人事档案管理存在的问题及对策

盛颖娟

【摘要】对于个人工作而言，人事档案至关重要，不仅是重要的原始凭证，还与待遇办理以及选拔任用密切相关，作为其关键依据。为提高人事制度改革深度，必须加大人事档案管理强度。在全社会范围内，全面、有效落实人事档案管理工作意义重大。但是根据现状来看，各种问题广泛存在，比如经费不足以及缺乏专业人才等。为此，在人事档案管理过程中，必须合理选择和应用一系列管理手段与措施，加大领导力度，积极开展队伍建设工作，投入大量经费，从而促进人事档案管理工作的可持续发展。

【关键词】人事档案;管理;问题;对策

人事档案属于文件材料范畴，以个人为主体，详细记录其作风、经历以及政治面貌等。在时代飞速发展的过程中，针对档案管理工作，不断提高其规范性，确保工作时效性，有利于人事关系，可以增强其稳定性以及和谐性，社会意义重大。

一、当前人事档案管理存在的问题

（一）人事档案内容存在单一片面、不真实等问题。通过探索人事档案发现，其中大部分为政史材料，只有少数材料可以体现出个人专业特征以及业绩等。部分人员为达到自己的需求，所记录的学历与出生年月等前后不同。如此一来，对管理人员产生较大影响，当开展人员招聘以及岗位设置等工作时，极易出现引导误差。就人事档案信息应用而言，通常为被动服务，仅仅是供相关人员检查与阅览，并未让人事档案起到作用。

（二）人事档案管理和服务手段比较落后，与现阶段社会发展不匹配。現阶段，在开展人事档案管理工作时，仍旧应用以往落后的管理模式。在记录档案时，通常将一系列纸质材料作为载体，将其整合成卷宗，当进行整理与查阅等操作时，尚且应用手工操作模式，这不符现代社会高速发展的要求，所以不利于共享信息资源，不能实现其跨地域的目的。

（三）管理分散，为人事档案管理带来诸多不利。近年来，机关事业单位机构改革不断深化，逐渐落实聘用制，日益加剧人才流动。通过探索人事档案管理现状发现，将人事档案保存在三个地方，一是本单位，二是市委组织部，三是市人才交流中心，当进行整理与查阅等操作时，不仅浪费时间，而且给应用人员造成较大不便。部分人员的人事档案保存于人才交流中心，但是人才交流中心和用人单位之间存在一定问题，两者并未共享信息数据，以此对档案资料产生较大不良影响，导致其缺乏连续性。

（四）流动人员中“弃档”“死档”问题比较严重。根据国家规定来看，只有三个地方可以保管人事档案：一是国家机关，二是事业单位，三是国有企业。对于流动人员而言，仅仅可以在人才服务中心保存与管理人事档案，同时需要缴纳管理费。近些年，无论是国家机关还是事业单位均不断深化改革，应用聘用制，而且人才流动强度越来越大，经常出现弃档与死档等现象。部分人员有待提高对人事档案的重视程度，缺乏缴纳人事档案管理费的意愿，担心人事档案内容危及自身等，以此引发许多不良现象，主要包括弃档、改档等现象。针对弃档实际情况来看，通常是高等院校学生、个体创业人员、出国人员等。通过探索大量数据统计发现，在流动人才中，没有携带人事档案的人员大概占比1/4，可能是人档分离，也可能是完全弃置。

