试析疾控中心档案管理的信息化和科学化建设

唐亚梅

[摘要] 现代社会中，工作人员要想做好疾控中心档案管理工作，就要積极转变传统档案管理理念，创新档案管理工作方法，从多个角度出发，开展档案管理的信息化与科学化建设，带动我国医疗卫生事业发展。该文简要阐述了疾控中心档案管理工作，进一步探究了疾控中心档案管理的信息化建设与疾控中心档案管理的科学化建设，以期为我国医疗卫生事业提供稳定的档案管理工作基础。

[关键词] 疾控中心;档案管理;信息化;科学化

[中图分类号] G270 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）02（b）-0100-03

[Abstract] In modern society， if staff members want to do a good job in the CDC's archives management， they must actively change the traditional archives management concepts， innovate archives management methods， and carry out the informationization and scientific construction of archives management from multiple perspectives to drive Development of China's medical and health undertakings. This article briefly explains the work of CDC file management， further explores the information management of CDC file management and the scientific construction of CDC file management， with a view to providing a stable file management foundation for China's medical and health undertakings.

[Key words] CDC; Archives management; Informatization; Scientific

随着我国社会水平的不断提升，档案管理工作模式随之发展，档案管理学理论基础不断完善，人们对档案资源的作用产生新的认知。想要建设疾控中心档案管理的信息化和科学化，工作人员首先就要明确认知疾控中心档案管理的两级管理，明确疾控中心档案管理的资源范围。在此基础上，档案管理工作人员要建立疾控中心档案资料信息化电子采集系统、建立疾控中心档案文件信息化电子储存平台、建立疾控中心档案资源信息化共享平台、建立疾控中心档案信息化管理机制，全面建设疾控中心信息化档案管理体系。

1  疾控中心档案管理工作探析

1.1  疾控中心档案管理的两级管理

现阶段，疾控中心档案资源愈发复杂，档案管理内容增多，基于此种情况，档案工作人员要积极提升自身档案管理专业素养，学习档案管理的两级化管理，在疾控中心综合档案科室的监督下，对疾控中心的技术档案施行中心管理与疾控所两级化管理[1]。

1.2  疾控中心档案管理的资源范围

在疾控中心档案资源愈发复杂的背景条件下，工作人员要对档案管理的资源范围进行划分及确定，确保疾控中心档案资源的可参考性与可利用性。档案管理工作人员可以将疾控中心的档案资源进行范围划分，其中包括：常规型卫生监测资料、疾病情况调查处理及结果资料、健康危害因素资料及病理检验资料;其中常规型卫生监测资料包括监测小结及记录、监测报告、控制分析、卫生检查及抽查材料等;疾病情况调查处理及结果资料包括一般疫情处理材料、食物中毒病情处理资料及报告、污染事故检验结果及处理报告[2]。

1.3  疾控中心档案信息化管理背景

现阶段，我国各地区的基层疾控中心档案管理部门的管理工作模式仍处于行业发展的初级阶段，档案管理模式相对落后，管理方法较为单一，大多数的疾控中心仍然在使用纸质管理方法，其管理水平无法满足现阶段日益提升的档案管理需求。这种情况主要由两点原因共同造成，其一是一些疾控中心管理人员缺乏正确的档案管理思想，忽视了档案管理工作对疾控中心整体发展的重要价值，忽略了档案管理工作在疾控中心整体工作体系中的必要性，从而缩小对档案管理的投入比例，促使档案管理工作模式发展缓慢;其二是大部分在职档案管理工作人员的信息技术水平较低，且不具备终身学习思想，无法熟练掌握档案管理信息系统的操作方法，造成档案管理工作信息化水平较低，影响档案管理工作的信息化、科学化建设。

现代社会背景下，政治、经济、文化的全球化发展加快了信息技术的推广与应用，我国已经全面进入“互联网+”时代，我国网络环境主要有信息技术、通信技术、多媒体技术及网络平台技术共同构成，疾控中心的档案资源也日益丰富，其逐渐由传统的文字、声像、图片资料转化为数字化资料，疾控中心各部门调取资料的方式也逐渐由原本的档案室调取实物资料转变为内部网络调取阅读网络文本信息。基于此，疾控中心档案管理人员要及时转变自身工作思想，与时俱进，顺应时代发展趋势，积极主动融入信息化社会环境，配合疾控中心档案管理模式的信息化建设，尽快实现疾控中心的档案资源共享，促进现代社会疾控中心档案资源管理与利用发展。

2  疾控中心档案管理的信息化建设

2.1  建立疾控中心档案资料信息化电子采集系统

要建设疾控中心档案信息化管理模式，首先就要建立疾控中心档案资料信息化电子采集系统，实现档案资源采集信息化。近年来，信息技术被广泛应用于各个领域，资源文件的存在形式逐渐由传统纸质形式转变为电子文件形式。基于此种情况，档案管理工作人员要充分了解电子文件的特性，认清电子文件在信息系统中的数字编码形式，并以此为基础引入管理技术。档案管理工作人员要完善现有档案电子文件的采集体系，积极引进多媒体技术与信息数据库，从而提升疾控中心档案管理的信息化水平[3]。

2.2  建立疾控中心档案文件信息化电子储存平台

要建设疾控中心档案信息化管理模式，就要建立一套健全的疾控中心档案文件信息化电子储存平台。随着电子文件数量的不断增多，计算机的存储压力逐渐增大，存储空间紧张，容易发生由于存储空间不足而引发的系统崩溃，导致电子文件丢失，影响了疾控中心档案管理工作。因此，工作人员要重视电子文件的储存问题，从安全、稳定的角度出发，积极引进先进的网络存储技术，在条件允许的基础上，疾控中心可以考虑自身档案管理的实际情况，定制具有针对性的网络电子储存平台，优化网络储存设备，建立网络储存系统。

