档案“数字化”管理模式的透视与构建

王辉

摘 要 云计算、大数据已成为新时代的主题。大数据技术既有挑战又有实践创新的机遇，对档案管理工作有着重要的现实意义。

关键词 数字化 管理模式 透视 构建

中图分类号：G271文献标识码：A

随着大数据时代的到来，民政档案管理工作发生了一系列变化，其中包括理论和构建方面，如云计算、物联网等技术发展等。因此，档案管理部门应该构建科学的档案管理系统，强化档案管理机构职能，保证档案管理工作高效运行。

1大数据时代背景下档案信息管理存在的问题

将信息数据收集、整理、统计等环节整合为结构化的数据资源，是大数据技术的一大优势，对信息化档案管理开启强大的推动作用。然而，审视当前的档案管理，仍存在信息资源不全、管理方式落后、服务价值缺失等问题。

（1）档案信息资源不全。要实现大数据技术对信息数据资源的价值创造，就必须把实施层面产生的大量原始文字、图表、声像等不同载体信息和实物进行保存，才能发挥大数据的技术优势。但随着信息技术的发展，使得在日常档案管理工作中的过程轨迹与纸质文字描述的实况已经不能单纯用某一类数据进行描述。比如，在民政领域的救助工作，如果仅将救助的入户调查、公示等进行归档，显然无法涵盖整个救助活动，严重破坏档案信息的完整性和持续性，直接影响对档案信息价值的挖掘和利用。

（2）档案管理方式落后。在信息时代，档案资源开始由传统的“有纸化”形式向“无纸化”转化。审视当前的档案管理方式，档案载体仍然以纸质为主。在开启信息化管理模式之后，以电子档案代替纸质档案的管理方式已经是不可逆转的潮流。同时，单纯的纸质档案管理时代，对档案的整理、编目和检索都只能通过单一的手工形式来展开，表现出易出错、易损坏的弊端，传统档案管理方式在大数据时代已显露诸多弊端。

（3）档案服务价值缺失。在传统纸质档案管理时期，档案管理者的角色只是对档案进行简单的装订和编目。然而，在大数据时代，档案管理者的角色将实现由“档案归类者”向“信息专家”的转变，尤其是在庞大的档案信息中，根据使用者的档案价值需求，快速地挖掘出有用档案信息。目前，在档案管理工作中，仍然存在“重藏轻用”的问题，档案一旦入库，便永久尘封，忽视了档案信息的价值发挥。

2大数据时代档案信息化管理的必要性

（1）大数据档案管理是日常工作的需求。当前民政已开启“先行救助”模式，这对档案管理工作提出更高的要求，需要审批部门提前做好信息的填报工作，将救助信息通过救助平台网上推送审批，以提升救助工作的时效性。因此，大数据管理档案是救助工作发展的需求，通过大数据、云服务能够更好为公众服务，以达到大数据档案管理的目标。

（2）电子档案管理对大数据技术的需求。大数据时代下，电子档案的应用越来越多，如果不能做好云储存、云服务，将会影响到档案管理的现代化发展步伐。以往档案管理中，管理人员对电子档案信息的录入工作重视不够，给档案工作带来巨大挑战。电子档案与纸质档案相比，它具有更大的利用价值，能够提升电子档案信息的利用率。

（3）档案数据存储与备份服务的需求。随着档案信息化管理模式的出现，电子档案的数量越来越大，如果不对这些数据进行存储与备份，将会影响到档案管理的质量，也无法满足日常查询需求。而大数据的应用，则可为档案管理建立更大的数据库，并通过对相关行为数据的分析来不断优化内部存储，提升档案的应用效率，从而推动档案管理的有序开展。

3大数据时代档案数字化管理的构建途径

（1）转变储存方式，建构“数字化”档案资源。在信息化时代，以“非数字”化形式来储存档案材料已经无法符合时代发展的要求，不僅对储存空间形成较大挑战，也不利于数据信息的完整保存。对此，必须做好对纸质材料、照片、视频等进行数字化转换工作，实现数字信息保存的“存量数字化”。

（2）科学划分整理，“数据”与“数字”紧密相连。在进行大数据技术应用时，档案管理应该做好自身数字化建设，形成“数字化”储存库，为调阅和查询提供更加便利的档案服务，从而达到档案管理工作目标。在存储数字基础信息时，需要不断完善档案资源体系，打破传统整理归档方式，对不同档案进行类型划分，将复杂结构的数据通过数字系统来整理，以提升档案大数据建设水平。

（3）加强数据分析，实现部门数据联动共享。大数据时代下档案管理的最终目标是更好满足服务的需求。因此，档案管理人员需要加强对佐证材料查询行为的数据分析，利用这些数据来制定符合查询要求的档案管理服务，以提升佐证材料的真实性、公正性。尤其是开展应急“救急难”工作，救助对象第一时间通过互联网进行部门间网上报送资料，完成“一站式”申请、审核、审批，便捷、高效的实施救助。

（4）建立数字模型，提升档案智能检索能力。做好智能化检索设计工作，立档致用，编绘数字检索，将不同档案分类化管理，缩短检索时间。例如，为能快速查找到低保救助享受人的档案，可按照“年度—乡镇—村（居）—户档案”四部分设置11位“数字检索编码”：年度（前4位）+乡镇（5-6位）+村居（7-8位）+享受人编号（9-11位）。城镇低保享受人王某莹的家庭档案编号“20200416154”就是由审批年度（2020）+下洼镇编号（04）+口琴村编号（16）+户主王某莹家庭档案编号（154）组成。

在查询时，在低保档案电子管理平台内获取享受人的档案检索编码，30秒内在档案密集架上锁定享受人的档案，查阅流程完整、快捷，实现档案数字化管理高效利用价值。

4结束语

综上所述，大数据时代的到来，实现民政档案信息“变废为宝”的华丽转身，为档案管理带来了一种全新的理念和方法，对档案管理提出更高的要求，管理人员应坚持问题意识和需求导向，使档案信息在大数据技术下得到有效的开发和利用。