浅谈电子档案管理系统的维护方法

刘子倩

摘 要：在档案管理中运用信息化技术进行管理，可以有效提高档案管理及利用效率。随着我国档案信息化建设的不断推进，各级机关单位积极开展数字化档案室建设。但是在进行档案数字化管理的過程中，不可避免的会出现软件和硬件方面的问题。这些问题可能会造成数据的泄露，更甚者会造成数据的损坏及数据的永久遗失。因此，必须进行档案管理系统的日常管理及维护，并对所使用的电子设备进行维护。

关键词：档案管理系统  数据  维护

一、档案管理系统的管理和维护

（一）档案管理系统的管理

档案信息服务工作有效的开展大大提高了档案的利用效率，不光减轻档案工作人员的负担，更加深入便捷的为人民提供服务。档案管理系统在设计时要注意系统的开放性、灵活性、安全性，更要有易扩展的功能模块。有馆室之间的档案接收、档案整理、保存、鉴定、统计、共享利用和在线监督指导等功能，能为大数据时代联网跨库的信息服务做好基础保障。

档案管理系统存储的数据量大，数字资源丰富。纸质档案数字化后或在线电子档案收集归档时，进行软件挂接或移交过程中要注意保密，确保数字档案真实有效。对收集的档案数量、质量、规范性等进行检验，对合格的进行清点及有效性验证后给予唯一标识。对不合格的进行标注后，重新按照标准整理归档。在线整理过程中档案能够自动排序并进行归类，建立相应目录并与之相关联。有相应备份与恢复预案，对数据进行及时备份，尤其离线备份。防止在线数据受损，造成不可逆转的损失。系统在存储过程中，应有相应的存储状况预警，对存储空间不足等状况进行提示，并记录相关过程确保档案数据存储安全。在利用过程中，要利用关键词、全宗、字段等模糊、精确及全文检索功能。支持在线查档，并记录好用户的使用反馈，做好档案利用效果汇编。

（二）档案管理电子设备的基本维护

数字档案室一般都配备专用的服务器及日常中使用的电子计算机进行档案管理系统的日常运转工作。档案信息共享的途径由服务器端和客户端共同完成。因此在设计安装线路中必须严格容量设计，充分考虑安全问题，避免发生线路故障。我国的电源都是使用统一规格的电源，电压和频率都是相对固定的，这就要求电子设备所需的电路得预留一定的负载余量。同时对所使用的电线的容量也得留出一定的空间，不让电子设备及其线路在满载、甚至过载的情况下运行。一电子设备在启动的时候会产生一个较大的电流，电线的余量就是为了满足设备的启动要求。同时电子设备中存在一些功率较小的元器件，过大的电流可以导致电子元件的击穿，有必要避免大电流情况的出现。

电子设备应由专人负责和管理。每天严格按照规定检测电子设备和详细记录机房信息。设立应急电源。使用的终端应严格遵循正确的启动和关闭过程，禁止频繁启动和关闭。有异常情况出现时，要及时汇报并进行维护。器件需要维修和更换之前，征询各方面专家的意见，选择最优解决方案。详细记录故障情况、诊断方案和解决方案进行存档，积累经验。

（三）档案管理系统的安全维护

目前数字档案室的服务器端、客户端都是相对独立的网络。使用内部局域网，不与主流网络相连一般不会出现档案信息的损坏。但是电子系统一个较为关键的弱点，就是容易被入侵。尤其移动存储设备的频繁应用所带来的病毒，会造成系统的瘫痪，这就要求档案管理人员严格按照规定进行操作。

为提高档案的移动在线服务功能，档案管理系统与电子办公系统进行有效衔接，在文档一体化管理中，安全问题尤为重要。除了安装必要的漏洞扫描和病毒防护软件等，严禁安装任何无关软件，做到专机专用，直接切断病毒来源。为防止人为的误操作或者故意破坏档案数据。对已公开的档案信息根据查阅所需提供不同的权限，设置不同的密码。对未公开档案进行权限设置，严格按照查阅流程进行处理，避免文件泄露。对密级机密档案进行高级权限设置，需要多方论证后才能进行授权。

二、结束语

档案管理系统的维护直接影响电子档案的管理质量和利用效率，使用和维护人员必须有较高政治素养和专业技能。在使用和维护过程中，需要注意硬件和软件可能出现的数据泄露问题。同时，必须对进行档案系统访问的密码定时更新，保证档案数据的安全。另外，档案系统使用和维护工作人员，需加强专项培训，提高档案工作人员政治素质和业务能力，以适应不断更新换代的大数据时代。

参考文献

[1]王录芳.信息安全策略在数字档案馆系统中的应用[J].办公室业务，2019（14）.