行政档案管理创新思路分析

林秋廷

【摘要】推动创新是现代管理发展的必由之路，现阶段，各企业事业单位重视加强对内部管理的创新探索。行政管理作为企业事业单位内部管理的重要组成部分，其制定的档案制度将决定企业内部的稳定与否，必须加强管理工作。但传统的行政档案管理模式明显不适应新时期的发展，特别在信息化不断发展的过程中，行政档案管理需要树立新目标、利用新工具、推行新模式。通过探索创新管理方法，有利于为企业事业单位的发展提供高效、稳定的内部环境保障，节约管理成本，提高经济管理效益。

【关键词】行政档案;档案管理;管理创新

随着社会的不断发展，企业事业单位工作任务繁重，行政档案管理作为企业事业单位日常行政管理工作中形成系统科学的历史记录，能够客观地反映管理过程，对未来的发展起着指导作用，是日常企业事业单位运营、发展和监督的重要工具。企业事业单位有明确规定，在行政管理过程中必须对行政档案进行妥善管理，慎防档案的缺失，并通过完善行政档案管理系统来提升企业管理的效率。创新是企业的生命，行政管理工作作为企业内部管理的重要内容必须同步更新，以行政档案管理为主的基础性工作首当其冲，通过率先创新发展为行政管理打下基础，以点带面促进企业事业单位的发展。

一、行政档案管理的创新问题

（一）功利主义严重，制约行政档案管理创新发展。随着经济的发展，功利主义日趋严重，而行政档案管理在创新的过程中需要进行成本的投入和面临创新失败的高风险，导致企业事业单位为谋求最大的经济效益和降低运营风险而有限制地开展创新工作，导致创新效率低。例如行政部门在进行行政档案管理创新时，需要重新制定档案管理制度，意味着行政部工作人员要重新适应工作方式，在推行过程中容易影响团队士气，出行惰性执行的情况。利用现代信息技术作为档案管理的新手段，需要投入大量的资源购入设备，增大企业事业单位的运营压力，特别对国有事业单位和公共行政机构的资源投入需要进行审批和接受群众的监督，大量的设备资源投入需要上级财政审批，手续麻烦导致创新受阻。功利主义还体现在企业事业单位领导层为追求政绩，在缺乏必要的准备措施下盲目推行行政档案管理创新，导致过程中因为缺乏风险评估反而损害行政档案，例如缺乏专业科室和专业监督人员，在进行旧档案更新管理时造成档案丢失或损坏，在处理后原有纸质档案混乱，影响后续查阅。

（二）档案资料繁多，管理工作任务大。行政档案管理是指对企业或事业单位行政工作过程中出现的流程和文件做档案记录，一般情况下行政档案复杂多样，横跨多年甚至数十年，进行创新管理时，往往需要重新核查。例如传统的行政档案以纸质化文本保存，而进入信息化时代后，档案可以直接被电脑收录，海量的存储空间了高科技技术，不但能够简化管理程序，还能节省场地和文件维护的费用。但对多年的行政档案进行信息化所需时间长，需要耗费大量人力，面对庞大的工作量，企业事业单位及其行政部门难以抽出充足的时间和精力进行处理。创新管理工作需要操作员进行摸索，面对陌生的新管理手段和繁杂的档案内容，容易造成混乱和档案录取错误的情况，导致行政档案管理工作的成功施行出现更大阻力。在长期传统档案管理模式下，档案管理人员工作固化，创新工作的开展效率缓慢，积极性低。

（三）行政档案管理创新局限在工具创新，开展形式化。行政档案管理是企业事业单位经营管理的其中一环，是人为活动，其工作需要制度保障，其创新重点在于人思维方式转变。但是常规的创新管理工作局限在工具层面上，例如单纯将文本转换成电子信息等，对电子档案的录入规范性和監管形式缺乏与之匹配的制度保障，导致出现电子信息档案紊乱查阅困难，容易在网上浏览的过程中被外传等。事物存在两面性，对该行政档案管理进行创新有利于企业事业单位的发展，提高行政部门的工作效率，但也会出现缺陷，行政管理部门和档案管理负责人必要有足够的思想觉悟，预示新管理方法将会出现的问题并制定具体的措施，而现实中思想的转变往往被忽视，导致创新工作开展后行政档案管理系统出现诸多漏洞，例如网络档案系统被黑客攻击出现企业机密文件泄露等。

二、行政档案管理的创新思路

（一）自上而下开展，以制度作为创新工作推行的保障。为了确保企业事业单位档案管理工作有序开展，首先应该提高领导干部的重视程度，注重在传统工作基础上创新，建立完善的档案管理制度，为后续工作有序开展提供坚实的保障，促使档案管理工作可以充分发挥原有作用。在开展创新管理工作时可以采用创新转变流程，指导员工进行新档案管理工作，适应新方法的转变。为避免初期员工适应能力不足和工作任务过于繁重而造成严重失误，可以时间为节点进行工作过渡，例如以2016年-2019年工作为首期，对该时间段的档案运用新方式进行管理，有利于员工边实践边适应，提升对新工作的熟悉程度，同时降低创新管理工作推行的风险。其后按照节点逐渐推移，直到所有传统档案按照新管理方案落实为止。与此同时，还需要发挥制度的约束作用，促使员工可以严格遵循制度要求开展工作，确保制度内容落到实处，例如规范员工对档案的录入和查阅行为，对档案的录入要根据明确要求标注统一编著名称编码，对档案的查阅需要在规定范围内进行，重要电子化文件的翻阅需要明确登记查阅者信息和在公司内网进行，禁止外网及拷贝阅读。同时建立完善的奖惩制度，调动员工工作积极性，对于违背制度要求的予以惩处，切实提升档案管理工作的成效。

（二）定期开展培训活动，提高工作人员素质。为了便于各项工作的开展，应该加强档案管理工作的宣传力度，定期组织员工培训和学习，掌握更加前沿的理论知识和工作技能，可以借助现代化手段开展档案管理工作。同时，企业事业单位应该加强队伍建设，定期检查档案管理工作情况，根据实际情况动态完善管理方法，并进行严格的档案管理考核工作，提高档案管理重视程度，促使档案管理工作更加规范化、标准化。行政档案的管理关乎企业事业单位的发展，因此有必要端正档案管理人员的工作态度，重视对档案的维护和监督工作，以负责的态度严格按照企业事业单位行政档案管理制度开展工作，对错误行为敢于指正，维护企业的实际利益。企业也需要赋予档案管理人员的一定职权，避免上级领导层利用职务便利越权操作。

（三）更新管理设备，为档案管理工作提供物质支持。档案存在一定的脆弱性，容易被损坏，因此企业事业单位必须提供一定的物质条件落实保护性工作。例如电子信息的档案需要安装杀毒软件和建立企业事业单位内网，避免行政档案出现泄漏。对有必要进行文本留底的档案，需要进行防潮防虫处理，建立独立的档案管理室，并加强安防管理设备的投入。现代档案管理工作的创新一定程度上需要硬件设备的创新，例如电脑增加储存空间、提高设备配置提升档案录入和查阅的效率，通过利用最新的档案管理软件，让行政档案的管理更加方便快捷等等。

三、结语

总之，行政档案管理的创新需要在物质投入的基础上为创新工作提供制度性保障，并通过提高管理人员的思想和能力，确保管理工作顺利开展。

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