论秘书的角色定位与能力结构

赵亚莉

摘要：近年来，随着企业形势的发展，秘书的角色从传统向多样化转变，如何把繁杂任务梳理清楚，为领导分忧、为基层服务、为同级助力，秘书的角色定位就显得尤为重要。本文从秘书的定义引出秘书的角色定位要从做人和做事做起，阐述了企业对秘书人员写作、执行、沟通、创新等能力的要求和工作标准，以便更好的实现秘书角色转化，更好的融入工作环境，成为一名专业、成熟的秘书。

关键词：秘书;角色定位;能力结构

秘书是指专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务和日常事务，为辅助领导决策实施服务的人员，是从事办公室事务，办理文书，负责联络沟通，确保办公室及领导工作正常运作，为领导服务的助手。角色是指个人在社会关系中所处的位置和状态，以及这种位置要求的行为模式。任何人都以一定的角色存在于社会关系之中。当个人在执行与社会地位、身份相适应的社会职能时，其心理与行为必然要符合相应角色。秘书的角色，是由秘书在社会中的活动内容和活动方式规定的，是对自己所处的地位和地位所需要的社会责任的认识，是对周围种种人物关系的认识和协调。秘书工作的特点决定了这一职业角色是主观能动和复杂的，秘书如果不能在职业活动中很好的适合这个角色，或难以在不同的情况下顺利过渡并进行角色转换，就会在心理上体验到角色冲突，影响秘书的心理健康和职能作用的发挥。因此，秘书要正确认识秘书职业的角色职能，顺利成功的完成角色心理和职业行为的适应。秘书要做好领导交给的每一项工作，了解秘书的职能和责任，注重培养秘书的角色定位，加深秘书工作的理解，对发挥他们的潜能，促进领导活动，完善工作机制，提高办公效率，都具有很强的现实意义和理论意义。

秘书角色因为角色定位点的不同而包括两个方面：一方面是个人自身的角色定位;另一方面是组织和领导对秘书角色的定位，这种定位更多以角色期望和组织具体的角色规范体现。

秘书是否经常意识到自己是“秘书”，实现社会对秘书角色的期望，是能否进入秘书角色，适应岗位的关键。因此，秘书的角色定位是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动。淡化和削弱了的这种心理活动，秘书人员就不能发挥自己的主观能动性，只能是一个具有力学性能的“机器”，而不可能成为一个优秀的秘书。

例如，人们说秘书是领导者的“高级护理”，贬低了秘书工作，是对秘书工作性质的误判。在现代社会，秘书是领导者、组织者身边的综合辅助和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息、办文、办事、办会为主要职能，同时在政策活动中起到纽带作用，在决策中体现监督作用，是领导的随员和具体事务组织者，是领导的参谋和助手。因此，秘书作为一种特殊的社会角色，不仅有自己重要的工作内容，而且有自己独立的人格，秘书人员是依靠知识，技能和辛勤工作塑造自己的人格。机关是一个企业的核心部门，秘书要参加单位许多重大的活动，面对外部要联系工作，接收信息，处理信息，面对内部要沟通、协调、组织会议、进行研究，处在一个复杂的人际关系的中心。因此，一个好的秘书人员，要具备良好的职业素质，熟练的操作技巧，正确的角色定位有助于秘书在工作中产生“乘数效应”。只有端正态度，摆正位置，定位正确的角色，秘书才能在每天办理很多复杂事情，接触很多人的情况下忙而不乱，有条不紊，更好地为领导服务，做到及时，准确，高效。而如何做人和做事是秘书角色定位的始发点。

一、做人是秘书人员从业的前提和基本条件

做人指的是秘书的性格、外貌和为人的品质，是个人的素质和道德修养。常言道，做事先学做人，作为服务于领导和办公室事务的工作人员，秘书的素质和道德修养十分重要。“仁”、“义”、“礼”、“智”、“信”是秘书正确的工作态度和遵守的职业道德。而清新淡雅的装束，富有亲和力的态度，优美的姿势可以增加个人的魅力，不仅给人们留下良好的职业形象，对秘书的工作也将有所帮助，从而建立与外界联系的窗口，形成与众不同的工作风格。

