大数据背景下高校档案管理与优化分析

史彩慧

【摘要】高校档案汇集了高校教学、科研、管理等各方面的文件、资料，反映高校师生各个层面的活动，是高校重要的资源。近些年来，国内各地高校加强了档案建设;但总的来看，当前高校档案管理仍旧属于封闭式管理，服务对象有限，服务方式缺乏多样性。因此，我们应当立足于大数据的时代背景，重新审视高校档案管理，主动优化高校档案管理。

【关键词】大数据;高校;档案管理;优化;分析

高校档案记录高校的办学历史，高校档案汇集教学、科研、管理等各方面的文件、资料，反映高校师生历年来在各个层面的活动，是高校宝贵的资源，是建设校园文化的基础和依据。近些年来，全国各地高校都加强了档案建设，但总的来看，目前高校档案管理仍然属于封闭式档案管理。我们将阐述高校档案管理概况，并立足于大数据的时代背景，探究如何优化高校档案管理。

一、现阶段国内高校档案管理概况

（一）高校档案。高校档案，是高等院校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文件、图像、声像等不同形式、不同载体的历史记录。高校档案具有综合性、专业性、交叉性、信息性、机要性等特征。高校档案通常分为文书档案、科技档案、专门档案。根据归档类别，又可将高校档案分为党群类档案、行政类档案、学生类档案、教学类档案、科研类档案、基本建设类档案、仪器设备类档案、外事类档案、财会类档案等不同类别的档案。高校档案在校园文化建设、学校招生、学校教学、学校科研等方面均发挥着重要的作用。

（二）现阶段国内高校档案管理概况。目前，全国各大高校都建立了自己的档案室，一些名牌高校还建立了自己的档案馆。举例来说，北京大学早在1993年便建立了自己的档案馆。北京大学档案馆分为档案一室、档案二室。档案一室管理党政类、教学类、声像类档案;档案二室管理科研类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、财会类档案。北京大学档案馆内珍藏着147卷明清档案，13000多件民国时期档案，41000多件新中国建立后档案。北京大学档案馆收集了从京师大学堂到西南联合大学，从北平大学到燕京大学等5个档案全宗;在北京大学档案馆，可以详细研究北京大学历年的教学计划、教学大纲、课程设置等情况，从而了解北京大学的百年发展史。又如清华大学档案馆，成立于1991年。清华大学档案馆建筑面积超过2000平方米，馆内收集有87000多卷纸质档案，8000多张照片，700多盒录音带。清华大学档案馆充分利用丰富的馆藏资料，编辑、出版了《西南联大课程大全》《清华大学大事记》《清华大学历任校长》等专题资料。又如云南大学档案馆，成立于1992年。档案馆建筑面积超过1700平方米，馆内珍藏着近80000件档案，300多盒照片档案，140多盘录像带档案。云南大学档案馆珍藏有《傣族史》《么些文字考》《么些民族考》《云南森林》《云南植物志》等物色档案;云南大学档案馆对档案材料进行深入研究，出版了许多研究成果，包括《云南大学志》《感悟云大文化》《云大与联大》，等等。

二、当前国内高校档案服务方式存在着不足之处

2017年，专家随机选择国内108所高校，就“高校档案服务”进行了专项调研。调查发现，有28所高校档案馆藏量在1万卷以下，有55所高校档案馆藏量在1万～5万卷之间，有13所高校档案馆藏量在5万～10万卷之间，有12所高校档案馆藏量在10万卷以上。调查发现，从总体上来看，当前国内高校档案管理属于典型的封闭式管理，在档案服务上存在着一些不足之处：

（一）服务对象有限。被调查的108所高校档案馆、档案室，主要服务对象基本上属于本校教职工或本校領导;被调查的108所高校档案馆、档案室基本上都没有对社会开放，校外读者、校外学者很难自由地进入高校档案馆、档案室进行研究。

（二）服务方式缺乏多样性。被调查的108所高校档案馆、档案室，开展的服务以纸质档案的查询、借阅、复印为主。虽然绝大多数被调查的档案馆、档案室建立了自己的网站，但在网站上只能看到诸如档案馆介绍、档案目录等基本信息，研究者无法通过网站下载自己所需要的各种有价值的档案材料。

（三）缺乏专业化档案管理人才与信息化人才。调查发现，在被调查的108所高校档案馆、档案室，有48所高校档案馆、档案室没有档案专业毕业的人才，有98所高校档案馆、档案室没有计算机专业的信息化人才。此外，档案工作人员的学历较低：档案工作人员的学历以本科、硕士为主，在被调查的108所高校档案馆、档案室的全部档案工作人员中，只有2个档案馆拥有2名以上的博士。

三、大数据时代优化高校档案管理

（一）大数据时代。自电脑问世以来，数据也随之出现。随着电脑技术、互联网技术的快速发展，数据的数量、种类也呈现出爆炸性增长。今天，在网络上，有无数的数字数据、文本数据、图像数据、照片数据、视频数据、金融数据、个人信息数据。为描述互联网上数据飞速增长的现象，专家们提出了“大数据”这一概念。所谓大数据，可以被理解为：数据来源多样、数据类型多样、数据量极为庞大、具有可观的、未发掘的潜在价值，但在短时期内难以存储、分析、利用的海量数据集。

（二）大数据时代优化高校档案管理。2019年，中国社会已经进入大数据时代。据统计，目前全世界数据总量已超过8ZB（8192EB），我国数据总量超过976031318016千兆字节。在大数据时代，信息唯有交换、交流、共享，才能充分发掘出其内在价值。因此，高校档案服务应当主动跳出封闭式管理的模式，立足大数据时代，主动优化档案管理。1.加快高校档案数字化建设。各地高校应当想方设法地筹措资金，组织技术人才、专业骨干，投入必要的软硬件，加快高校档案数字化建设。要将丰富的纸质档案转变为电子档案、数字档案，建立高品质的数字档案馆，从而压缩档案馆库存面积，延长档案的保存时间。2.面对社会开展开放性、多样化档案服务。国内高校档案馆应当学习美国常春藤名校，面向社会公众，开展开放性、多样化的档案服务（在条件允许的情况下，高校档案馆应当积极运用虚拟现实技术，向校内外的研究者展示可视化、动态化的档案信息）;向校内外的研究者开放数字馆藏资料，为研究者提供各种档案材料;从而唤醒未觉醒的档案馆藏，让校内外的研究者们深入发掘馆藏的内在价值。3.主动与国外高校档案馆开展双向交流。所谓大数据时代，同时也是全球化时代。在大数据时代、全球化时代，国内高校档案馆必须主动加强与国外高校档案馆的双向交流，互相交换、交流数字馆藏，开展中外高校比较研究，探寻发达国家高校发展路径。这样可以借鉴、吸收国外名校宝贵的发展经验，为我国高校建设提供新的启示。

四、结束语

高校档案，是高校宝贵的财富。在大数据时代，高校档案不能继续停留在档案架上沉睡。各高校档案馆应当主动加快数字化、信息化建设，为校内外研究者提供开放性、多样化档案服务;从而充分发掘档案的内在价值，促进高校档案事业健康发展。

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