放档案阅览室，开放档案阅览室，市级档案馆业务和技术用房使用面积分类有除尘室，消毒室，整理编目室，修史编志室，裱糊修复室，仿真复印室，翻版胶印室，资料编排室，计算机室等等。”而我们的办公用房就是查阅和阅览室，放置档案的库房里包括音像室和实物室，没有复印室，使借阅资料的人员不得不到文印公司复印，也没有消毒除尘室，档案的库房至少还需要服务复印室和计算机查阅室，让借阅资料的人员更加方便快捷，也有利于档案室工作人员工作的方便。

3）科技档案开发利用程度不高。在各档案室的实际管理工作中，只是简单的进行档案的收集、整理、编目、保管的过程，很少对所收藏的档案资料进行开发利用，许多档案都长眠于档案室，再加上利用起来不方便，虽然也有数字化的电子档档案文件，但大部分是采用纸质档案的借阅，致使大部分的档案没有得到充分的利用。

4）档案资料建档完整性不足。许多科研人员的建档意识薄弱，没有真正的意识到建档的重要性。其实部门建立的档案，可能在多年以后由其他部门的人来借阅技术资料以供参考。一旦没有存档，会影响后来借阅者的工作效率。比如在借阅的过程中，可能有人要借投标文件，但里面可能缺少报价的档案文件，致使借阅没有了它该有的意义。所以档案资料的齐全性就显得犹为重要。

3 如何提高档案管理的利用效率

1）提高科研人员归档意识，提升档案人员专业水平。制定专门的奖惩科研人员的归档的机制，对于档案专业人员多进行培训工作，不仅加强档案的专业业务培训，同时还有对专业技术机构的政策文件的学习，了解现在先进的档案管理水平，扩宽自己对档案概念的理解，并且加大对计算机方面的应用，为智能化设备应用奠定基础，建立数据库便于其他部门的科技人员的查阅。

2）加大对智能档案室的投入。所谓库房智能化管理就是将库房温湿度、空气质量、防火防盗、门禁管理、视频监控、档案的自动识别与存取集中到一个系统平台，通过一些软件来进行用户管理，这样档案室的安全既能到保护，又能方便借阅者随时提取有效档案。当然，有库房温湿度和空气质量监测后，除了更加便捷的控制管理，还可以实现库房消毒灭菌，通风换气。加入门禁自动控制管理，视频监控更有利于防火防盗、监测库内情况等，有利于单位更加高效的完成工作。

3）加大对档案室数字化的资金投入。单位的档案信息数字化只完成了2010-2016年的利用率较高的数字化，那么应加大档案信息数字化的投入，把其他年份的信息完成数字化，可以外包给其他数字化公司或者自行完成公司档案的数字化。这样在其他部门人员需要利用档案资料时可以及时快速的获得这些信息。

4）库房的设备及功能室应改造升级。档案数字化有其自身的流程和方法，包括：借卷-档案分析-档案扫描-扫描质检-建立书签-著录索引-总检-还卷-数据备份-数据挂接-归档验收等繁琐过程。既然致力于档案的数字化，那么就应该准备一些设备，可以扫描大的图纸的扫描仪，扫描分辨率参数大于100dpi，准备硬盘大于1T的电脑，需要存储大量的数字化文件，裁切机等。档案大部门是大本子书，而且档案量是巨大的。如果到文印公司裁切，需要费大量的人力和物力，所以应当升级一定的设备，这样会大大提高部门的工作效率，能夠更快的完成数字化进程。

4 结束语

近年来在企业的档案管理工作中，受到诸多因素的影响还存在很多故步自封的问题，不能确保档案的利用率与管理效果。因此，档案管理应该树立创新观念意识，采用有效措施完成创新实践工作，创新相关档案管理内容、模式与思想，从而确保企业档案资料的高效利用率，将档案管理创新实践的积极作用发挥出来。

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作者简介

徐丹（1983-），女，湖北武汉，大学本科，中交第二航务工程勘察设计院有限公司，研究方向：档案管理。