公立医院材料核算信息化的问题与对策

范东瑛

摘 要 随着公立医院规模的扩大，业务量不断上升，对材料、药品管理要求也不断提高。一些纳入政府采购目录的耗材通过网上政府采购，便于查询，医用高值耗材在临床科室设立二级库，实时跟踪材料的使用情况。通过信息系统软件办理验收入库记账核算，全方位监测材料的入库、出库，实现了有权限的管理者对信息的共享。本文旨在分析公立医院材料核算信息化的必要性及其现状和存在的问题，并提出改进措施。

关键词 公立医院 信息化 核算

一、公立医院材料核算信息化的必要性

医院材料是指在使用过程中一次性使用，没有实物形态的资产，包括卫生材料和其他材料。卫生材料是指病人在经过检查及治疗后使用过的逐渐发生变化或消失的实物，主要分为介入卫生材料、治疗的卫生材料、特殊卫生材料以及一次性的卫生材料。其他材料包括办公用品、劳保用品、印刷品、杂品、五金工具、电器、水暖等。

手工记账时期，每月需根据仓库转来的入库单及领用单审核其合理性、合法性，按具体物资品名登记明细账，及时结出库存数量、金额。每月末及时编制材料收支存月报表，与仓库核对数量，与财务科一级明细账核对金额，每月材料核算数量，金额发生额大，月底账面数与报表数核准工作量很大。由于按发票入库，每月会计报表中的科室支出不是真实领用，购入也不是当月真实采购，财务科的一级明细账无法真正统驭数量金额账的实际发生额。

随着医用耗材使用量大增，对材料的管理要求也越来越高。材料从入库到领用需全面跟踪，反映每个步骤的实际情况。对于医用高值耗材需计算科室的每月实际领用，并可实时监测库存量，以准确核算科室成本。医用耗材有些计费，有些不计费，手工记账不能实时监测实际发生额。

二、公立医院材料核算信息化后的现状

临床科室根据自身的实际需求，在与采购员沟通以后，在医院内网的采购系统的采购目录内选择物品数量、单价，经领导网上审批以后，采购员根据网上信息采购。临床科室、采购员、相关领导都可以实时关注物流状态。使用信息化管理以后，系统共有入库管理、出库管理、库存管理、会计管理、字典管理等几个功能模块，全方位服务会计查询，并能实现个人权限下的资源共享。

（一）入库管理模块

入库管理模块包括入库业务、发票补登、请汇业务、付款汇总报表、入库单明细查询、入库按单位查询等。其关键环节是入库业务和付款汇总报表。

1.入库业务

平时耗材送达、验收以后，若是属于临床科室备货的，则办理预入库手续，输入数量、单价等，待临床科室实际使用以后，由临床科室审核，会计记账并确认出库。设立二级库，可以计算高值耗材实际科室成本，不虚减利润，又可以实时监控耗材库存量，以防资产流失，对于高值耗材更可以直接跟踪至具体使用的病人。其他材料则根据仓库审核无误的送货单或发票核对系统里的制单状态的入库单，进行审核记账。会计保留送货单，待发票送达后补登发票号码、发票日期，生成入库单并打印。对于一进一出的账务入库，审核记账以后自动生成出库单并审核记账，减少了会计的工作量及会计差错。

2.付款汇总报表

通过付款单-未付-核算报表，反映已入库但发票未到的供货商及材料的金额及其明细;付款單-已付-核算报表反映已入库，发票已到的供应商及材料金额及其明细;请汇单（已付）报表反映已收到发票，形成请汇单即将付款的供应商及材料金额及其明细，内容还包括以前期间发票未到本期已到的发票。3种报表均可按选定会计期间查询。随着期末发票的到来，请汇单形成，也生成了本期付款单（未付）-核算报表和付款单-已付-核算报表，本期的付款单（未付）-核算报表和付款单-已付-核算报表中的总计金额之和等于本期入库总金额。财务科一级明细账可真正统驭数量金额明细账的实际发生额，如供应商查询汇款情况，可直接通过请汇单已付报表查询该供应商的已付金额，并可提供物品明细及发票号明细;通过付款单-未付报表反映医院对该供应商还有多少金额未付及其物资明细;入库单明细查询，按流转单号或物资名称在选定的会计期间，查询入库情况。

（二）出库管理模块

出库业务，对于仓库转来的出库单及时审核、记账。已记账形成的出库单由于按送货单入库，因此反映的是临床科室当月实际领用。按科室查询，在选定的科室，选定的会计期间，选定的物品名称可查询具体科室的领用情况。出库单按用途查询，可统计按其他材料或专项物资或低值易耗品类别下的各科室领用合计。出库单明细查询，按品名或模糊品名查询领用情况。

（三）库存管理模块

1.库存查询

可查询各个物资的实际库存数量，可选定会计期间，选定规格型号，搜索后类似的物品名称会全部显示。

2.盘存业务

盘存业务即在每月末自动生成材料盘点表，经与实物核对以后，改变盘盈盘亏表中的实盘数量形成盘点表，同时自动生成材料盘盈入库单、盘亏出库单，经保管员，会计签字确认后上交财务科。改变了手工账时期以卡片数量核对实数，以实数加已领用未记账减去已收货未入账的数量再与账面数核对，前者大于后者为盘盈，小于后者为盘亏。现在盘点表上的物品库存是库房实际库存，大大减少了核算的工作量。

