关于档案开放与档案信息安全管理的探讨

陈少敏

【摘 要】档案是重要的社会信息资源，具有特殊的信息价值。信息化条件下的电子档案成为主要的社会信息方式，在档案信息的开放利用中，档案信息的安全显得尤为重要，做到档案开放与利用并重，确保档案的安全，促进更好地开展档案信息开放利用工作。

【关键词】档案开放;信息;安全管理

档案是社会发展的产物，记录着人类社会发展的足迹，是历史延续并赋予我们的宝贵信息财富。确保档案信息的安全情况下，做好档案的开放利用是档案管理工作的要求。当下档案的开放和信息的安全管理面临很多问题，新兴的电子档案的管理利用面临的挑战更加严峻。所以，加强档案的开放利用与做好档案信息的安全管理都显得非常紧迫和必要。

一、目前档案开放利用的现况

目前，为满足社会档案信息的需要，各级档案管理部门加大了档案对外开放的力度，档案开放鉴定工作也有序开展，大量到达档案开放年限，符合档案开放条件的档案已经面向社会公开利用。但是，在实际工作中受各方面条件和因素的影响，整个档案信息资源的开放利用程度仍然不高，开放比例较低。据统计，就目前保存的档案信息资源的开放比例不足所存档案总数量的三分之一。主要原因，一是档案鉴定开放工作开展不够，未能对应当按规定进行开放的档案及时进行鉴定，导致到期档案无法向社会公开提供利用。二是现代信息化条件和环境下，网络漏洞、网络病毒、黑客和系统漏洞等不安全因素直接威胁着档案管理软硬件和系统的正常使用和运行。三是计算机条件下电子档案管理更容易被非法传输和复制，甚至恶意删除导致档案信息的彻底消失，严重威胁着电子档案的安全。四是管理技术和人才方面的限制，容易在档案信息安全方面出现失误，导致开放利用水平不高。

二、档案开放与信息安全的重要性

档案开放是发挥档案价值作用和社会民众对档案信息需求的要求，是市场经济发展的客观规律。做好档案开放利用工作，可以有效推动依法行政，助力科学决策，提升档案社会影响力，推动社会文化和精神文明建设双提升。不管是实体档案还是电子档案，它的存储都需要一定的载体形式，这些档案载体在管理过程中不可避免的会受到一些外界干扰影响，一旦档案实体损毁或档案信息丢失都将造成无可挽回的损失。特别是新形势下的电子档案管理，计算机网络安全成为新的档案管理形势下的安全关注重点，这就需要更加重视档案信息的安全管理，也增加了档案安全管理的难度。所以，不管是从传统档案管理角度还是现代新型档案管理要求，做好档案的开放与信息安全管理防护都非常重要。

三、正确认识档案开放与信息安全的关系

档案管理的根本目的是，发挥自身价值为社会提供利用服务。满足社会民众的档案利用需求，及时向社会开放档案，可以更好地发挥档案的价值，也让档案服务社会的公益性得以更好地体现。做好档案开放工作要严格执行有关开放工作标准和规定，其中严格执行有关档案信息安全管理规定显得尤为重要。只有确保档案信息的安全管理才能更加高效全面的提供利用服务，不能简单地用保证档案信息安全为借口，限制档案的开放利用，也不能以更加方便的为民众提供档案开放利用，忽略了对档案信息的安全管理。由于档案的孤本性和不可逆性，在开放利用中一旦档案实体和档案信息遭到损毁，将给档案资源安全管理造成巨大的损失，平衡好档案开放与利用关系，是有效和长期发挥档案信息资源价值的关键。

四、档案安全保障措施及防范体系建设

（一）加强基础安全建设。档案门类不同，保管要求也不尽相同，如实体档案的纸质、胶片、照片等载体材料要确保可靠性和稳定性，可实施分区保存，分别配置安全管理设备。档案适宜在温度是16-24度，相对湿度在45-60%的环境下安全存放，并且每昼夜温湿度浮动不能过大。还要按照《档案馆建筑设计规范》的要求严格设计管理，确保纸质档案不受温湿度的影响而发生化学变化，损坏档案的齐全完整。电子档案管理要严格按照电子档案安全管理规范，确保电子档案的生成在安全的环境和可控的条件下生成，电子元数据也要真实可靠，还要确保档案信息网络的专用和各项技术运行的安全。

（二）健全完善规章制度。《档案法》是档案管理的根本依据，是其他档案法律法规制定实施的总遵循。当前，大部分单位档案安全制度还不够完善和规范，除档案保护和信息安全等方面的规定外，实体档案的安全管理主要依靠于落实查阅利用制度和库房“九防”措施来实现，严重影响了档案信息的储存和传输共享安全。这就非常有必要强化档案安全管理制度建设，增强档案管理人员的安全风险意识，还要落实好档案管理应急预案制度，用制度保障档案安全管理落实到位。

（三）增强安全技术防护能力。档案利用过程中，加强对利用过程的监管，提升技术安全管理能力是确保档案信息安全的关键要素。对存储档案信息的微机置于安全的管理环境之中，安装并落实管理软件和应用系统全面消杀毒措施，实施档案信息数据异地异质备份，及时将档案信息存储于光盘、磁盘和服务器中，防止档案信息受到损坏和基础档案数据的丢失。

（四）完善档案安全管理体系。要建立档案工作管理机制，明确档案管理机构和网络，形成档案安全管理决策、安全管理实施的工作机制。要实施档案安全管理长期规划，明确具体目标，加强管理制度的执行和落实力度，切实保障档案信息的安全。

（五）发挥电子档案的管理利用优势。电子档案区别于纸质档案，管理方面更加简洁和安全，主要表现为：電子文件的管理环境对气候和温湿度的变化适应性较强，不容易被破坏;电子文件的使用可以采取设置进入口令和专门授权、加密技术、防火墙等技术措施限制非法和无关人员的利用，有效防止档案数据丢失，保证档案信息的安全。

五、结束语

信息化时代，档案的开放利用已经成为社会的迫切要求。然而，利用过程中做好对档案信息安全的管理也面临很多挑战，需要档案管理人员采取切实可行的安全管理措施，完善档案安全制度，促进档案开放利用与管理信息安全管理的有效衔接，实现档案开放与信息安全管理水平不断提升。

参考文献：

[1]刘英.论档案信息化建设与档案安全管理[J].科技视角，2017（10）：15-16.

[2]陈营玉.档案信息化建设与管理[J].城镇建设，2018（09）：33-34.

[3]方勇.对档案开放与档案管理的探讨[J].科学与技术，2018（11）：37-38.

（作者单位：潍坊市技师学院）