数字化时代下企业档案管理工作开展策略

李燕

摘要：对于企业而言，整体事业若想获得良好的发展，与档案具有重要关系，科学的档案管理可以为公司发展提供充足资源支持。但是在当前企业档案管理过程中仍然存在较多问题，主要表现为档案管理信息化建设滞后，不利于企业的进一步发展，也影响了档案信息的有效应用。因此，对企业档案管理信息建设途径进行适当分析具有重要的意义。

关键词：数字化;企业;档案管理

档案管理作为企业管理工作中的重要内容，对企业生产经营等发挥着指导作用，只有保证档案资料的完整性与可靠性，才能进一步促进企业的快速发展。进入数字化时代以后，企业应该积极将计算机技术、网络技术等利用起来，不断优化档案管理模式，保证档案管理工作的有序进行，让档案资料更好地服务于企业的发展。

1 数字化时代下企业档案管理工作的现状

企业加快档案数字化建设，将有利于提升档案利用率，突破空间上的局限，充分共享各项档案信息资源，让档案信息资源实现优化配置，真正实现档案精细化管理目标。但是当前企业档案数字化建设中尚存在很多问题，主要反映在管理与软件两个层面。第一，从管理层面来说，很多企业档案管理人员专业化水平有待提升，很多时候一人身兼数职。档案数字化管理对工作人员提出了更高的要求，但是企业缺乏档案业务知识扎实、精通计算机等方面的复合型人才，而已有档案管理人员综合素质不高，存在老龄化问题，为企业档案数字化建设带来了不利影响。此外，企业忽视了对档案管理人员的培训工作，数字化管理水平不高，也未建立起完善的档案管理制度，阻碍了档案管理数字化建设的顺利进行。第二，从软件层面来说，数据库利用率很低。档案数据库系统与专门的管理软件，一般用于扫描录入纸质档案，在完成数字化转换后，如果未能及时更新数据库，将为数据库使用效率带来不利影响。

2 数字化时代下企业档案管理工作开展策略

2.1 强调信息安全

基于计算机、互联网等技术支持所构筑的大数据环境生态，在为人们生产生活带来诸多便捷性服务体验的同时，亦因其高度的开放性、虚拟性，面临着较为严峻的信息安全风险。企业档案收录了一切与企业经营、管理、发展等相关的信息，一旦泄露，极可能造成严重后果。因此，大数据时代下，企业加强档案安全管理至关重要。在实际践行过程中，企业应当树立高度的安全意识，了解大数据时代下的档案管理特性，加强对档案信息的安全流程管理，尤其对于一些异常重要的数据，可直接由上级把控。同时，充分利用各种科学技术手段，营造安全、良好的档案管理环境。为了充分保证电子文档与纸质文档相同的法律效力，注重对签名技术的应用，包括光笔签名、数字签名等，并将之作为审查电子文档原创性、真实性、完整性的重要依据，方便后期查询与追责。同时，企业还可根据实际需求，结合各类档案资源的应用服务范围及特点，导入防篡改技术管理，将数据设置为只读模式，从而确保档案信息安全。另外，随着现代网络科技发展，诸如黑客、病毒等入侵有了较好的防治效果，企业要通过应用加密技术、设置防火墙等方式，确保部分涉密文件的保密属性，同时根据用户访问权限设定访问等级，进行必要的身份认证，并及时更新各类防护软件，以达到最佳的信息安全防护效果。

2.2 构建档案管理制度

构建档案管理制度，可以在很大程度上促使档案数字化信息管理工作的有序进行，实现企业的更好发展。从目前企业的发展中不难看出，档案管理工作存在一定的复杂性与特殊性，基于此，通过档案管理制度的构建，对各环节工作进行约束与规范，不断提升企业档案管理水平。在构建档案管理制度中，可以从以下几点展开：第一，要积极鼓励档案管理工作人员以及企业基层工作人员，积极主动参与到档案管理制度建设中。针对在这一过程中，表现较好的工作人员，要给予一定奖励，激发工作人员的工作热情与工作兴趣。为档案管理制度的构建，提供有效前提保障。第二，在企业档案数字化信息管理工作的开展中，以及在管理制度的构建中，要加强对先进信息技术的利用，在这一过程中，企业要加大投入力度。比如，加大资金投入力度与政策的扶持力度，使得档案管理制度的完善性与科学性得到保障。第三，对于档案管理制度的构建，需要企业各个工作人员之间能够加强联系与沟通，各个部门之间实现信息共享，在档案管理制度的构建中，加强对工作人员的规范与管理，避免出现大型的人员流动问题。通过该种方式，使得档案管理制度的科学性与合理性得到保障，为企业创造更多经济效益与社会效益。

2.3 提升档案管理人员综合素质

档案管理人员是企业档案管理数字化建设中的执行者与实施者，必须提升专业水平和综合素质，才能为档案管理工作质量与效率提供可靠保障。对此需要做好对档案管理人员的培训工作，提升档案管理人员计算机操作水平，确保他们熟练应用档案数字化技能。在进入数字化时代后，档案管理人员也要转变思想认识，提高自身素质，学习各种技能技巧，将档案资料保密工作做到位，保障数字化档案管理工作的顺利进行。

2.4 建立数字资源

在宏观信息化发展格局下，海量文件材料通过计算机、互联网传输，并逐渐形成了数字化信息系统。基于此，企业应当重视前端控制，从源头抓起，建立科学、完善的管理标准，及时保存档案，并生成数字资源库，避免文件或元数据丢失的同时，节省系列管理成本投入。在具体的践行过程中，企业应当大力推动无纸化办公，实现档案文件从形成、核校、审批到发布等各个业务流程的电子化流转，并将相关配套服务集成在管理系统平台上，共享给有需求的部门。同时，对于已经生成的传统载体档案，也需加强其数字资源转化，通过扫描、数据提取等先进科技应用，将之融入到数字资源库中，如此既便于长期保存，又进一步便捷了利用服务。

3 结语

综上所述，数字技术的飞速发展给企业档案管理工作提供了良好的机遇，档案管理信息化也成为可能。为了从根本上提升企业档案管理效率、降低档案管理人员压力，企业应结合现阶段企业业务开展情况，从软件、硬件等多个方面入手构建完善的信息化管理系统，为档案管理信息安全提供充足保障。

参考文献：

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[2] 刘刚.加快数字档案馆（室）建设促进企业档案工作提质增效[J].机电兵船档案，2018（06）.

[3] 解丽蓉.大数据背景下企业档案管理工作探析[J].档案时空，2018（10）.

[4] 李瑞杰.數字时代企业电子档案制度化管理探析[J].机电兵船档案，2018（05）.

（作者单位：潍坊潍州园林绿化有限公司）