“五位一体”协同机制提高医院档案管理质量

林海

【摘要】在医院管理体系中，档案管理是重要的组成部分，借助加强医院档案管理的自身建设来推行“职责、流程、控制、标准、考核”五位一体的协同体系，这样不仅可以提高医院档案管理工作效率，同时还可以进一步提升医院档案管理质量。本文主要分析医院档案管理的作用与价值，并进一步阐述医院档案管理工作存在的常见问题，最后探讨在五位一体协同机制背景下提升医院档案管理质量的对策。

【关键词】医院;档案管理;五位一体;管理质量;分析

当前，随着政府对医院建设发展的规划，医院逐渐从追求经济效益转变为追求社会效益，实现了公益化发展。在医院各项管理体系中，需要加强档案管理，这对于医院实现现代化发展有着极大的作用。医院档案管理工作会涉及论文、发展史、病历资料以及诊疗文书等，所以说医院档案数据信息是医务工作者研究医学的关键，同时也是宣传的重要资料。在新时期发展进程中，必须要加强医院档案管理工作，这对于医院发展有着一定的现实意义。

一、医院档案管理的作用和价值

医院档案管理工作主要包含医院发展的信息文件和患者就诊信息，在对档案进行专业化与科学化建设的过程中，医院自身需要健全档案管理，让档案可以为学术研究和技术探索提供实例资料。另外，针对病人来说，档案可以对病人的就诊情况和恢复情况详细记录，以便医院帮助更多此类病人康复。最为重要的是完善的档案管理可以对医患纠纷提供真实的证据。在此背景下，可以发现医院档案管理对医患双方都有着十分重要的意义，所以，各个医院都需要改变传统纸质档案的管理方式，使传统档案管理可以与信息技术进行融合，这样不仅可以提升档案管理的有效性，同时还可以进一步提升医院的整体管理实力。

二、医院档案管理工作中存在的常见问题

（一）档案管理混乱，管理职能不清。医院档案管理通常都是由行政部门综合负责，但因为历史原因和医院管理要求，行政部分只管理文书档案、科技档案以及音像档案，而医疗文书档案都分散在各个业务部门，导致出现一个单位多部门管理档案的现象。

（二）档案意识薄弱资料收集不全面。当前，大部分医院都只收集一些红头文件，不重视收集其他方面的档案，例如在医务活动中所形成的资料、学术活动中的报告以及医务工作者发表的科研成果等档案，医院对这类档案的收集都较为零散，所以，导致档案内容难以反映真实的历史事实。另外，医院诸多档案管理工作人员所学专业都与档案管理不一致，对档案知识不够了解。多种原因导致医院档案管理人员的责任心较差，使重要档案资料流失严重。

（三）医院档案内容界定与管理范围不清。随着社会的快速发展，各个行业的档案管理内涵与外沿都在发生改变。在医院档案管理工作中，其范围也发生了一定的改变，逐渐从当初的文书档案、照片档案转变为科研档案、磁盘档案、数据档案等等。因为医院对纳入档案管理的内容没有统一要求，导致各个医院都是根据自己的理解来对档案进行收集和管理，这样就会使很多应该收集的档案没有收集，而不需要收集的档案却纳入档案管理中。

三、分析“五位一体”协同机制在提高医院档案管理质量中的实践

（一）全面明确档案管理职责。在医院档案管理工作中，应贯彻落实《档案法》与《保密法》，在履行档案管理职责与责任的同时，进一步提升医院档案管理效率。在过程中首先应该加强档案工作管理，让管理人员可以从思想上自觉将档案管理工作与五位一体机制进行融合，同时还需要结合医院实际发展情况，使档案可以规范管理，让其可以自我完善、自我革新。其次应构建量化管理标准，设置完善的奖惩制度体系，这样可以有效提升档案管理人员对本职工作的积极性与主动性。最后需要优化管理，融合时代发展要求来健全档案管理制度，将档案规范管理融入医院年度考核中，这样可以保障档案管理人员有序进行档案的收集与保管。

（二）细化医院档案管理工作流程。医院档案管理工作应改变原有工作流程，使档案管理工作可以更加精细化，这样可以明确档案管理中的重点，同时还可以及时发现问题、解决问题。另外，还应加强总结与考核，使考核与标准可以实现融合。控制医院档案收集的全过程，提升档案管理人员对业务操作的熟练程度，这样不仅可以提升档案管理工作效率，还可以使档案管理人员提升对档案收集质量的重视程度。

（三）提升档案风险管理。针对医院档案风险管理来讲，应完善管理制度与管理标准，进一步明确档案收集流程和规定。在做好档案管理常规工作的同时，还需要培养管理人员的风险意识，加强其对档案管理的重视程度。重点突出档案风险控制，可以以流程、预案的模式来固化解决方案。针对重要档案来讲，需要做好防火、防虫、防盗工作，只有档案管理人员才可以进入档案重地，这样可以有效保障重要档案的安全性。

（四）规范档案基础管理。医院档案管理为实现流程可视化、工作量化的效果，需要认真编制档案工作模式、设置档案借阅登记表格、档案库房安全检查表格等模板，以此来完善档案管理基础工作。对各类档案进行分类管理，设置多个分类区域，如实物、声像、电子文件等等。另外，还需要重视收集重要活动档案，以此来丰富档案内容，以做好基础管理为原则，运用分散管理、统一制度的方式来使档案管理实现规范化、标准化。

（五）提升医院档案管理工作效益。1.需要加强档案管理人员的服务意识，不断拓展相应的服务领域。档案管理属于服务性工作，服务主要是借助档案利用来实现的，档案再次利用时，可以让使用部门认识到档案在本职工作中的作用，进而加强使用者对档案的意识。从某种角度来讲，档案信息资源的提供和利用是最为直接的档案管理宣传工作。2.构建完善的三级管理网络，以此来形成垂直式管理模式。为进一步适应档案管理的现代化需求，医院档案管理体系需要构建档案管理网络，然后根据实际需要成立多个小组，医院各个科室都需要设置1名兼职档案管理人员，进而形成三级管理网络。科室兼职档案管理人员主要负责收集和整理自己部门且对未来工作有利的档案资料，然后都需要向档案室递交。3.医院档案管理工作应实现现代化，全面发挥计算机在档案管理工作中的价值。借助计算机来收集、传递以及开发档案信息。将档案内容依照行政管理、業务管理以及基本建设等分类输入到计算机中，这样在检索档案时，可以根据档案类别来进行搜索，不仅可以节省时间，还可以避免人工检索出现的问题或失误。

（六）提升档案管理队伍建设。随着医院的快速发展，对医院档案管理工作人员也提出了全新的要求。医院应重视对档案管理队伍的建设，在过程中，不仅需要提升档案管理人员的政治素养与法律意识，同时还需要加强人才培养力度，提升其主动服务意识，定期对档案管理人员进行培训，让工作人员可以更好地发挥自身能力，进而提升医院整体档案管理水平和质量。

四、结束语

综上所述，在医院发展进程中，档案管理对其健康发展有着十分重要的作用和意义。身为医院档案管理工作者，不仅需要改变以往传统的工作观念，还需要发挥出自身的主观能动性，学习先进的管理理念和完善的管理制度，以便为医院档案管理提供优质的服务。在提升医院档案管理质量的同时，还可以促进医院健康、稳定发展。

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