多媒体技术在档案信息化建设中的应用

赵珺

摘要：多媒体技术主要用于文字、图形、图像、声音等信息的处理，在此基础上建立了实时信息交互系统。多媒体技术已逐步应用于人们生产和生活的各个领域。在档案信息化建设过程中充分运用多媒体技术，有利于进一步挖掘档案应用价值，促进档案管理工作的创新发展。基于此，本文就多媒体技术在档案信息化建设中的应用开展探究与分析。

关键词：档案信息化 多媒体技术 实际应用

随着信息化时代的来临，多媒体技术已成为生产、生活活动不可缺少的组成部分。在档案信息化建设过程中，充分应用多媒体技术可以极大提高工作效率，实现了档案的有效利用。同时，传统的档案管理流程得到了极大的简化，工作方法得到了创新，工作理念得到了改变，使档案能够充分发挥实用价值。

一、多媒体应用于档案信息化建设的原则

（一）规范性原则

档案管理应该从整体出发，使用多媒体技术也应亦是如此。首先，要从总体上把档案管理工作纳入规范化轨道，以明确的立足点为导向，实现档案信息化管理平台的架构，从档案收集到档案利用形成系统的管理体系。同时，在档案管理部门的监督指导下，严格制定档案管理流程，不断提高档案信息化管理水平，将档案管理工作渗透到各部门工作中[1]。其次，在档案管理过程中，档案管理人员要注重历史资料的整理，根据不同类型档案的特点进行分类、整理、归档，实现档案程序化、规范化进行工作，确保档案管理质量。

（二）协调性原则

档案管理工作是一项非常重要的经常性、基础性的工作，需要各部门密切配合。做好档案管理工作关键在于积累，重点在平时，尽量做到应收尽收[2]。同时，充分发挥档案信息化沟通平台的作用，有效整合各方力量，形成各部门协同机制，确保各项任务顺利进行。此外，多媒体技术应用于档案信息化建设过程中，要不断提高各部门兼职档案员的主动性，提高多媒体技术的应用能力，联合建设档案管理平台，促进档案管理工作的顺利发展。

（三）服务性原则

档案管理是为档案利用者服务的工作，因此无论是在内部工作中，还是在利用者联系过程中，都要始终坚持为利用者服务的基本目标。在借助多媒体技术建设档案信息化过程中，应建立方便利用者查找所需档案的平台，引导档案管理人员始终保持服务精神、奉献精神，积极改进档案管理工作理念，逐步严谨的工作态度，通过科学的工作方法促进档案管理工作开展，更好地实现人性化服务目标。

二、多媒体技术在档案信息化建设中的应用对策

（一）加强多媒体软件基础建设

加强多媒体软件系统建设是档案信息化建设的基础，多媒体操作系统的建设质量直接影响档案信息化发展水平。因此，有必要督促档案管理部门科学引入软件系统，制定完善的维护计划，提前制定更新方案。同时，根据档案信息化建设的需求，建立专业的档案信息管理平台，优化档案收集、分类、整理、归档、利用等流程，提高利用者的满意度 [3]。此外，在建设档案信息化平台过程中，应确保档案平台与各部門工作相协调，做好系统调试运行工作，逐步完善档案信息化平台的交互功能。

（二）数字化档案处理系统建设

在多媒体技术应用于档案信息化建设过程中，需要对档案信息进行处理转换，借助数字处理系统打破不同档案之间的形态意识，提高档案信息转换效率，并为档案信息化处理、存储、传输创造条件[4]。因此，在档案信息化建设中应用多媒体技术，应着力构建数字化处理系统，确保各种媒体档案信息能进行统一处理形式，防止出现信息孤岛问题。此外，数字化处理系统还应加强档案目录和数据库的建设，根据档案类型进行科学的分类和管理，以提高档案管理效率，满足不同利用者的档案检索需求。

（三）档案信息安全系统建设

在互联网环境中，档案处于开放式环境中，如果安全防护不到位，很容易造成档案泄露。档案安全问题尤为关键，档案管理部门应从保障档案安全的角度进提高整个系统的安全防护等级，引入先进的防火墙技术，确保档案信息化系统的安全运行，消除网络环境中的安全风险。同时，还应防止有价值的档案信息被恶意篡改，有必要建设档案加密、水印、追踪系统，及时发现和处理危及档案信息安全的问题。此外，针对利用者的多元化需求，建立多层次的安全网络，通过设置访问权限对档案信息进行有效的加密，加强对档案信息的有效管理。

（四）纸质档案与电子档案转换

纸质档案的使用时间较为久远，电子档案是信息化时代发展的必然产物，应科学分析两者之间的关系。纸质档案有其自身的优势，相较于电子档案稳定性高，不用担心病毒的侵入，手写原档案可信度高，被篡改可能性小。而电子档案是信息技术发展的产物，具有显著的便捷性，是目前应用最广泛的档案管理技术，但易受网络干扰，档案完整性、安全性问题随之出现。因此，在利用多媒体技术建设档案信息化系统过程中，应明确纸质档案与电子档案的转换契合点，使两者取长补短有机融合[5]。

（五）推进多媒体档案库建设

档案库产业既是高投入产业又是高科技产业，档案库建设需要采用大数据、云计算处理方式，使档案库能够优化处理各类档案。在档案信息化建设中实现多媒体技术的应用，应有效将海量的档案信息引入多媒体档案库中，不仅要合理缩小档案容量，还要科学设计传输端口，明确档案传输方式和流向，使多媒体档案库各模块高效处理大量涌入的档案信息，确保档案信息化系统平稳运行。

三、结束语

综上所述，将多媒体技术引入档案信息化建设中，不仅可以促进档案管理信息化的发展，而且可以为用户提供丰富的档案服务。在此基础上，档案管理人员应加强多媒体软件系统、数字化处理系统、档案信息安全系统、多媒体档案库的建设，注重档案信息安全防护，使档案信息资源最大限度的利用，满足利用者多元化需求。

参考文献：

[1]胡毓.浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用 [J].卷宗，2021，11（4）：127.

[2]杨敏.档案信息化建设中多媒体技术的运用与研究[J].数字通信世界 ，2020（4）：267.

[3]卓玛漕.浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用[J].中文信息，2020（1）：97.

[4]宋维.多媒体在档案信息化建设中的应用 [J].办公室业务，2018（15）：35.

[5]刘晶.浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用[J].科技创新导报，2017（4）：133-134.

（作者单位 ：苏州市人力资源和社会保障局）