高校档案管理质量保障体系建设研究

鲁红

【摘要】近些年，高校的管理制度逐渐趋向于制度化和规范化，对于档案管理的要求也越来越严格。高校档案管理主要是管理学校历年的信息，防止个人泄露。随着信息技术、管理技术被广泛应用到信息管理系统当中，大大提高了管理的效率和质量。但是在开展管理过程中还存在着一些问题，这些问题限制了档案管理工作的开展，因此本文就高校档案管理质量保障体系建设的相关问题做了一些探索，从而更好提高高校档案管理建设的质量。

【关键词】信息技术;人事档案管理;问题

一、档案信息管理的重要性

目前，随着以互联网技术为核心的信息技术被广泛应用到各个行业，极大提升了各个行业工作的效率。在传统的档案管理过程中，各种档案信息需要使用纸质介质进行存储，但是使用这种介质进行储存具有一定的安全隐患，纸质介質在存储过程中会受到外界环境的作用，这样就能够使得一些重要的信息丢失。但是信息化技术能够有效解决这个问题，目前通过相关的信息管理软件和管理系统能够将档案信息储存在数据库或者是硬盘、磁盘中，这样就保障了信息在储存过程中不会随着时间的推移出现信息的丢失等问题。这种技术大大提升了高校开展信息管理的效率和质量问题。所谓的信息化管理过程就是通过利用信息管理系统和信息管理技术来对于相应的档案信息进行分类、管理和储存，在储存过程中需要按照我国档案管理的相关需求和相关要求进行相应的管理存储，从而便于更好地查阅和整理。

二、档案信息管理存在的问题

（一）高校档案管理人员的综合能力水平不高。高校设置档案管理的目的就是更好管理学校人员的人事档案资料，更好为师生服务。随着师生人事资料的增加，开展档案管理工作需要做好高校档案管理体系建设。传统的纸质档案管理难以满足档案建设的需求，将信息化管理系统应用在档案管理过程中，可以有效提升档案管理的质量和效率。另外传统的纸质档案管理一方面管理效率低，而且不便于信息长时间储存。但是信息技术应用于档案管理过程中对于管理人员提出了新的挑战，档案管理人员大多数是公务员，在软件管理能力方面有所欠缺，这样对于开展工作十分不利。另外影响档案管理质量的一个很大原因就档案管理人员整体素质不高。具体问题主要表现如下：1.高校的人员组织结构和人员安排存在着一定的问题，在对于工作人员进行编排过程中没有充分考虑到高校发展的影响，应该结合工作人员的知识程度、工作能力以及工作态度来合理安排岗位。但是一般的高校根据岗位短缺情况进行随机分配，这样的分工方案容易导致工作人员工作效率不高。2.高校工作的专业业务能力以及工作能力方面有待提高，很多人员对于档案管理工作流程以及信息管理系统缺乏认识，没法熟练掌握档案管理系统软件，因此建设一支专业素质过强的队伍是高校发展需要考虑重要问题。

（二）信息管理系统存在着很大的安全隐患。现阶段为了档案管理信息系统安全性，很多高校应用了很多技术手段，其中一个十分常见的技术就是通过交换机的端口绑定实际的MAC地址和IP地址来抵御外界黑客的非法入侵，这种方法具有一定的效果，但是在长期应用过程中也存在着很大的安全隐患，主要表现在以下几个方面：第一将端口和主机标定的过程中需要对于每一台电脑进行相应的设置，这样就显著增加了工作的强度和难度，而且设置过程十分繁琐。第二，随着黑客入侵技术的提高，黑客在选择入侵过程中能够轻易修改实际电脑的MAC和IP地址，或者直接伪装成相应的地址进行入侵，这样就能够很轻易蒙蔽信息系统，从而轻易进入系统当中获得所需要的数据。这种技术目前已经被时代所淘汰。信息系统安全管理系统建设主要是提高系统对于外部恶意攻击的抵御，从而成功将各种外界入侵进行有效拦截，但是目前使用的入侵拦截相关技术具有一定的局限性，在拦截成功率和可靠性方面还存在着很大的问题。现在大多数高校系统使用的是IDS 入侵检测系统，这种系统具有一定的优势，对于一般的入侵具有一定的拦截能力。

三、信息化条件下的档案管理与服务创新的几点建议

（一）加强信息系统建设。新时期对于档案管理人员的综合素质提出了新的要求。目前，提高高校档案管理人员综合素质是高校发展需要面临的重要问题，建设专业能力过硬的队伍是提高档案管理工作质量的重要举措。提高电力工作人员综合素质主要可以从提高专业素质和工作能力两个方面出发。在培养专业素质方面，可以定期开展培训活动，邀请行业相关专家来对工作人员进行有针对性的培训，使得他们能够掌握信息管理系统的相关使用方法和相关使用技巧，从而更好开展相关工作。同时可以通过网课学习的方法来不断提高工作人员的档案管理的理论知识水平。在工作能力方面要给员工树立榜样，通过标杆作用来激励员工认真工作，更好开展档案管理工作。各个高校可以结合自身发展来制定更加合适的人员培养方案，从而更好建设一支专业能力过强的优秀队伍。

（二）制定合理的考核制度。为了更好地在高校建立完善的质量保障体系，需要加强对于档案管理的制度建设，通过不断完善绩效考核制度来更好指导和规范档案管理人员开展档案管理工作。这就要求高校在开展日常工作过程中，需要制定合理的部门考核和个人考核方案，从而提升档案管理的质量和效率。在制定绩效考核机制过程中，可以结合信息技术相关特点来对于员工进行考核，督促他们掌握相关软件以及系统管理系统的使用方法。在具体考核指标量化过程中，可以结合高校实际发展需求来制定，考核目的就是为了更好帮助员工发现工作中存在的不足，更好帮助员工提升自己。

（三）加强电子信息技术的应用。目前，为了更好地将信息化技术应用到人事档案管理过程中，首先要做好信息系统安全防护技术。人事档案都是十分重要的机密资料，一旦数据泄露，就会造成十分严重的损失，因此为了加强信息系统安全建设，各个高校需要根据自己人事档案管理需要来加大对于信息安全防护系统建设过程，使得这个防护系统能够将入侵检测和入侵防护更好结合在一起，从而更好抵御外部的恶意攻击。在构建管理系统过程中，需要从以下方面出发：第一是要对高校系统防护系统登记和防护能力进行科学合理的评估，对于系统存在的安全漏洞进行详细排查，从而制定更加完善修补方案，通过建立不同的权限访问制度来加强对于核心数据的保护力度。第二，要加强对于入侵检测系统建立，有效防止各种非法入侵和病毒攻击，充分利用强大的杀毒软件和相关信息安全技术，保障信息系统防护等级，从而维护高校内部数据安全性和稳定性。经常提醒相关人员进行杀毒软件和系统补丁的升级，从而提高相关工作人员安全防护意识，有效降低潜在的信息安全风险。第三，建立完善的信息服务管理制度，完善紧急服务系统，做好关键数据的备份，同时利用数据恢复技术来及时恢复重要数据。通过完善管理来提高信息管理的质量，从而更好为患者提供更加优质的服务。

四、结语

综上所述，信息技术应用与档案管理过程中显著提高了管理效率，但是与此同时也带来了很多问题，这些问题需要从管理和技术两个角度出发进行解决，从而更好提高档案管理的质量。

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