事业单位档案管理的重要性及创新途径

刘燕

【摘要】档案是十分重要的信息资源，对信息资料有着记载与传递的作用，也为事业单位的稳定发展提供有效支持。事业单位档案管理工作的重要性不言而喻，随着科学技术的不断发展，档案管理信息化能够提高工作效率与质量，进而通过创新途径推动自身工作顺利开展。

【关键词】事业单位;档案管理;重要性;创新途径

我国社会经济的不断发展，推动各个领域进入新时期，现代化作为事业单位档案管理的主要发展趋势，在其未来工作及发展中具有重要的推动作用。因此，相关工作人员应通过对档案管理工作重要性的认知，寻找创新档案管理的途径，使事业单位能够快速发展。

一、事业单位档案管理的重要性

事业单位对档案管理的保存方式多以纸质形式为主，其在日常工作中档案信息的形成速度较快且数量较多，如果仅以纸质形式对其进行保留与存放，则要扩大储存规模，并设立专门存放档案的地点，但新档案收集与整理数量的不断增加，也使得存放空间逐渐减少，而一旦发生意外事故，其损毁或丢失的概率极大，因此，档案纸质保存方式仍存在较大问题。随着时代的发展，信息技术的进步与发展，事业单位电子文档的数量大大增加，而通过信息化技术对档案信息进行处理与存储不仅使其容量提升，还优化传统档案存储的方式，提高档案管理工作的安全性。事业单位档案管理工作的重要性体现在工作流程等重要信息的保管中，大量文件不仅需要在每年年末进行归档，还需要录入与整理，对记录重大事件的文档进行归档时要采取特殊标注，方便其日后保存。在以往档案管理工作中采用传统方式进行处理，通过整理、筛选、归档、保存等工作流程实现其管理目的。创新途径以信息化管理工作为基础，不仅能够保证相关工作的准确率，还降低人力、资源等方面的消耗，从而最大程度地提高工作质量与效率。信息化管理工作的实现提升档案查找的速度，改变纸质档案保存不易的模式，延长保存寿命。电子档案作为新时期事业单位档案管理形式，使档案保存时间得到延长，满足档案管理的基本需求，促进事业单位的长远发展。

二、事业单位档案管理的创新途径

（一）提高事业单位领导对档案管理的重视程度。档案管理工作受到各类单位的重视，人们也逐渐发现其重要性，因此，在不断发展的当代，事业单位的领导者更应充分认识档案管理工作对事业单位发展的推动作用，明确信息化发展潮流，端正档案管理工作态度，此外，相关领导者进行档案管理时，应当突破传统方式，扩大对档案管理的宣传力度，提高员工意识，充分调动单位内部积极性，使全体成员充分参与到档案信息化建设中，与此同时，领导干部更应该不断完善配套资源，为档案工作提供经济支持，实现档案信息化管理，提高管理效率。只有事业单位领导者充分意识到档案管理工作的重要性，才能结合单位档案管理部门，制定出与当前工作相适应的制度和任务，推动档案管理工作的开展，领导者还要提高对档案管理工作的检查力度，充分调动档案管理职工的工作积极性，当档案管理人员出现管理问题时，单位领导者也应及时进行指导，帮助其攻破难题，降低档案管理人员的工作难度。

（二）完善建设制度提高制度保障。事业单位档案管理规章制度的建立与健全作为推动相关工作开展的有效途径，其能够在落实的过程中以系统化、规范化为标准。如，收集、筛选、保管等工作的完善;贯彻落实岗位责任制度加强管理人员的责任意识，使其得到发挥与发展。档案收集、整理、存档等工作的强化能够提升相关人员归档的速度与效率。其次，在档案经费保障制度中，贯彻档案保管方法，切实提升相关管理、保存条件，确保基础建设与管理设备的升级与优化。除此之外，教育经费保障力度的加大，使档案管理人员的专业能力与综合素养得到提升，以制度的完善为基础，推动科学化、规范化档案管理工作的开展。

（三）加强信息建设健全制度体系。档案信息化管理建设工作的开展与落实与领导的决策与安排有着极为密切的关系，通过规章制度的建立与健全，为相关工作的开展与实施提供科学、合理的操作途径。档案资源建设数字化管理的加强，以完善本单位文件、档案、目录为主，使其格式、结构等内容完全依照相关规定实现。电子档案管理制度的建立以国家现行标准为执行基础，降低电子档案丢失、损毁等风险的发生。档案管理信息化建设理念与目标的突出，能够快速实现档案信息资源管理的有效性，通过对现有平台的建设与发展，能够积极推进事业单位档案管理信息资源共享的实施，并且，在相关工作中事业单位应当鼓励工作人员将可公开信息进行上传、处理，使群众能够有渠道、有方法进行查阅，进而了解相关信息。

（四）提升业务能力实现服务共享。档案管理工作的特点决定其业务性，在相关工作中对管理人员的专业能力与业务水平有着较为严格的要求，首先，在档案收集、整理、筛选、编制、保存等工作环节中应当以熟练的操作方式对其进行处理与掌握，通过科学、合理的管理方式创建档案工作，并通过定期检查推动事业单位档案管理工作水平及能力的提高。管理人员在新时期内运用创新方式、加强相关业务学习，通过对法律规章、国家政策、文献编撰等工作的掌握与应用，熟练操作信息化办公技术，进而发挥创新途径在事业单位办公管理中的有效性。事业单位档案管理网站的建立随着信息化技术的应用提上日程，针对人民群众的实际需求，通过服务体系的建立与完善，设置档案自主查询、档案实时动态等板块，为人民群众提供信息共享的服务，以准确、实时的信息为主，保证人民群众能够获得第一手消息。事业单位档案管理人员为及时提取、加工对人民群众有效的信息，以先进信息技术为基础，构建档案管理信息共享平台，进一步推动相关管理工作的顺利开展。

（五）做好档案管理平台开发和创建工作。当前，事业单位想要提高档案管理水平，推动档案管理信息化，就应重视信息系统的开发与建设，加大投入力度，推动档案管理平台的建设。基于这种情况，事业单位领导应当充分结合自身发展情况，深入调查事业单位内部档案管理现状，根据工作人员日常需要，制定高效密的系统建设计划，对单位人力资源进行配置，合理调配事业单位内部资源，调动员工的工作积极性，使其能够发挥自身优势，创新档案管理系统，针对单位现阶段档案管理情况，开发出高效便捷的信息档案信息管理系统，满足事业单位当前的答案管理需求，从而解决管理中存在的各种问题，提高档案管理水平。此外，事业单位根据自身发展情况，完善信息管理平台，还能提高档案管理人员的日常工作效率，提高档案管理质量，使档案能够为事业单位所用，充分发挥其优势。

三、总结

档案管理工作随着信息技术的不断发展进入了全新时期，事业单位档案管理工作效率与质量的提升对其日后发展有着十分重要的现实性意义，除了进一步推动事业单位的全面发展外，还能够使档案管理工作的有效性得到充分發挥，保证使用者信息数据来源的真实性与有效性，使档案资源的使用率得到提升，推动事业单位运转效率的提高，促进其更为长远地发展和进步。

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