企业竣工图单轨制管理研究

吴霞

【摘要】竣工图是工程档案的核心价值体现，是保障企业有序生产经营的重要档案资源。本文对比分析了在信息化时代背景下，传统竣工图与数字化竣工图归档的现状和利弊;并以宝钢实施数字化竣工图“单轨制”归档试点为例，探索以设计单位为主，参建单位共同协同编制数字竣工图的归档模式;同时对“单轨制”归档的可行性和意义进行论证并提出相应的保障措施。

【关键词】数字化竣工图;档案管理;单轨制

竣工图是工程档案里利用率最高的核心价值档案，是对工程进行交工验收、维护、改建、扩建的依据。推进竣工图归档方式和管理模式改革一直是档案人努力的方向。

一、传统竣工图归档方式和管理模式的现状及问题

（一）目前现状。以宝钢为例，1978年建厂至今已形成工程档案40万卷，其中竣工图约500万张，占馆藏档案数量50%。其归档方式及管理模式从纸质档案“单轨制”转变为纸质档案与电子文件共存的“双轨制”。“双轨制”的归档方式起源于宝钢2005年推行的终版图制度。通过不断实践将此制度进一步完善，于2009年起推行升版图制度并沿用至今，即施工方对过程图纸收集和保管，并依据图纸总目录完成竣工图编制后移交档案部门;同时设计单位向档案部门提交完整的电子终版图;档案部门通过将纸质竣工图与电子终版图核对校验后进行合并归档保存。升版图制度的执行，有效提高了设计、施工过程管控质量，缩短了竣工图编制周期，减少了档案部门数字化工作投入的人力、物力，便于日后利用和管理。但其仍有许多不足之处。

（二）存在问题。1.人力投入较大。由于“双轨制”管理，档案人员需对纸质竣工图和电子终版图在归档前进行双套复核验收，产生了大量重复、繁琐的工作。近几年宝钢仍处于建设高峰，大量工程档案待归档，如依旧推行“双轨制”归档，档案人员将不得不面临海量的人工核验工作。2.实体库房占用率高。宝钢科技档案库房面积约为2000m?，如以每年15000卷，其中纸质竣工图8000卷的新增量计算，在不新建档案库房的基础上，科技档案库房剩余容量仅能维持3-5年。怎么解决库房容量不足是我们必须要考虑的问题。3.缺少远程利用凭证性。电子终版图图签栏签字不完备、图面缺少设计出图章及竣工图章，因此电子终版图不具备档案凭证作用。未来档案管理趋势将会因网络化、信息化的发展，从地域分散管理转变为数字资源集中管理，但电子终版图只能提供远程利用，而无法实现其远程凭证功能，制约了档案利用便利性的提升。竣工图“双轨制”管理模式通过多年实践已暴露诸多不足，其对纸质图纸的依赖性阻碍了无纸化办公和档案资源信息化建设。

二、数字化竣工图归档方式和管理模式的现状及优缺点

数字化竣工图是指由CAD软件、数字签章软件等制作，包含设计、审图、监理、施工等相关单位数字签名和设计项目负责人、施工项目负责人、总监理工程师等个人数字签名的电子图纸。

（一）目前现状及编制要求。随着互联网和信息技术的发展，目前传统蓝图模式已不能适应建筑业信息化的要求。为提高建设工程信息化水平、设计质量及减轻建设单位负担。2019年7月起，上海市规划和自然资源局以“沪规划资源行〔2019〕359号”《关于进一步优化数字化图纸归档要求的通知》规定各建设单位在向上海市城建档案管理机构报送建设工程档案时只需提交符合归档要求的数字化竣工图，无须提供相对应的打印白图，自此竣工图交付开启了电子化“单轨制”归档。具体的编制要求是：1.应符合相关出图标准和要求，图签栏人员签章完备，建筑和结构等专业图纸应包括执业师签章。2.所有图纸修改到位。3.采用经电子数字化审图审查合格的电子图纸编制，图上具有审查审批机构或机关的数字签名。4.所有电子竣工图由施工单位及项目负责人、监理单位（如有）及总监理工程师、设计单位及项目负责人进行数字签名。

（二）优点分析及存在的问题。1.优点分析。（1）提升工作效率，降低管理成本。数字签名软件自带批量操作功能，可快速在全部電子终版图上生成电子竣工章并完成施工、监理单位和施工项目负责人与总监理工程师的数字签名，从而提升施工单位人员、监理人员的工作效率。同时还能减少档案人员对不同载体档案的匹配工作，降低工作负荷。推行数字竣工图对于设计单位而言，可减发过程中施工图份数，减少人力投入和纸张浪费。与此同时，档案部门也不必再保管这些纸质竣工图，从而减少修建档案库房、购买档案装具等费用开支。（2）提高利用效率，增进部门协作。由于国家出台的一系列法律法规，使数字化竣工图被赋予和纸质竣工图同等的法律效应，因此可同时为多个用户或异地用户提供实时凭证利用，相较过去利用模式更加便捷高效，还可以实现远程在线打印，提高了档案工作利用效率。实施数字化竣工图“单轨制”管理后，优化了业务流程，档案信息传递方式转变为信息化、网络化，从而增强了档案部门与其他部门之间的协作互通。2.存在的问题。