二、做事

随着时代的发展要求，秘书应掌握的技能也越来越多，要求愈加严格，秘书的办事能力包括办文、执行、沟通和创新能力，是四力合一的综合能力。

（一）办文能力是秘书的基本素质

秘书工作的辦文能力主要体现在文稿的编写、流转运行和使用保管上，办文成为秘书极为重要的工作内容，即使在信息时代的今天，秘书学会网络文本处理技术，以计算机为主要工具的秘书办文是领导和管理必不可少的辅助环节。秘书在撰写公文时要明确组织和领导的意图，要有可靠的依据，不参杂任何个人情感。选择合适的文体种类，使用规范的文种，严格依照格式要求，充分考虑领导者的个人风格和主题内容，选择精确恰当的语言，草稿形成后要根据领导建议和需要反复修改。

（二）执行能力是秘书能力的最佳体现

1.办公室秘书一项经常性工作就是办会，办会不仅需要操办处理具体业务的能力，还要根据领导的意图和工作要求制定大中型会议的筹备方案，有组织、管理和协调业务工作的能力，秘书人员应掌握企业管理技能，虚心向他人学习，如会议组织工作方案和应急方案的议定，审核会议状况，与领导及时沟通，资金的使用监督和紧急事件的处理，会议结束后写会议纪要等。

2.办事是秘书工作的重要任务，秘书要根据程序有效的办理日常事务，按时保质完成各项事务，协助领导处理各种突发事件。对领导活动的安排是秘书工作的重要内容，秘书要具备较强的组织协调能力总结工作经验，需要敏锐的洞察力和快速分析的综合能力，为领导提供有效快捷的信息，辅助领导正确的决策。在工作期间，秘书人员必须接受完成领导临时交办的任务，准确、规范的完成任务，积极、灵活、反应灵敏、准确把握领导意图并遵循办事原则。此外，秘书必须具备全面的知识和管理的综合性工作能力，熟练打字、操作电脑、会速记、懂音频设备和其他专业技术，在组织中发挥其应有的作用。秘书的执行能力包含的内容是具体和繁杂的，其作用是减少领导者的事务负担，应具备良好的办公技能，同时有良好的服务态度和敬业精神，注重礼仪，善于处理人际关系.

（三）沟通能力是秘书开展工作的基础

沟通的技巧和能力是人际环境产生活力的源泉，是形成凝聚力的基础。秘书的辅助工作主要涉及办理公文，处理事务，办理会议等，这些具体工作都是以有效的沟通为基础的，因此，沟通的对象有领导、同事、外来人员三类。日常工作中，秘书应了解领导的脾气、性格，发现运用适当的沟通方法，尊重领导的身份但不吹捧，请示领导的意见但不依赖，主动开展工作但不越权。秘书与同事建立良好的沟通，有助于创造一个真正友好和谐信任的同事关系，形成融洽的工作氛围。与外界交流要学会迅速识别和确认对方的目的和要求，及时掌握对方的想法和需要。

（四）创新能力是秘书工作的生命力

现代中国高度重视创新能力的培养和提升，提出“创新中国”

和“创新就是力量”的概念，秘书作为机关重要部门的一分子，培养创新能力就显的尤为重要，秘书的创新能力就是要求秘书在熟悉岗位情况后，敢于突破传统思维，突破了限制和束缚，提出创造性的想法。只要平时多动脑筋，才会有思考的习惯，有点子、有思想、有创新。一个国家需要创新，一个人更需要创新意识，更多的思考，更多的研究，更多的想象力，充分发挥自己的潜能。美国资深企业管理研究人员说，企业员工的创新意识与员工遵守工作时间一样重要，让创新思维成为员工的思维习惯，企业才有生命力和巨大的潜力。因此，培训秘书的创新意识和创新能力，是现代文秘培训的重要课程，是秘书工作的生命力。

秘书人员虽然经常陪领导外出，但更多的是默默无闻的工作在平凡岗位上，工作内容非常繁杂且辛苦，无名无利，如果要成为一个合格的秘书人员，必须具备良好的心理素质和高尚的职业素养，吃苦耐劳，甘做无名英雄，这样才能做好秘书工作。

总之，秘书要做好自己的工作，我们必须深刻了解他们的角色本质，先知道秘书所担任角色的社会地位、身份和行为。可以在头脑中形成一个秘书角色的立体图像。秘书的职责是做好秘书工作的关键，在企业的秘书工作中，只有把握了秘书的角色特征，对秘书的角色定位和角色意识培养进行深入的分析，才能充分发挥员工的主观能动性，正确的定位角色，从而树立秘书人员良好形象，成为优秀的秘书工作者。