大数据时代背景下的档案管理探讨

金丽

摘 要：大数据时代的来临改变了我国档案管理工作方式，优化了档案管理工作的结构。为了更好地实施档案管理，提高档案的利用率和挖掘出潜在的应用价值，利用大数据技术进行档案整理是当前档案管理创新的主要方向。

关键词：大数据;时代;档案管理

1 大数据技术对档案管理工作的有利影响

1.1有效完善了档案数据的保管工作

在以往的档案管理工作中，主要采取纸质档案的记录模式，但是由于纸质的稳定性较弱，因此，传统的档案管理工作需要在相对稳定的工作环境中进行，如果外部环境出现突变，纸质档案的保存就变得非常困难，容易造成个人档案数据的丢失，原始档案一旦丢失，找相关部门补办开证明相当繁琐，耗时又费力。现阶段，大数据技术有效规避了纸质档案所存在的弊端，其具有灵活性、大容量、稳定性等特点，能够非常有效地对个人档案信息进行保管和整理，能够最大程度地保证档案的稳定性，能够有效地加长档案保存的时限。

1.2有效缩减档案保存成本，提高档案保存的效率

大数据技术具有非常强的可处理性，能够有效提高数据信息处理的熟读和质量，能够有效对信息数据进行分类处理，很大程度上优化了数据处理工作的水平，在档案管理工作当中，大数据技术能够有效地对个人档案信息等进行科学化保存和处理，高效率进行档案管理工作。各类档案的管理需求越来越大，大数据技术一方面降低了档案保存的成本，另一方面有效地提高了档案管理工作的效率，将会逐步取代传统的纸质档案。

2 大数据时代背景下的档案管理策略

2.1增强安全管理，实现资源共享

由于信息化技术迅猛发展，数据不再是纸质的形式，通过计算机使其面对更多的安全问题。信息的安全问题涉及個人，如果信息泄露，个人的安全和信息完全处于暴露状态，个人完全得不到保障。档案信息安全管理，首先要在技术上加强，通过运用各种新技术、新手段，如身份认证、单点登录、人脸识别、瞳孔识别、数据加密、权限设置等，建立起完善的档案信息安全防护系统。对新接手的档案进行严格的审查，从源头上避免信息泄露等问题，对于网上共享的档案资源要进行信息分层，避免在下载和传输信息的过程中泄露资源。其次，要完善针对数据化管理的相关安全规章制度，确保各项工作有章可循。特别要完善档案开放标准和保密制度，注重内网外网的使用原则，注意操作中的流程，避免信息泄露或信息盗用，在信息安全的前提下实现数据共享利用。最后，要建立档案备份数据库，档案数据库方便了档案信息的管理，但数据库储存空闲有限，面对大量的档案资源管理人员必须改变原来的储存方式，降低储存成本。大数据有强大地数据处理和信息储存功能，因此，管理者可以借助大数据技术进行备份管理，这样既保证了档案信息的安全，也方便档案资源的集中管理、开发和利用。

2.2建立数据规范，整合档案资源

大数据的应用行业相当广泛，不同的行业有自己独特的数据资源和管理方式，行业中可能采用不同的数据库去对数据进行整合和统计，这就导致了数据格式的差异，大量异构数据形成信息孤岛，使得数据处理和管理的效率低下。针对这类问题，各行业在进行档案管理的过程中必须建立标准化、规范化的体系，消除信息孤岛。此外，行业可以对结构化数据和非结构化数据合理整合，努力实现对结构化数据和非结构化数据的合并管理，使云计算、大数据技术分析挖掘海量数据成为可能。

2.3创新管理理念，满足管理需求

在大数据时代背景下，档案管理者要充分利用档案资源，深入挖掘档案内容，建立起完善的档案资源库。随着大数据时代背景下档案管理技术手段的提升，对档案管理的要求也不断提升。首先，档案管理部门要树立人性化管理理念，在管理档案的过程中提出以人为本的思想，认真听取档案管理的需求，给予人们平等的信息获取权利。其次，要树立个性化的管理理念，大数据明确了档案管理的分类，人们对档案的管理需求也会发生变化，档案管理者需要收集、分析、跟踪人们对档案管理的需求，预测人们需要的档案内容，推送个性化的档案信息。另外，还要树立知识化的管理理念，在大数据背景下，要营造出开放的档案管理环境，以知识化管理理念为指导挖掘档案信息的内容，完成知识整合和搜索，形成完整的档案管理体系。最后，档案管理部门应树立开放性的管理理念，根据规章制度开放档案信息，贯彻政府新信息公开制度的要求，提高档案管理和使用的效率，促进档案管理行业的创新发展。

2.4提高管理质量，建立管理团队

团队是档案管理的支撑和基础，在各行业的档案管理工作者，应该以大数据的思维去管理档案，不能再是简单收集和装订，这就对档案从业人员提出了更高的要求，要具备数据分析、建模和处理的能力，并成为学习型人才，使自身始终紧跟时代的步伐，因此，档案管理部门应调整招聘要求，多吸收具有大数据信息素养的管理人才，鼓励人才想象创新，将大数据技术合理运用到档案管理工作中。同时，营造良好的学习、工作氛围，鼓励内部人才自主学习大数据时代档案管理的新理念、新技术，提高档案管理人员对大数据价值和作用的认识。管理人员还可以定期参加培训活动，提高自身的创新意识和综合能力，通过互帮互助的工作模式，让年轻的管理者教授年长的管理者信息技术能力，年长管理者向年轻管理者传授管理经验，及时解决档案管理中存在的问题，使每位管理者都参与到管理创新中。另外，档案部门要建立信息化的管理环境，完善基础设施，为档案管理信息化的开展提供硬件支持，提高大数据技术的利用率。

结语

大数据为行业的发展带来了相应的问题，这些问题在档案的管理工作当中有所体现。基于档案所具备的重要性，相关管理人员在对其进行保存、整理时需要保持高度的严谨性。另外，个人的档案信息是实时更新的，管理人员需要及时对信息进行保存，保证档案的完整性、实时性。

参考文献

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