高职高专干部人事档案管理存在的问题及制度完善与模式探索

杨泽睿

摘 要：我国高职高专干部人事档案管理工作发展晚，起步低，随着高职高专人事制度改革的深入，对干部人事档案管理工作也提出了更高的要求。本文通过分析高职高专干部人事档案管理中存在的问题，提出要从制度完善和工作模式创新上加强和改进高职高专干部人事档案管理工作，以实现对高职高专教职工干部人事档案的科学、高效管理。

关键词：干部人事档案;高职高专;改革

近年来，我国经济社会发展对技能人才的需求不断增长，这极大推动了高等职业教育的发展，各地大量兴办高等职业学校和高等专科学校，截至2019年，全国共有高职高专院校1423所。高职高专院校的增加，也带来了高职高专院校教师规模的扩大。由于发展晚、起步低以及人事管理制度、理念落后等原因，随着高职高专人事制度改革的推进，传统的干部人事档案管理工作已不能适应当前现实。高职高专干部人事档案管理必须加快制度完善和工作模式创新，不断提高干部人事档案工作规范化、专业化、科学化水平，从而更好地推动高职高专人事制度改革。

一、高职高专干部人事档案管理存在的问题

为落实“从严治党”的要求，以保证高等院校干部队伍的先进性和纯洁性， 2014年以来，中组部在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作。高职高专干部人事档案专项审核工作虽已基本完成，集中解决了档案中存在的问题，同时也暴露出高职高专干部人事档案管理工作仍落后于高校人事管理工作发展和人事制度改革的需要。

1.管理理念和模式落后

干部人事档案管理工作是一项不引人注目但意义重大的工作。近些年，高职高专干部人事档案管理工作人员对这项工作的认识虽有所提高，但管理理念仍停留在做好收集、归档、立卷、入库和日常查档工作即可，档案鉴别、编排、查阅仍以手工方式为主，对于如何发挥档案材料的作用以及如何科学专业管理好档案未做深入思考。高职高专干部人事档案管理工作并未引起足够的重视，干部人事档案管理工作人员多为兼职人员，多未有档案专业、人力资源管理专业学习背景，中级以上档案专业技术人才稀缺，且档案人才队伍建设和培养都比较滞后。

根据《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》，与教职工相关的档案材料共有正、副本十类，这十类材料既能体现教职工的成长经历，又能全方位地体现教职工的个人风貌，所以入档档案材料必须真实客观。但这十类档案材料来源渠道分散，收集周期长，这需要干部人事档案工作人员具备充足的专业素养和丰富的实践经验。然而现实是档案收集工作被动，由于归档不及时、归档时审核不严，人为导致档案材料在归档中被篡改、是档案材料记载前后不一致，甚至原始材料遗失。且因工作繁琐、人手不足，案卷質量并不高，不便于查阅和使用。

2.完整性缺失及真实性受到挑战

高职高专多由中职、中专合并建立，由于对人事档案管理工作重视不够、档案管理人员未经专业培训、收集整理不及时等原因，在干部人事档案转接过程中造成了部分档案及档案原始材料的遗失，这意味着教职工部分甚至全部人事信息的消失，这对失档人造成了严重后果。

针对高职高专干部人事档案管理主要依据《档案法》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《高等学校档案管理办法》等政策法规，然而这些政策法规中并未提及高职高专干部人事档案管理的具体细则，并未形成高职高专干部人事档案管理的有效监督机制。同时，很多高职高专干部人事档案制度不健全，抑或是制度执行不到位。所以由于违法成本低，高职高专干部人事档案管理一直难以有效遏制造假行为，档案的真实性受到挑战，这给学校科学选拔、使用、管理人才留下隐患。

3.档案利用率和服务程度不高

在高职高专干部人事档案日常管理工作中，每年会产生大量考核表、工资表、培训进修表、职称晋升材料、干部考察材料，往往是刚把材料整理归档，新的材料又送来，所以相较于提供档案服务，干部人事档案管理部门更倾向于干部人事档案的收集、鉴别和整理归档，因此干部人事档案管理还没有和学校人力资源管理更好地结合起来，导致干部人事档案的作用没有充分发挥出来。

高职高专教职工与机关干部不同，不能简单生搬硬套机关干部人事档案的要求，而是在做好规定动作的基础上，还应展现教职工的专业技术水平及成果。但就目前来看，多数高职高专干部人事档案多是反映基本人事信息，甚至很多学校干部考察材料千篇一律，难以客观全方位体现一个教职工的“全貌”，能够为学校培养、选拔、使用干部提供决策参考的信息更是少之又少。

