人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策

苏琦

【摘要】人才流动过程中，人事档案管理存在着重复建档、信息不实、滞留档案、管理混乱等问题，要通过加强组织领导，加强正规化、信息化建设，加强对人事档案的管理利用，提高档案管理人员的责任心和能力素质，加强档案信息的保密等措施，逐步解决人才流动给档案管理带来的新问题。

【关键词】人才流动;档案管理;对策措施

随着市场经济的逐渐完善，我国人才流动呈现出越来越频繁的特点，对流动人才的服务和管理也必须跟进和完善，尤其是在人事档案的管理方面必须得到加强和完善，但是由于受长期的计划经济的影响，人才服务中心等有关部门对因人事档案管理工作做得还不够深入细致，对因人才流动带来的档案管理问题应对的不足，需要采取有关措施认真研究解决。

一、人才流动给人事档案管理带来的新问题

（一）存在重复建档的现象。主要是因为在人才流动的过程中，人员档案传递的不够及时，原单位没有及时给新单位传递档案，新的用人单位又需要及时为流动人才建立档案，用于建立薪酬机制，加强培训和管理，这就导致了原单位档案未转递，新的用人单位又重复建立的问题发生。

（二）存在档案信息不实的问题。一些流动人才到了新单位后，不如实汇报个人的信息，新的用人单位由于人力有限的问题，存在工作作风不实的现象，没有认真地核实流动人才的个人信息，导致了一些流动人才到了新单位建立新档案之后，有的信息不够准确。

（三）存在滞留档案的问题。一些流动人才调转和辞职手续不够完整，有的甚至是不辞而别，原单位本着为工作人员负责的精神，不能够随便的处置辞职人员的档案。但是这些辞职人员也不及时回来联系，并积极协调调转档案，导致了这些档案处于滞留的状态。

（四）档案管理比较混乱。新旧用人单位交接程序和机制不够完善，一些人力资源管理部门工作人员责任心缺失，导致档案信息更新不及时，缺乏严密的审档机制，借用、查阅、流转手续不完善，档案管理不够严密，档案信息保密不够严格，甚至存在随意涂改信息的问题。

二、加强人事档案管理的对策和措施

（一）充分认识到加强人事档案管理的意义，不断加强组织领导。建立具有我国市场经济特色、体现人才流动要求的人事档案管理体系，是我国人才建设和人才培养管理部门的一项重大决策，对于进一步深化认识管理政策制度调整改革，全面推进和加强人才队伍建设，具有十分重要的意义。人事档案作为历史、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据，要在改革发展的大潮中把握时代形势，必须紧密依托当前正在进行的市场经济建设和人才培养管理工作，构建流动人才动态信息档案，重新焕发人事档案管理的生命力和活力。要加强对流动人才档案管理的组织领导。人社部门要及时制发《实施细则》。各用人单位要结合本单位实际情况，制定相应的流动人才档案信息网络建设实施细则。用人单位要及时成立领导小组，搞好新旧单位人事档案管理的对接。用人单位要依托人力资源管理部门成立人才档案管理领导小组，具体负责公司所有人员的档案信息及网络建设工作。应组织协调有力，能够切实解决档案信息网络建设所需要的人员、设备和经费等实际问题，确保按未来发展要求完成人才档案信息建设任务。

（二）加强档案的正规化、信息化建设。人才档案是由具有保存、查考价值的文字、图表、声像等凭证性材料构成的。但是，由于技术和观念的上的原因，一些用人单位的流动人才档案一直以来仅仅指的是纸质的案卷。随着时代进步和科技的创新，流动人才频率逐渐加剧，原有的纸质档案已经不能全面反映各类人才的现实和历史表现，进而导致人事档案利用率偏低，生命力和活力不足。面对这种情况，各用人单位要树立

“大档案观”，突破纸质档案的束缚，建立集声、像、图、表等为一体的立体信息档案。积极构建具有“声像文件”功能的档案管理平台，正好为档案管理的正规化、信息化提供了这个平台。用人单位通过建立信息化的档案管理平台，利用录音、录像和其他媒介记录人才考评过程的关键环节，既有助于加强对考评过程的监督，更有利于直接反映工作人员在考评中的表现，并且为以后考察培养人才提供直接的、近乎面对面的场景。当用人单位在系统中保存了人才历次考评的场景，那么呈现在用人单位档案利用者面前的便是一部各类人才成长的纪录片。把立体的信息影音信息和纸质档案结合，就能全方位反映一名人才的信息，也能夠很好地克服新旧用人单位交接档案过程中的不便和纰漏。

（三）加强对人事档案的利用，克服闲置摆放的倾向。在档案的利用和信息收集管理过程中应着重把握以下环节：一是个人述职。通过记录干工作人员述职过程，可以得知工作人员的工作业绩和履职尽责情况，以及工作人员本身的谈吐举止、气质形象，这对于以后考察各类人才具有十分重要的参考价值。二是面试。面试是地方政府机关和各类企事业单位普遍采用的手段，也是企事业单位中正在探索改进的一种方法。面试过程可以直接反映一个工作人员的心理素质，应变能力等素质。通过调阅工作人员历次面试录像，可以看到一名工作人员逐渐走向成熟的过程，具有重要的参考价值。三是综合评定。按照考评实施办法，公司在综合评定阶段考评组要召开会议，成员逐个发表意见，集体分析研究考评对象的主要优点、缺点及特长，考评项目的档次评定意见和培养使用建议。记录此过程可有利于加强对考评过程的监督，并全面反映工作人员的优缺点。

（四）提高人事档案管理人员的综合素质和责任心。通过人事档案的严密管理加强对人才的考评是公司正规化、制度化建设的集中反映。为了全面提高企事业档案专职管理人员的业务素质和管理水平，使档案管理岗位专业化、规范化，各类用人单位要强化人力资源管理部门人员的责任心，探索对国内企事业单位档案专职管理人员进行岗位培训，考试合格发给“岗位合格证书”，实行持证上岗制度，逐步实行持证上岗。为了认真开展这项工作，抓好在岗专职档案管理人员的岗位培训和持证上岗制度的落实，培养对象为从事企事业各级图档库（室）的领导及专职档案管理人员。培训内容为公司经济法与人力资源档案管理法规;档案基本建设管理程序及文件材料;档案保护技术;公共关系学;档案现代化管理。 通过培训使得企事业档案管理人员对流动人才的档案高度重视，能够了解档案专业的基本知识，熟悉档案法规。了解企事业人事档案管理和国内企事业单位档案管理的基本知识，熟悉国家、地方政府和企事业的档案管理的政策、法规。了解计算机应用、网络信息的知识。熟悉本单位和本部门建设的历史与现状。掌握人事档案管理和工作程序。

（五）加强对档案信息的保密。负责传递档案和接收管理人事档案的单位，要严格执行信息系统安全保密规定，切实做好档案信息网络的安全保密工作，并结合本单位实际，建立档案信息网络安全保密制度;在企事业人事档案信息网络上提供查询的档案信息，必须经过本单位领导和有关程序的审查批准;人才在流动过程中档案信息数据库和网络终端必须采取严格有效的技术加密措施。

三、结语

总之，人才流动有利于提高经济活力并形成人才集聚优势，但是相关的人才流动档案管理方法和制度机制更应该尽早完善，通过逐步完善对流动人才档案的规范管理，为各类人才的流动和发展提供有力的保障。

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