移动协同办公在病区物资管理中的应用

陈晓蓉　史红萍

[摘要] 目的 利用智能手机软件辅助实现病区物资的移动智能化管理。方法 将病区物资分类整理并制作成Excel工作表，通过智能手机和微信、WPS office手机软件功能进行工作表编辑、查询定时提醒、共享、权限设置，以实现病区物资移动智能化管理。结果 通过该应用，病区建立了高效低耗的物资管理制度，物资管理缺陷率明显下降，实施前后差异有统计学意义（P<0.05）。结论 基于移动协同办公进行病区物资管理是可行的，获得院内临床护士一致认可，具有临床推广价值。

[关键词] 智能手机;移动协同办公;物资管理

[中图分类号] F251 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）03（c）-0073-03

Application of Mobile Collaborative Office in Ward Material Management

CHEN Xiao-rong， SHI Hong-ping

Chongqing Three Gorges Central Hospital， Chongqing， 404000 China

[Abstract] Objective To use smart phone software to assist the mobile intelligent management of ward materials. Methods The ward materials were sorted and prepared into an Excel worksheet， and the worksheet editing， query timed reminders， sharing， and permission settings were performed through smart phone and WeChat， WPS office mobile phone software functions to achieve intelligent management of ward materials. Results Through this application， the ward has established an efficient and low-consumption material management system， and the defect rate of material management has decreased significantly. The difference before and after implementation is statistically significant（P<0.05）. Conclusion It is feasible to carry out ward material management based on mobile collaborative office， which is unanimously recognized by clinical nurses in the hospital， which has clinical promotion value.

[Key words] Smart phone; Mobile collaborative office;Material management

移动协同办公是将移动通信元素与互联网元素有机结合在一起，利用电脑、移动手机等设备作为沟通工具，集协同办公、信息群发等多项功能为一体，实现信息沟通、资源共享的办公新模式[1]。微信是腾讯公司的一款通过网络快速发送文件、文字、图片、语音等的手机软件;支持主流的智能操作系统，不同系统间互发畅通。WPS Office手机版是运行于主流操作系统平台上的办公软件，支持DOC/XLS/PPT等23种文件格式;支持查看、创建和编辑各种常用文档，方便在智能手机使用，满足用户随时随地办公的需求。该科将智能手机和微信、WPS Office手机软件的强大功能联合应用实现移动协同办公，对科室物资进行量化、质控、安全、信息化、成本管理，收到良好效果，报道如下。

1  资料与方法

1.1  一般资料

針对该科物资2018年9—12月实施移动协同办公管理前与2019年1—3月实施移动协同办公管理后在物资管理中的护理质量、工作秩序、物资安全、劳动强度、查询及取放物品耗时等进行对比。

1.2  实施方法

1.2.1 整理整顿  将现有的2个库房功能分区，具体划分为卫生耗材库房和后勤物资库房;库房内物资按性质、体积、取用频繁程度、价值高低分区域存放、固定基数，制作醒目可视化标识;将高值耗材和物品，专柜专锁专人专管，杜绝物品的丢失。

1.2.2 移动协同办公管理  ①将库房柜体统一编号，对整理后的物资制成Excel工作表，将物资的存放地点、存放柜编号、类别、品名、单位、规格型号/产地、入库价、计价材料销售价、库存数量、生产日期/批号、有效期、失效日期、图片、管理权限等信息由管理员整理录入。②将物资工作表上传至科内工作微信群，便于科内每位成员接收、浏览、查看物资信息。③利用 WPS office手机软件快速检索物品信息：首先将微信群的物资工作表用“其他应用打开”选项中选择”WPS office”软件，利用“查找”功能输入所需物品全称或关键字符，即可快速检索出物品的相关信息，同时可以点击放大图片精准确认物品。④利用“WPS office”软件中的“编辑”“权限设置” “分享和发送”功能，护士长和总务护士具有对物资工作表随时或定期更新、修改、发布在工作微信群的权限。通过移动协同办公，科内的护士都能利用智能手机在最短的时间找到所需的物品信息，改变了传统的人工寻找、查询手工台账的方式，提高了护理工作效率和护理质量，实现了对病区物资的优质、高效、低耗的管理[2]。

1.2.3 物品效期安全管理  拓展“WPS office”手机软件定时提醒功能结合“色标预警制”用于物品效期管理。

设置定时提醒功能：在Excel工作表基础上，通过“插入函数”功能中的TODAY函数和IF函数的嵌套，形成新的函数表达式而实现。设置物品失效期具体时间可以根据使用频次、效期、领取规格、价值等围度任意进行设定;同时可以通过对Excel工作表设置定时提醒栏的修改权限，确保有效期栏、预警提示栏内容不被随意更改[3]。

