大数据技术在高校人事档案管理中的应用

邓阿琴

摘   要：自我国步入21世纪以来，信息技术得以飞速发展，为各行各业带来了发展优势，同时也带来一定挑战。大数据技术是近些年新兴的一种技术，将其应用到高校人事管理中有重要意义，不单简化了工作难度，同时也能确保管理质量。但是在实际应用中还存在一些问题，对这些问题加以解析，提出解决对策，使大数据技术有效融入高校人事档案管理中，发挥实际作用。

关键词：大数据  人事管理  高校

中图分类号：G270                                   文獻标识码：A                       文章编号：1674-098X（2020）03（b）-0138-02

大数据的概念最早由麦肯公司提出，发展到现在已经在各行各业得到广泛应用，高等教育也不例外。但实际上，由于高校构成人员较为复杂，增加了档案管理的工作难度，采用信息化管理意义重大。随着大数据技术的成熟发展，为高校人事管理指明了新的方向。将大数据技术合理、充分的应用到人事管理中，提高了工作的灵活性，对教学科研以及师资力量强化有积极作用。

1  大数据与人事档案信息化管理的概念

1.1 大数据概念

大数据可理解为在特定时间之内，采用传统技术方式无法完成相关信息的搜集、整理和整合。大数据的特点主要体现在四个方面，即类型多、体积庞大、处理速度快、价值密度低[1]。现阶段，大数据技术已经普遍应用于人们日常以及军事、科研等领域，既能为人们日常的衣食住行提供指导，又可为国家支柱型产业提供价值模型、分析相关数据。大数据为科学研究奠定了基础，为当代人们需求提供数据服务。当代社会中，大数据是信息技术革命的重要成果，意味着一场信息技术革命。不管是对个人而言，或是企业乃至国家，如果不想落后，实现长足发展，就必须与时俱进，重视大数据技术的应用。

1.2 人事档案信息化概念

人事档案从总体分析主要内容为人们从事各类活动所产生的各种数据信息，通过文字和图片的方式进行记录，从而构成一个人的经历历程，对其道德和知识能力等方面做出评价。档案的特点主要是动态性、真实性以及集合性，其中动态性即根据此人的不断发展进行动态记录;真实性即将此人的各种行为和成果做出真实记录，这也是档案记录的重要规则;集合性即记录信息的种类多元化。人事档案管理的信息化不单是单纯通信网络技术与数据库技术的融合，同时也需要计算机使用常态化。基于此，可将人事档案信息化定义为：将高科技技术以及电子设备应用到档案管理工作中，这些档案最终交到相关部门进行统一规划和管理。人事档案管理信息化是时代发展的必然趋势，融入了多种技术，在不断磨合中砥砺前行。数据库技术与计算机技术是信息化管理的重中之重，是传统纸质资料管理走向计算机信息化管理的基础，并采用互联网技术传输连接，通过计算机实现远程管理，使人事档案信息存储有序进行，使用者在提取时也更加便捷[2]。

2  大数据技术在高校人事管理中的应用方向

2.1 信息收集

高等院校包含了多种学科设置、以及复杂的人事结构，导致人事管理工作较为杂乱。采用传统纸质档案管理存在一定局限性，耗时长、精准度低、易损坏、便捷性不强。而采用大数据技术则很好的避开了上述问题，能够将人事档案进行系统性的收集和整理，按照类别做出注释，这也是人事档案信息化管理的基础。

2.2 信息管理

采用人工管理的弊端就在于管理效率低、准确性不高。而高校人事管理工作任务繁重，管理时效性不强将会影响信息使用。大数据技术具有动态性和集合性特点，将其应用到信息管理中进行云存储，使信息管理数字化进行[3]。同时大数据技术对人事档案进行划分归类，使杂乱的档案信息有规可循。

2.3 信息使用

高校人事档案采用大数据技术存储和管理，更便于使用者查询，检索时效以及检索的准确度更高。转变了单一刻板的人事档案信息，更具灵活性，不单查找使用更加便捷，也为高校人事决策提供重要保障。