（1）没有建立有效可行的机制体制。上海市推行数字化竣工图交付已有3年多时间，但宝钢尚未推行此项工作。管理部门尚未将数字化竣工图交付要求纳入施工、监理、设计合同条款内。档案部门也尚未把数字化竣工图编制要求、数字签章流程、整编要求、提供利用要求等纳入管理制度中，这对未来开展数字化竣工图交付及日常管理带来极大不便。（2）缺乏可以使之有效落地的管理制度。工程项目纸质竣工图历来都由施工单位进行编制并对竣工图质量负责。但是数字化竣工图由谁负责编制，谁对竣工图质量负责，国家尚未做出相应规定。因此，在这种情况，下要设计单位负责往往存在阻力，而要施工单位做又很难达到理想效果。如何制定并落实设计单位负责数字化竣工图编制以及质量负责的管理制度值得我们认真思考！（3）档案系统与业务流程无法匹配。档案信息管理系统配套建设是推行数字化竣工图归档及管理的基础。现运行的档案信息管理系统未增设数字化竣工图数据与图像接收与核对、建设单位对案卷在线审核等功能，这直接影响档案部门对数字化竣工图接收的完整性、准确性及后续利用。（4）电子文件安全性和真实性较难保障。竣工图数字化过程存在内容被篡改或丢失的风险，电子文件的真实性、完整性很难得到保障;此外，电子文件对软硬件及系统依赖性较大，当突遇存储载体损坏、系统升级、计算机病毒入侵、黑客攻击等情况时，如不及时采取措施，将会造成“单套”电子档案丢失或损坏的严重后果。

三、数字化竣工图“单轨制”归档的可行性探索

（一）制度先行、技术保障。目前，从国家层面已经出台的法律、法规和政策来看，对“单套制”归档已经由限制转向引导支持。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确提出“在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点”;2019年10月8日，国务院常务会议讨论通过《中华人民共和国档案法（修订草案）》，其中第六十四条规定“符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力”。这些新的政策变化，从国家层面上确立了电子档案“单套制”“单轨制”方向，为今后的探索与实践提供了支持。另外，随着现代技术的发展与广泛应用，使得信息系统稳定性大大提升，可靠性越来越强，完全可以保证电子文件生成系统的稳定可靠和电子文件的真实完整。现阶段通用系统间在线数据采集、电子档案格式转换、电子档案离线备份、电子文件“四性检测”以及区块链等技术，基本可实现电子档案的长期可用、安全有效。

（二）流程完备、条件成熟。随着上海市推进“一网通办”电子政务的发展，数字签章、电子签名等技术手段和管理模式已经日趋完善，这就为数字化竣工图交付顺利和流程简化奠定了基础。结合上海市数字化竣工图制作流程与宝钢工程管理自身特点，可按照施工單位在前、监理单位在后的顺序对电子图纸内容进行确认，确认无误后分别对电子图纸进行个人与企业数字签名，然后设计单位对已完成施工和监理数字签名的电子竣工图进行准确性、完整性检验，检验合格后对电子竣工图进行个人与企业数字签名，最终按档案部门要求编制符合归档要求的数据光盘或以在线推送的方式向档案部门移交数字化竣工图。宝钢长期合作的设计单位电子文件管理模式大多转变为其档案部门集中统一管理。这一管理模式结合版图管理制度及施工、监理单位确认审核流程能较大程度上保证数字化竣工图的准确性，从而确保了设计单位为主编制数字化竣工图归档模式的可行性。以上几点标志实施“单轨制”归档的条件已经成熟。

四、数字化竣工图“单轨制”归档的保障措施

（一）完善档案信息管理系统功能。在档案信息管理系统中增加数字化竣工图系统自核功能，减少人工核对量，通过设计单位提供配套文件和规范电子文件命名来实现系统自动核对图纸版次、图纸名称、图纸编号等功能;在系统中增加数字签名认证功能，保证所有数字化竣工图都经过设计、监理、施工单位等的数字签名，确保数字化竣工图法律效应;增设建设单位线上审核功能，保证归档的数字化竣工图能满足日常运维需求。

（二）设计单位过程介入，保障电子文件真实性、完整性。在未实现图纸内容全文批量比对功能前，建议设计单位在向施工单位、监理单位提供电子图纸时采用在线模式，即在云服务器上完成数字签名，避免电子图纸线下被修改等不可控因素发生。或向施工单位及监理单位提供无网络、无接口的单机操作环境完成电子竣工图数字化签名。以过程介入保障电子图纸真实性、完整性

（三）保障电子文件安全性。随着信息技术的发展和进步，利用现代技术对电子文件进行管理，通过电子文件的“四性检测”、元数据规范、封装技术、迁移技术、加密技术等，对电子文件在形成过程的各类背景信息进行管控。在电子文件的全生命周期中，始终贯彻系统安全、网络安全、应用安全、管理安全、数据安全的五大安全理念。一般可以从软件、硬件、管理三个方面入手，增强了电子文件真实可靠、长久保存的可能。

（四）通过试点总结经验完善制度和合同条款。通过企业内推行数字化竣工图交付试点工作总结经验，积极收集交付过程存在的问题并以固化管理制度控制问题发生。在实践中不断完善数字化竣工图归档要求和管理制度，为今后数字化竣工图规范化、标准化管理提供理论和制度保障;在今后设计、监理、施工合同签订中完善增加数字化竣工图交付要求，并规定各方职责，以合同约束形式促进数字化竣工图按要求顺利交付。

五、总结

随着信息、网络、计算机技术不断发展，电子签章被赋予法律效应，竣工图从“双轨制”向“单轨制”转变已具备技术保障和法律支持。在数字化时代，档案工作管理主体已从实体管理转向数据管理，作为档案人，我们应转变旧思维，积极参与电子档案“单轨制”研究与实践，推动档案信息化建设，努力跟上“数字化中国”的步伐。

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