色标预警制：设计制作“优先使用、效期  年  月日”字样的红色标签、“次优使用、效期  年  月  日”字样的黄色标签;根据物品有效期年限、使用频次、月消耗数量、性质、价值、领用规格限制等对红、黄两种标识进行全面、详细的定义及划分适用范围，对近效期物品进行预警提醒，保障物资使用安全。

1.2.4 多方位开展全科护士培训，扩大使用覆盖率  随着现代信息技术的发展和智能手机的普及，全科护士已经具备“人手一机”的条件，为移动协同办公在病区物资管理的使用推广提供优质基础。科内通过开展专项培训，编制相关PPT和小视频、电子使用手册帮助使用者熟悉界面和操作过程，感受移动信息技术的便捷和规范，从而惠及全科每一位护士的日常工作。

1.2.5 制度化管理  将具体实施措施和现有的应用成果整理形成明文规章制度，移动协同办公在病区物资管理的应用纳入科内一级常规质控，护士长和质控专员持续追踪检查，督促护士养成良好习惯，维护巩固成果。

1.2.6 效果评价  评价指标：比较实施移动协同办公前后病区物资管理的护理质量、工作秩序、物资安全、劳动强度、查询及取放物品耗时等进行对比。为减少人员对环境熟悉度不同所造成的统计误差，我们进行取放物品耗时、查询物品信息耗时数据采集时采用科室物资管理的非责任人和非管理员[4]。

1.3  统计方法

采用SPSS 22.0統计学软件处理数据，计量资料以[n（%）]的形式表示，行χ2检验;计量资料以（x±s）表示，行t检验，P<0.05为差异有统计学意义。

2  结果

实施移动协同办公前后病区物资管理相关指标比较，实施后，查调物品信息耗时较实施前缩短，差异有统计学意义，见表1。

3  讨论

实施移动协同办公前，该科是三甲综合性医院下属妇女儿童专科医院的急诊科，承担院前急救、院中急救、门诊输液工作，诊疗项目较多;涉及病区物资种类约400多种，数量高达5 500件左右，成本采用手工台账查询、统计;且科内现有库房两间，空间有限，相隔较远等因素导致物资分类不清、存放不规范;部分物资积压、重复放置;物资找寻、取放时间长影响护士工作效率;物资过期浪费增加科室成本消耗，存在管理安全隐患。

实施移动协调办公后，极大缩短了护士查询、找寻、整理物品的时间，使有限的空间、时间人力资源得到最大的效能释放;制定物资管理制度，规范护士的行为习惯，在提升护理质量、规范工作秩序、降低劳动强度等方面取得显著的成效，得到使用者的认可。

利用Excel工作表的定时提醒功能结合“色标预警制”对物品有效期的预警制管理，实现了对物品效期的信息化、目视化管理，避免物品的积压和过期浪费，降低科室成本，保障医疗护理安全[5]。

经过科内应用过程中不断反馈和工作表的持续优化、相关软件功能的拓展，功能性和适用性日益完善增强;并在院内护理持续质量改进项目成果展示比赛中取得优异的成绩，目前已被全院多个科室借鉴使用，具有极大临床推广价值。

使用移动协同办公人员需要学习手机软件的操作，对于一些年龄较大不熟悉软件操作的护理人员不适宜使用;工作表不能实时更新，需要管理员定期进行维护。

综上所述，目前市面上的物资管理应用软件多是针对医院一级库房管理，几乎无针对临床人员使用的病区二级库房管理应用软件。该科将办公软件和手机软件联合应用所带来的移动信息化管理经验，可以进一步探索联合专业信息技术实验室开发一款专门针对病区物资管理，集物资出入库、基本信息、效期管理、实时更新、权限设置、申领配送、条码识别等多项功能于一体的应用软件，解决临床护理人员的实际需要，减轻工作负担，保障护理质量和安全，为全面推进现代化医院管理进程奠定良好基础。

[参考文献]

[1]  衡永乐，杜宣宁，沈嵘.基于移动技术的医院协同办公系统应用研究[J].中国医院管理，2016，36（12）：61-62.

[2]  苏玉琴，李也菇.6S管理在医院门诊管理中的应用价值[J].医疗装备，2019，32（4）：54-55.

[3]  黄馨，杨玉才.Excel定时提醒功能在药品有效期管理中的应用[J].护理学杂志，2014，29（20）：54-55.

[4]  李云霞，舒阳.6S管理方法在临床护理管理中的应用效果观察[J].中国医学创新，2017（4）.

[5]  龙进，阙子文，余立萍.Excel预警在急救药品有效期管理中的应用[J].中国医药指南，2016（30）.

（收稿日期：2019-12-27）

[作者简介] 陈晓蓉（1981-），女，重庆人，本科，主管护师，研究方向：儿童危急重症护理。

[通讯作者] 史红萍（1976-），女，重庆人，本科，副主任护师，研究方向：急诊护理，E-mail：811655486@qq.com。