二、当前人事档案管理问题的解决对策

（一）丰富与完善人事档案内容，全方位、准确且真实地体现干部人事人才管理情况。从单位角度来讲，在服务与管理工作人员的过程中，人事档案发挥着相当重要的作用，将其作为重要依据和参照，并且在人力资源方面，一系列个人材料具有最大价值，需要确保其多样化。在人事档案中，不仅需要包括各项基本资料，比如年度考核、岗位变动、职称评定与培训等等，还需要将个性化材料加入其中，确保这部分材料可以体现个人专业能力以及整体素质等，进一步丰富与完善人事档案，使其特色更加鲜明。从人事档案的角度来讲，必须确保其真实性，这是最为关键的，此项特征是其灵魂，如果丧失真实性，那么人事档案的意义也就不复存在。应该保证人事档案中的每一项内容与个人实际情况相符，对于人事档案管理人员而言，一定要在第一时间获取一系列档案材料，认真、详细梳理与整合，保证取之有据。部分材料违背了归档要求，针对这些材料，必须在第一时间处理好，如果材料没有办理好每一道手续，可以将其退回到材料来源部门，也可以由个人补办。除此之外，从法律法规角度来讲，应该加大制度建设强度，按照相关顺序组建人事档案工作流程，并确保其公正性与公开性。针对档案资料，以其收集、归档等每一环节为出发点，合理制定操作流程，确保其规范性，并严格落实，从而为其真实性以及完整性提供重要保障。

（二）积极转变观念，以人事档案管理人员为对象，提高他们的信息化工作技能。人事档案管理人员存在一定问题，他们的思想理念较为落后，目前亟须转变，改善与优化管理模式，摒弃传统的手工操作模式，加大对现代管理模式的应用。尽可能在最短时间中从以往传统的档案管理模式转变为现代管理模式，针对管理职能部门而言，需要以档案管理人员为对象，严格遵守相关流程，加强信息化技能培训，主要是信息化建设知识等。此外，单位还需要创造更多培训以及考察的机会，更好地服务于人事档案管理者，使其在第一时间明确档案发展方向等，从整体上提升他们的专业技能，强化其思想认知。

（三）集中统一管理人事档案，不断提高档案服务效率。从人事档案社会化管理模式的角度来讲，应该以人事档案为对象，针对其以单位性质以及人员身份为依据开展管理工作的状况，将其打破，就多头管理人事档案的状况，加大改革力度，充分发挥专门机构的作用，由其统一管理人事档案，将集中管理以及分级管理的原则落实到位，从整体上开发人事档案，并在全社会范围内实现共享的目的，在制度方面创设良好环境，使其更加宽松与人性，进而为人才流动以及成长提供更好的服务，在聘用人才以及选拔干部等过程中，促使人事档案的作用得到充分发挥，将其作为重要依据及参照。开展人事档案管理工作时，应该清楚了解与掌握档案职能部门所需承担的责任，制定完善的配套措施。与此同时，促使管理人员所扮演的角色发生转变，成为服务人员，弱化自身被动性，在服务过程中充分发挥档案的社会价值，进一步提高服务效率。此外，随着时代的高速发展，信息技术越来越先进，应加大对其应用强度，构建与完善人事档案管理系统，确保其便捷性以及公开性，在更大程度上提高服务效率。

（四）政府应加大投资，只有这样才可以有效处理弃档、死档的问题。为防止弃档与死档问题出现，政府需要提高自身认知，以人事档案为对象，明确其所有权，以维护国家利益为起点，使人事档案管理费成为财政支出预算的一部分，针对档案代理者，让他们享受无偿服务。另外，向发达城市借鉴，充分应用先进的人才流动管理模式，构建完善的流动人员档案信息库，将社会化管理工作落到实处，从整体上开发档案。

三、结束语

综上所述，在管理人事档案的过程中，为取得新突破，必须不断深化改革，加大创新力度，获取新的思路与模式，构建起系统、完善的档案理念。唯有与时代发展同步，才可以满足档案发展需求，提高档案管理的规范化，将人事档案价值发挥到最大。

【参考文献】

[1]胡恒.试论人事档案管理工作存在的问题及完善对策[J].佳木斯职业学院学报，2017（1）：480-481.

[2]严颖.人事档案管理问题及对策探究[J].人力资源管理，2017（6）：334.

[3]普兴林.人事档案管理存在问题及对策分析[J].人力资源管理，2017（2）：195-196.