4.大数据时代带来新的挑战

随着大数据时代的来临，一直蒙着神秘面纱的干部人事档案及其管理工作迎来了新的挑战。为响应信息化建设的号召，越来越多的高职高专纷纷加快干部人事档案信息化建设的进程，而干部人事档案数字化外包是实现信息化最快捷的途径。同时，在干部人事档案数字化的过程中，很多学校并没有把档案信息与人力资源管理有机融合，导致花费巨大数字档案信息成为信息孤岛。

二、高职高专干部人事档案管理制度完善

在依法治国、依法行政和干部人事制度改革的大背景下，依法加强干部人事档案管理对高职高专人事制度发展、高职高专选拔人才和任用干部具有重大意义。

1.完善干部人事档案管理政策法规

干部人事档案相对人拥有对个人档案的知情权、隐私权、救济权等一系列权利。现行的干部人事档案管理仍延续计划经济时代的管理模式，绝对不允许个人查阅和持有个人档案。这种封闭的管理模式一方面损害了公民的知情权，档案实体不能对个人开放，但公民对公民自身信息和与自身利益相关联的重大事项享有知情的权利，档案信息是应该向公众个人开放的;另一方面当档案材料被管理人员人为遗失或篡改，干部人事档案的真实性得不到公众的有效监督，会大大降低档案内容的使用价值，也会损害公民的救济权。

因此面对新形势下出现的新问题，立法机关应在广泛调研、征求意见的基础上，修正完善干部人事档案已有的政策法规，在充分发挥干部人事档案社会服务功能的同时，严肃问责机制，保障档案相对人的知情权、隐私权、救济权不受侵害。面对大数据时代带来的新挑战，立法机关还应结合实际，将现代化的理念纳入立法考量，填补干部人事档案的政策法律监管空白，在推进干部人事档案信息化建设的同时，权衡公民知情权和隐私权中的平衡，提高干部人事档案的利用率。

2.完善干部人事档案管理工作机制

高职高专要重视制度建设，在推进干部人事档案信息化建设中建立健全学校干部人事档案管理制度，对干部人事档案接收、鉴别、保管、查阅、监督、问责各个环节进行明确规定，做到有章可循，按制度、按程序办事，提高法制化、规范化工作水平。建立干部人事档案管理人员准入和培养培训制度，提高专业化、科学化服务水平。干部人事档案管理部门要在保障档案实体和档案信息安全的前提下，构建服务型的工作管理机制，建立干部人事档案“重在开发利用、重在服务教职工”的管理理念，深入开发人才信息资源，为学校识才、用才提供决策参考。

三、高职高专干部人事档案管理模式探索

结合高职高专教职工的特点，干部人事档案管理部门要扎实做好档案基础工作，创新管理模式，充分发挥干部人事档案管理在高职高专干部培养中的作用。

1.确保信息准确，加强专业化建设

一本完整的档案要能充分展现一个教职工的全貌，除常规考核表、工资表等材料外，干部人事档案管理部门要扩大档案材料收集范圍，及时收集能够反映教职工教学水平、科研水平、成果贡献等方面的材料，减少空洞、随意、主观的评价材料的收集。

2.挖掘档案价值，延伸服务深度

高职高专在推进干部人事档案信息化建设中，要充分挖掘档案价值，延伸档案服务深度。转变传统手工编排、查阅方式，利用计算机、扫描仪、打印机等硬软件设备，建立全校教职工电子档案数据库及共享系统，一方面打通校内各数据平台端口，实现校内人员数据信息统一及信息共享;另一方面给组织人事部门及教职工部分开放查询权限，更便捷地为档案信息利用者服务，充分发挥干部人事档案的公共服务功能。

高职高专人事制度改革的推进及大数据时代的来临都给高职高专干部人事档案管理工作带来了新的挑战和更高要求，高职高专在干部人事档案管理工作中要积极改革，适应变化，充分发挥干部人事档案的公开性、服务型，更好地为教职工服务，更好地为学校用人决策服务。

参考文献：

[1]付 艳.大数据背景下高校人事档案管理研究[J].连云港职业技术学院学报，2018

[2]黄 凯.谈贵州大学干部人事档案管理创新[J].兰台世界，2016

[3]杨 琪.高校人事档案管理现状及问题与对策研究[J].工作指导，2019

（作者单位：遵义医药高等专科学校）

作者简介：杨泽睿（1991-），女，汉族，助理馆员，在职研究生，研究方向：干部人事档案管理。