3.单据冲红

对于红字冲销的单据设置单据冲红功能，选择冲红的入库单或出库单，点击一键记账。

（四）会计管理模块

1.会计月报

可选定会计期间，自动生成会计月报，报表中入库金额反映本月实际采购金额，包括本月发生、货到发票未到和本月发生、发票已到的入库金额，出库金额反映本月发生实际领用金额。报表的入库金额与领用金额应分别与入库单明细金额合计、出库单明细金额合计一致，财务科一级材料明细账可真正监督数量金额明细账，与数量金额明细账真实发生额保持一致。

2.会计期间

在月末结账前设定会计期间，用于生成会计月报的期间。

（五）字典管理模块

字典管理模块包括物资字典和商家单位等。物资字典用于维护物资的核算类别及品名、规格，包括一级核算类别和二级核算类别。例如，总务材料库房一级核算类别包括其他材料、专项物资和低值易耗品;二级核算类别在其他材料下包括办公消耗用品、印刷品、劳保用品、清洁用品。在专项物资下设维修材料及其他常用材料。低值易耗品包括家具、计算机设备与软件、办公设备、棉纺织品、通信设备、电气设备、炊事用具、广播、电视、电影设备、文体设备及其他低值易耗品。在核算类别下，新增物资添加到相应的核算类别项下。

三、材料管理存在的问题

（一）验收不严格

有些材料采购以后直接送达临床，无人验收。有些采购员直接验收，直接送达临床，无第三方监管，违背了内控制度中的不相容岗位相分离的原则。

（二）采购数量大

由于采购人员及其他相关人员缺乏专业知识，临床申请就随意审批或根据以往经验采购，造成一定程度的浪费。

（三）入库程序不严谨

会计审核记账被动采用仓库转来的制单作为入账记录，有时保管员根据个人习惯，套用其他规格入库，或套用其他品名入库，输入品名不规范等等，带来账面混乱。

（四）人工盘点工作量大

月末库存盘点，因库存数量大，人工盘点工作量比较大，容易出错。库存材料摆放不分类，没有物品标签，难以找到需要盘点的物资。

四、改进公立医院材料信息化核算的措施

（一）材料采购要纳入预算管理

应根据前3年的各项材料领用的平均金额制定本年度采购预算金额，采购预算的实施由后勤保障部门掌握年度采购进度，使用经济批量法来确定医院一次订货的数量，可实现订货成本和储存成本之和最小化。医院的耗材需求基本是稳态发展的趋势，需求量比较稳定，单价比较固定，所以适合使用经济批量法制定订货批量、最佳订货批次和最佳订货周期。依据经济批量法确定进货时间点和批次量，可以有效降低耗材的总体采购、仓储成本，将库存量控制在一个最佳状态，以确保临床工作正常有序地开展。

（二）材料领用消耗预算管理

医院财务科材料会计，统一计算出医院各科室前3年的各项材料平均消耗金额，将数据发放给各个科室。各科室根据本年度业务收入预算来修订本年度消耗数量和金额，并将修改后的年度材料消耗预算上缴财务科。财务科汇总后，报医院预算和指挥机构，根据制定医院年度财政预算总体目标及预算方案，批复医院年度各科室消耗预算，并制定年度各個部门预算考评奖惩方案。严格验收手续。材料采购应通过政府采购，公开化，透明化。对于临床领用物资都建议设置二级库，由仓库的出库单转科室的入库单，按每月科室实际消耗数确定科室支出，不定期抽查科室库存量，使科室领用预算更接近实际。

（三）对于购入的材料使用条形码

入库时，随着供应商、数量、单价，出厂编号等的录入，经审核记账以后，系统形成物资台账信息，生成标签并打印，经配对以后贴于材料包装上，出库时再扫一下条形码，表示出库。这个拥有条形码的材料若在临床科室的二级库，可根据科室的权限，输入资产编码，查阅材料的供应商、生产日期、出厂编号等信息，物资管理部门又可以根据二级库材料的使用情况，及时核对二级库的库存，减少了资产的流失。改变了过去随着科室领用，就失去了材料的信息，或很难获得材料的信息。对于拥有条形码的库存物资，根据条形码上的资产编码，登录系统后，可迅速查阅其入库日期、出厂批号，供应商等信息，也可用PDA先下载台账数据，再扫描材料的条形码，根据显示出的资产编码在系统中查阅该材料的相关信息。在库存材料的盘点中，用下载过信息的PDA扫描材料包装上的条形码，扫码完成后，上传信息，在材料清点里显示未清点资产，然后核实实际情况，是否条形码损坏或资产盘亏，确认后自动生成盘点表。

（四）加强职业道德教育

提高仓管和财务人员的职业素质，培养爱岗敬业精神，认真履行职责。引入竞争机制，定期轮岗，与时俱进，解放思想，提高专业水平及业务能力。对于工作突出的职工给予奖励晋升，可使其参与管理，给予更高的平台发挥作用。

（作者单位为苏州市立医院北区财务科）

参考文献

[1] 张春花.分析信息时代医院卫生材料核算管理的新形式[J].中国管理信息化，2017，20（03）：170.

[2] 范慧明，莫次峰.公立医院成本核算下对医用耗材管理的思考[J].会计之友，2016（06）：109-112.

[3] 舒华敏.医院材料核算和管理的策略[J].财会研究，2008（13）：43-44.