2.3  建立疾控中心档案资源信息化共享平台

要建设疾控中心档案信息化管理模式，还要顺应时代发展趋势，在现存档案管理模式中融入“共享原则”，建立疾控中心档案资源信息化共享平台，提高疾控中心档案资源利用率，充分实现档案管理工作的价值。首先，疾控中心档案管理工作人员要将纸质档案转化为数字化档案，将传统的纸质文件统一输入到电子系统中，并配套安装档案信息的全文数字化信息查询系统、内部档案信息共享系统、档案保密系统与档案资源调取系统，改善现阶段档案资源电子化管理的漏洞，提高疾控中心档案办公室的资料服务质量。然后，疾控中心档案管理工作人员要积极利用网络优势，建立一个高水平的档案共享平台，在共享平台中实现疾控中心各部门之间档案信息的互相借阅、参考，并充分推广电子档案查询系统，带动疾控中心各部门人员共同推动档案资源信息化共享建设[4]。

2.4  建立疾控中心档案信息化管理机制

要建设疾控中心档案信息化管理模式，就要重视档案资源文件管理的作用，保证疾控中心档案资源信息的真实、准确、完整，强化对档案资源信息的分析、整合、著录、分类及归纳等工作，并提高档案管理工作的监督程度，建立健全完善的疾控中心档案信息化管理机制。首先，疾控中心档案管理工作人员要控制档案信息的电子文件转化过程，加强对电子文件从录入到归档各个环节的管理。然后，要强化档案信息资源的借阅监督，在借阅时采取只读形式，避免档案信息发生丢失、错误、残缺的现象，提高档案资源管理效用。最后，工作人员要建立电子文件的预归档机制，避免档案资源在分散的情况下产生变化和损失，并保证已形成电子档案的稳定性，避免部分工作人员任意篡改档案信息。

3  疾控中心档案管理的科学化

3.1  开展内部继续教育，打造科学化档案管理人才队伍

首先，疾控中心管理人员要重视现代社会经济发展趋势对档案管理模式的改变，提高疾控中心档案管理工作人员专业技能与职业素养，开展疾控中心档案管理工作人员继续教育，打造一支科学化档案管理人才队伍。疾控中心领导要正确面对现阶段疾控中心档案管理人员非专业人士的情况，为档案管理人员提供档案管理专项培训，提升在职档案管理人员的基本职业素养;还要定期开展档案管理模式发展的专项培训，进行新兴档案管理工作理念的培训，带动在职档案管理工作人员共同进步，为疾控中心档案管理模式的科学化建设奠定基础[5]。

3.2  营造良好影音档案保存环境，提升档案管理科学性

其次，疾控中心领导要认清档案管理发展形势，认真分析近两年疾控中心档案资源的组成结构，对现阶段大量产生的影音档案资源形成正确认知。相较于传统纸质档案，影音档案的保存条件更加苛刻，更容易受到潮湿、高温等外界因素的影响，虽然很多影音资料均是通过电脑系统进行保存，但是仍然存在电脑病毒影响电子档案资源管理的情况。基于此种情况，疾控中心要进一步完善影音档案保管环境，促使影音档案资源保存手段的科学化发展，提高档案管理科学性。

3.3  建立科学化档案管理机制，促进疾控中心档案管理发展

再次，疾控中心要实现档案管理的科学化，还要建立健全的科学化档案管理机制，明确提出档案资源的相关管理制度，提高疾控中心档案资源管理的科学性。疾控中心可以从档案资源归档的角度考虑，建立相对健全的归档制度，并在档案资源归档时对其文件信息进行全面、细致的检查与复核，确保档案资源信息的完整、准确与有效，还要保证其与纸质版文件保持一致，保证档案资源的唯一性。另外，疾控中心档案管理部门还要对档案资源进行文件利用管理，在借出档案时提供电子版的拷贝文件，禁止提供原版文件或纸质文件，提高档案资源的安全性，避免发生档案泄露或损伤的情况发生[6]。

3.4  创建科学化考评机制，激发档案管理人员工作热情

最后，疾控中心要创建科学化的档案管理工作考评机制，细化档案管理部门激励制度，通过奖励与惩罚激励工作人员，激发疾控中心档案管理工作人员的工作热情，充分调动其积极性，全面实现档案管理工作的科学化发展。疾控中心可以针对档案管理部门的工作性质，针对档案的信息搜集、档案利用率、档案整理效果、档案价值鉴定、档案统计及档案编辑等多个工作环节进行考评，并提出相对完善的考评细则。

4  结语

综上所述，档案资源管理对疾控中心医疗服务的发展具有重要促进意义，其不仅能够有效调节疾控中心内部人力资源配置，还能够提升疾控中心医疗资源的管理水平，为疾控中心的可持续运行奠定基础。要想推动疾控中心档案管理工作信息化与科学化建设，就要从制度与管理两方面入手，建立健全的信息化档案管理机制，提升档案管理水平，从而实现档案管理的科学化发展。

[參考文献]

[1]  方泉.浅议基层疾控机构档案管理信息化建设[J].办公室业务，2018（24）：89.

[2]  李晶.基层疾控档案管理信息化建设研究[J].办公自动化，2018，23（16）：56-57，64.

[3]  刘燕.探析疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].办公室业务，2018（11）：49.

[4]  徐国梁.疾控中心档案管理的信息化和科学化建设分析[J].办公室业务，2017（6）：83.

[5]  胡海.浅谈疾病预防控制中心档案信息化建设[J].办公室业务，2017（4）：85.

[6]  邓婉丽.疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].办公室业务，2015（24）：76.

（收稿日期：2019-11-11）