老年大学档案管理工作分析

卢法申

【摘要】当前，人口老龄化已经成为我国一个越来越严峻的社会问题，如何缓解老龄化带来的压力，这便对老年大学提出了更高的要求，而老年大学发展的重要记录就在于老年大学的档案，所以做好老年大学档案管理工作尤为重要。随着科技的不断进步和信息化社会的发展，为了与时俱进，为了适应社会发展的脚步，为了提高文书档案的管理水平，老年大学档案管理的数字化势在必行。

【关键词】档案管理;工作现状;策略分析

老年大学的档案管理是学校发展的重要记录，其中文书档案在学校的各类档案中特别重要。所以要充分发挥文书档案的作用。文书档案中包含了学员信息、学员成绩、学员作品、人事变动文件等，是老年大学取得进一步发展的重要文件。因此，为了紧跟社会信息化发展的脚步，我们要加强老年大学档案管理工作的数字化。

一、老年大学档案管理工作现状

（一）老年大学的档案管理制度还不够完善。出现这一情况是由于部分档案管理人员对于老年大学的档案管理工作重视度不够，每天只是重复的机械劳动，这样就导致了目前老年大学档案管理的现状，而这一现状不利于老年大学档案管理工作的创新，从而缺少了文件档案管理应有的规范性、制度性和建设性。因此，要从完善档案管理制度入手，进一步提升档案管理水平。

（二）部分档案管理工作人员缺少工作的积极性与责任感。由于在老年大学档案管理工作中，文书档案的管理不需要特别专业的职业技能，所以导致在技术和能力方面存在着一定的限制。这样就导致了文件不能妥善地存储，不能达到文件的永久保存。就像在立案的过程中，资料的时间期限出现了混乱，从而导致文书档案资料不全。还有些档案工作者由于缺乏文件的安全意识，可能随手扔掉认为不重要、没有保存价值的资料，这都是文书档案管理过程中存在的问题。

（三）老年大学文书档案管理的专业水平低。随着信息化技术的快速发展，对老年大学的档案管理手段也提出了新的要求，加快老年大学档案的数字化已迫在眉睫。但是，目前一般老年大学在档案管理方面还是采取传统方式，尤其是在档案利用中还是靠人工检索等。而且，在档案的收集、整理等标准上要求不严，这样会导致文件归档不全，不能做到应收尽收，且还存在不能及时按标准进行整理的现象。

（四）档案管理工作信息化水平有待提升。信息化时代，在老年大学档案管理过程中，引入电子信息技术，不仅可以确保档案管理工作的顺利进行，而且还可以有效提高档案管理工作效率。然而在实际应用过程中，大多数档案管理人员虽然会借助计算机管理软件系统来开展各项工作，但是由于缺乏统一的标准，加之通用性不够，从而导致其规范化和标准化水平降低。同时，大多数档案管理软件更多的是为了满足档案专业流程而加以研究的，并未对文件和档案之间存在的内在联系给予综合考虑。尤其是在我国实施办公自动化之后，OA系统和档案管理软件之间不能实现有效衔接，这样不仅会导致电子文件归档存在不及时、不准确的情况，而且还会影响档案管理工作效率。

二、老年大学档案管理水平提升策略分析

提高老年大学文书档案的管理水平，要从完善档案管理制度、提高档案管理人员积极性和改变档案管理手段入手，多管齐下，切实提高档案的管理水平，真正实现科学化管理。

（一）健全完善老年大学文书档案的管理制度。我们应该严格按照法律和有关规定来制定规章制度，对于文件的归纳、文件的统计、文件的保密、文件的鉴定和文件的借阅等各项内容制定相应的标准，要以规范统一的规章制度来管理。我们应该在原有的制度上保留其可取的制度，把其中不合适的地方加以改善，从而让规章制度更加符合实际情况。

（二）提高档案管理人员的工作积极性。最重要的方面就是加强学校对工作人员的重视程度，通过各种方法来强化对老年大学文件管理的监督力度，同时把文件管理存储的宣传达到深入人心的程度，更好地完成文件管理资料的收集。最重要的是提高文件管理者的自身素质和工作责任感。学校方面应该对那些脚踏实地、认真工作的档案人员进行表彰，提高他们工作的积极性，以便带动更多的人认识档案工作、做好档案工作。

（三）采用先进的存储手段，加强文书档案的现代化存储。首先最重要的是要选择恰当的软件，确保文件的安全性。我们之前的档案归纳是以手工为主，而随着科学的进步与发展，我们应该紧跟时代的脚步，完善相应的工作设备。其次我们要结合现代化技术和大数据的处理等。这样可以实现不同老年大学在数据方面的交流与备份，以及互相借鉴与交流，达到共同进步的目的。

（四）规范分类标准，养成良好整理习惯。通常情况下，档案分类是档案整理工作中比较关键的一个环节，完善分类标准不仅可以为档案分类保管、档案标准化实施提供保障，而且还可以为后续档案资料的使用提供极大的便利。实际上，规范分类标准、完善档案整理主要从下述两方面进行：（1）老年大学档案管理部門要注重管理经验的交流与沟通，在此基础上不断优化和完善老年大学档案管理体系，使其朝着规范化、系统化的方向发展。（2）改善档案原有整理基础，并对档案分类整理方法进行积极的宣传与普及，并养成良好的整理习惯，从而有效提高档案管理工作效率。

三、老年大学档案数字化途径探讨

（一）档案的处理。老年大学档案管理工作的数字化必须做到固定化。为了提高纸质文档内容的保真性，可以使用扫描仪对图片进行扫描或者使用照相机拍照的方法。为了提高录音录像存储时间的永久性，可以进行文件的备份存储。

（二）档案的保密。由于很多文件涉及隐私，所以安全保密的数字化对于老年大学档案的管理尤为重要。为了达到这一要求，文书档案管理数字化的前提条件就是安全管理档案的信息。安全管理可以保证文书档案在系统传输的过程中不会发生任何安全问题。做到文书档案的安全管理要通过三个方法来实现：首先是文书档案存储的安全，现代化的文书档案存储应该自带的备份功能。其次是保管文书档案的信息网络系统和平台的安全运行，如可以采用具有强大保密系统的防火墙系统，这样就有效地阻止了电脑病毒的侵入。最后要求文件管理登录者的身份信息安全，可以采用身份认证和动态密码来保证安全登录文书档案管理的数字化系统。

（三）档案管理人才技能的提升。档案管理人才是文书档案数字化建设中特别关键的一点。所以要从多方面来提高文书档案管理者的专业技术水平，比如文书档案管理者的专业技能和计算机网络的技术水平，确保文书档案管理者对文书档案管理业务和计算机网络技术的熟悉度，只有这样的复合型人才能有力地推进文书档案的数字化。

四、结语

为了更加完善老年大学文书档案管理的进步与发展，应该在现有的基础上，通过完善文书档案的管理制度，提高文件管理工作者的自身素质和工作责任感及老年大学的管理制度来确保管理档案信息的安全性，紧跟社会信息化的脚步来提高老年大学的数字化进程。

【参考文献】

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