浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法

李嵘昌

摘    要：近年来，随着我国社会保险覆盖面的不断扩大，相应的社会保险档案数量急剧增加，从而给社会保险档案管理工作带来了一定的挑战。本文阐述了社会保险档案管理存在的问题，并提出了社会保险档案管理问题的解决措施。

关键词：社会保险;档案管理;问题;措施

随着经济的发展，我国社会保险改革不断深化，同时社会保险的覆盖范围和相应的参保人数也发生了较大改变，社会保险也在逐步向更加规范化的方向发展。社会保险档案管理与参保人员的利益息息相关，而社会保险业务量的增加，使档案管理工作的负担进一步加重，由此可见，随着社会保险业的快速发展，加强保险档案管理工作的分析，对确保社会稳定具有重要意义。

一、社会保险档案管理存在的问题

1、缺乏相应的社保档案管理制度。社保档案管理制度不健全主要表现在两方面，一方面缺乏统一的社会保障档案管理标准，每个省市的标准虽然大同小异，但在归档的范围、管理的形式和档案交接流转等方面存在脱节现象。另一方面是社保档案管理的借阅、保管等制度不健全，在归档文件的时效性、完整性等方面存在较大缺陷，并经常出现借阅忘记归还、档案严重损坏、信息丢失等问题，并且当问题出现后，由于相关工作人员工作不认真、不负责，后续的补救措施未跟上，导致社保档案的参考价值大打折扣。另外，由于社会保障工作涉及到各个方面的内容，形成了当前社保档案管理工作存在多头管理的现象，各个相关部门间的信息不对称，且管理制度和办法不统一，导致出现社保档案管理机制混乱的问题。

2、对社会保险档案管理工作不够重视。由于社会保险工作的重点大都集中在扩大基本社会保险的覆盖面、强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。而且因社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入、人员配备、经费不到位的情况，在各地普遍存在，有些部门无专门的档案室，保管条件差，该归档的档案未归档，档案随意保存、丢失的情况较严重。

3、缺乏社保档案管理规范标准。虽然我国颁布的相关法律法规在一定程度上能起到规范社保档案管理的作用，但其并没有对档案管理的具体工作流程进行规范性的统一，如社保档案的收集及整理等，这样一来会使在实际开展社保档案管理的工作过程中，常会发生社保档案分类不明、社保档案保存期限不当、社保档案处置不力、社保档案管理体制不规范等问题，进而导致社保档案管理工作流程混乱、社保档案管理体制运行效率低下。

4、管理手段和方法落后。多头管理是当前我国社保档案管理工作的突出问题，社会保险档案管理的多头管理与我国社会保险发展历程有关。社会保险档案涵盖的范围广泛，内容繁杂，并且全部的社会保险资料并不在一个部门保存，因此，参保人员若想查询与自己相关的全部社保信息，需访问全部的社保档案管理部门才能完成。虽然近年来计算机技术发展迅速，有些社会保险档案管理部门逐渐在工作中使用信息技术，但受现实条件如资金、设备、专业技术人员等的限制，难以实现社保档案管理的信息化，大多社保机构仍采用纸质材料档案管理，增加了社保档案查询访问的难度。有些经济条件差的地方社保部门甚至未建立专门的档案室，各类档案资料被分割保管，容易造成社会保险档案资料的丢失现象。

二、社会保险档案管理问题的解决措施

1、提高对社保档案管理工作的重视度。首先，加强社保档案管理决策人员和管理层对社保档案管理工作重要性的认识，为了避免管理工作的混乱，可成立档案管理小组，对整个档案管理工作进行统筹安排，同时把社保档案管理工作列入相关人员的绩效考核中，以此来凸显社保档案管理工作在整个社保体系中的重要地位。其次，从社保档案管理人员入手，提高其对档案管理工作的重视，主要方式是通过加强他们对档案管理工作及构建和谐社会关系的认识，使其明白他们的工作关系着人民生活的稳定性，从而在日常的工作中端正态度，表现出积极性，提高社保档案管理的工作水平。

2、实行社会保险档案工作规范化与标准化管理。明确社会保险档案存储的内容、范围、方式、档案室建设标准、配套设备、人员配备、工作职责，并纳入工作考核，统一档案管理软件的开发和利用，形成一套成熟的社会保险档案计算机管理系统，为社会保险经办机构日常业务和参保人员查询提供有力支撑。彻底改变社会保险档案管理各自为政的无序状态，形成纵向统一、横向一致的社会保险档案管理体系。

3、建立健全管理制度。建立健全社会保险管理制度是管理工作有效开展的保障。针对多头管理的现状，社保部门要严格遵循《档案法和社会保险法》的规定，设置统一的管理机构，实现管理工作的集中化。档案行政管理和社会保险主管部门，尽快制定《社会保险档案管理办法》和《社会保险档案分类大纲》及有关各门类社保档案的《保管期限表》，以便各地社保部门科学管理档案。构建完善的社保档案管理体系，还需各基层管理部门做出努力，完善社保档案鉴定、销毁、借阅、查询等制度，在健全的管理制度保障下，确保各门类档案的科学管理，以提高社保档案管理水平。

4、积极利用现代技术，推进社保档案管理网络化。充分利用计算机的网络优势和特点，实现所有社保缴费的网络征收、保费的网络支付，全面掌握社保工作状态，实现无纸化办公，提高工作效率。进一步健全社保信息网建设，让每一个用户都能通过社保档案信息中心的网站，输入自己的社保号就可查询到相关的社保缴费等情况，轻松完成缴费、支付等环节;加强信息的整合与利用工作，挖掘其中对服务社会大众有价值的各类信息，及时提供给有关机构或向社会发布，实现更大范围的信息资源共享，以满足社会各方面对档案管理和利用的合理需求。

三、结论

社保档案管理是社保服务管理工作中不容忽视的重要环节，是社保工作得以有序进行的重要支撑。社保档案是对社会保险登记、缴纳及统计等信息的真实记录，是参加社保的单位及单位员工获保权益的有效记录，是保障参保单位和職工权益的有效依据。强化社保档案管理有助于推动我国社保业务的健康有序发展，同时对投保人员权益的保障也有重要意义。

参考文献：

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[2]张雅娜.社会保险档案管理存在的问题及解决方法研究[J].商情，2016（21）.

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