3  高校人事档案管理存在的问题

虽然我国当前的高校人事档案管理已经逐步完善，也引用了计算机技术，但尚未真正达到信息管理的数字化、信息化和网络化，大数据技术使用不够规范和标准，主要体现在以下几方面。

3.1 缺乏良好的档案观念以及信息化意识

高校人事档案管理过去主要通过人工手动操作，进行信息检索和整理。管理人员缺少信息化管理意识，没有采用多元化的管理方式，致使人事档案信息不具备实时共享功能，在信息查询时效率不高，且工作任务繁重。此外，我国高校档案人事管理人员缺乏良好的档案管理观念，经济投入不足，导致管理人员以及设备匮乏，影响档案管理质量和时效性，没有从根本上意识到人事档案信息管理的意义。

3.2 缺乏资金投入

正如上述所说，我国高校人事档案管理缺乏档案管理观念和信息化意识，因此针对档案管理也没有投入所需资金，致使硬件设备投入不足、软件开发滞后等问题。硬件设备不足、档案室较为简陋，缺乏有效的管理是影响高校人事档案建设的基础因素[4]。现阶段，我国的高校主要应用自主研发的管理软件进行人事档案管理，计算机技术只是在目录编辑中得以应用，与大数据应用相差甚远。

3.3 缺乏应用规范

当前我国的高校人事管理尚未建立规范统一的档案管理指导，现使用的管理指导不具备较强的操控性，无法通用使用。因为技术语言共通性不足，影响了人事档案的应用成效，难以共享档案信息，由此而导致高校人事档案信息没有得到充分利用。

4  大数据在高校人事档案管理中的应用策略

4.1 提高大数据应用意识

应用意识决定应用效果。高校人事档案管理主要是记录学校内的教师以及其他工作者的个人信息、工作经验以及个人成果等。人事档案管理是构成高校人才管理的重要部分，同时也是管理工作的基础内容。只有管理人员具备大数据观念，有意识地将大数据技术应用到实际工作中，才能为大数据应用质量提供保障。在具体应用中利用信息技术对档案信息进行整理、分类与归档，落实人事档案的信息化管理。

4.2 加强大数据管理系统完善

除提升人事管理人员的大数据意识之外，最重要的就是建立完善的大数据管理体系。对于高校人事档案管理工作，通过建立管理系统使大数据应用有理可依，同时加强硬件设备建设，为大数据应用奠定物质基础。基于此，高校应针对校内的各类人才信息资源做出分类，并实现共享。通过这种方式，使高校人力资源建设得到强化，从而为高校学科建设和科研发展提供储备力量。

4.3 全力开发大数据信息资源

在大数据平台搭建过程中，还应重视开发人事档案信息。充分分析各类数据，其中自认人力资源数据是分析的重点，以此达到对师资队伍的全面了解，包括专业情况、年龄和教龄情况等[5]。除此之外，与自身人力资源实际状况相结合，合理完善和优化，提升高校课程设计的合理性，更有利于人才培养。

5  结语

综上所述，大数据是时代发展的标志，为各行各业都带来了一定益处。高校人事档案管理工作较为复杂，工作任务繁重，如采用传统的档案管理方式不利于高校发展，影响信息存储的全面性、精准性，以及信息使用的及时性和共享性。而通过大数据技术的应用则可有效避免上述问题，提升档案的使用率，使档案管理有实际意义。但从当前情况看，我国高校在档案管理方面还存在一些问题，只有充分认识到这些问题，并提出针对性的解决措施，才能使大数据技术充分的应用到高校档案管理工作中，提升档案管理质量。

参考文献

[1] 张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛，2016（4）：157-161.

[2] 魏娟.大数据技术在高校人事档案信息化管理探究[J].人力资源管理，2017（6）：328-329.

[3] 李嫦青.大数据环境下高校人事档案的管理与利用探究[J].中国管理信息化，2018，21（13）：163-164

[4] 王建美.大数据背景下的机关干部人事档案优化管理[J].山西档案，2018（1）：74-76.

[5] 张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题與对策[J].山西档案，2017（2）：71-73.