电子信息化管理模式在档案管理中的作用研究

刘阳

摘 要 现代化社会高速发展的同时，信息化技术也在不断优化创新，同时，因其具备其他技术无法比拟的优势，使其在各个领域得到了广泛应用。电子信息化管理模式即是通过计算机磁盘进行文字材料的存储和记载，从而完成档案管理，管理内容涵盖报表、信件、文书、电子图纸等。对此，本文将简述电子信息化管理的含义，然后分析档案管理中电子信息化管理发挥的作用及其实践应用。

关键词 档案管理;电子信息化管理;信息技术;作用

引言

相较于常规档案管理方式，电子信息化管理具有十分突出的管理优势，主体作用在于能够有效管理信息化电子文件，但是，并非是具备直接阅读纸质文件的能力，而是通过新型计算机完成文件内容的读取，由此达到整体提升处理、传递速度的目的，同时，不会被其他因素影响，为信息使用、处理、存储提供了巨大的便利。

1电子信息化管理含义

电子信息化管理是时代发展的产物，作为一种高新技术，能够通过计算机网络存储和处理信息数据，整体提升信息管理水平。一般来说，需要在U盘或者硬盘中保存信息，然后使用计算机技术，分类、综合、传输、转换数据，从而提升数据共享的效率。电子信息化管理的优势十分突出，能够有效处理文字信息、语音信息、图片信息、视频信息，能够迅速调取数据资料，整体提升了管理的高效性、便捷性，同时能够减少纸张资源的使用，有助于保护环境，推动国家可持续发展[1]。

2档案管理中电子信息化管理模式发挥的作用

2.1 实现资源共享

在档案管理中使用电子信息化管理整体优化升级了档案管理工作。相对而言，人工管理效率低下，且存在覆盖面狭窄的不足之处;而电子信息化技术能够信息化处理文字信息、图像信息，同时能够促进电子文件的方便快捷使用，同时能够方便查询，能够在网络中进行共享数据，整体提升管理效率，同时能够避免管理错误的发生，有助于保证管理质量，落实信息一体化，从而快速额完成档案存储速度和归档速度。

2.2 提升检索效率

传统档案管理都是由人工操作进行，更注重人们对于数据的处理与收集。海量档案需要工作人员逐一规划总结，而人工是有限的，档案一时之间得不到有效处理必然会影响其检索效率。在档案管理中耗费大量时间会一定程度损耗人员精力。而电子化信息管理能够规避这一不足之处，只需在档案管理系统中输入档案信息便能够在检索框中查询到所需档案内容。其能够减少错误的出现，能够缩减工作人员的工作量以及减少人工数据，是一种促进检索效率提升的有效举措。

2.3 提升精准度

许多企事业部门都需要档案管理，其中所涉档案种类繁多、内容多样，使得整个工作极为复杂，同时需要工作人员具备良好的职业素养[2]。以往的档案管理，工作人员需要完成档案建立、归类、存储等一系列的工作，通过反复核实才能够完成储存工作，整体工作效率低下，且无法保证管理的精准度。电子信息化管理则能够很好地实现这一点，能够解决海量档案数据烦琐、复杂的问题，直接在电脑中录入信息，使用极为便捷，且不会占据大量空间，不仅保障的了管理的安全性，还提高了管理的可靠性。

2.4 提升时效性

以往档案管理工作往往需要耗费大量时间精力，且工作内容多样繁杂，大多数通过手工抄写的方式完成，整个效率低下，还容易发生手工抄写出错的情况。同时，难以完整保存，纸张随时间延长会出现模糊不清的情况，以至于许多档案无从查找。而电子信息化管理能够分类管理档案，能够保证管理的时效性、准确性，同时能够保证管理质量。第一时间将档案输入数据管理系统中，能够方便查询，同时能够避免人工管理实务导致工作滞后现象的发生。

3档案管理中电子信息化管理模式的应用

人工开展档案管理不仅会浪费人力资源，还有可能造成管理差错，影响整个工作效率。电子信息化管理手段能够有效规避纸质档案管理的不足之处，高效实现资源共享。

3.1 完善档案收集整理

档案管理的主体在于档案收集管理，以往该方面的工作的对于空间、时间有着较高的要求，同时存在一定限制。电子信息化管理可以通过数据转变为电子文件，然后由工作人员进行编号处理，保证了管理的系统性、逻辑性，为后续查询搭建了便捷的途径。

3.2 提升信息化意识

为整体提升档案管理水平，需要不断档案提高管理所涉工作人员的信息化意识，并将意识转化成积极工作的动力。具备良好的意识是开展工作的基础，只有这样才能够将信息化建设落实在档案管理中。相比以往纸质档案管理，信息化建设存在许多的差异，对于信息化水平提出了极高的要求，唯有这样才能够从人工管理转化成信息化管理，并保障档案管理效率和质量。

3.3 保障档案管理安全性

计算机网络已经在各个领域得到了广泛应用，同时紧密关联着人们的生产生活以及学习。因此，要想优化创新档案管理工作，必须构建行之有效的安全管理模式。完善制度体系的构建能够保障档案管理工作的顺利开展，而尚未完善的制度体系必然会影响档案的利用率或者重估，同时容易发生随意盗取的情况，严重影响着档案安全性[3]。所以，必须构建完善管理体系，同时对工作人员展开专业化、全面化的培训，整体提升其计算机操作能力，强化工作人员安全意识，保证档案管理工作的顺利推进。

3.4 落实标准化建设

电子信息化档案管理是一项复杂且艰巨的工作，其中涉及内容繁多，极易发生遗漏。所以，落实标准化建设非常关键，由此需要获得相关部门的配合与重视，减少不足之处的出现，严格执行行业标准落实电子信息化档案管理建设，保证管理的保密性、安全性。

4结束语

现代化社会的高速发展，许多的企事业单位都需要开展档案管理工作，并且档案管理成为许多企事业单位发展中不可缺少的资源。归档管理有效资源，是一项烦琐、复杂的工作，为减少人工处理失误的发生，为保证管理的精准度、时效性，通过电子信息化技术实时管理工作，能够保障管理的整体水平和质量。

参考文献

[1] 李静.浅谈电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].中国管理信息化，2019，22（10）：192-193.

[2] 张旭，文倍蕾，郭丹.浅析电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].数字化用戶，2018，24（40）：128.

[3] 孙青.探究电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].经济研究导刊，2018，381（31）：201-202.