纸质档案整理存放中的问题及对策

王薇薇

摘 要：档案是人们在各类生产生活过程中形成的历史记录，档案无论对于社会组织还是个人都有重要的价值。档案主要包括纸质档案、音像档案、电子档案和实物档案四种载体形式，纸质档案是较为传统的档案形式，受档案特点影响，纸质档案在管理存放中存在的问题，影响到纸质档案管理质量。本文将对纸质档案整理存放中问题进行探究，并提出纸质档案管理问题解决对策，希望能够为相关工作提供参考。

关键词：纸质档案;管理存放;问题;对策

纸质档案是较为传统的档案形式。纸质档案具有真实性和安全性强，能够完整实现档案凭证功能，具有较强的凭证效力和法律效力。因此，在当前档案数字化管理时代依然具有较高的利用价值，在档案馆藏中，占有重要的主导地位。

一、档案主要载体形式

（一）纸质档案

纸质档案是较为传统和最为常见的档案管理形式。纸质档案包括的内容较为广泛，大到国家红头文件，小到私人信件、文稿都可以被视为纸质档案。纸质档案的突出优点在于它很难进行无痕修改，纸质档案内容具有较高的可信度，体现出纸质档案的真实性。

（二）音像和数字化档案

音像档案通常被称为视听档案，包括照片、唱片、录像单和录音带等。数字化档案则是近年来出现的比较先进的档案管理形式，是基于计算机技术快速发展的基础上形成的，数字化档案管理中，利用数字化设备对档案内容进行阅读和处理，并且能够通过数据信息形式在网络中传输，让档案管理更加便捷。

二、纸质档案整理存放中的问题

（一）归档中存在的问题

1.保管期限问题

纸质档案从保管期限划分上包括永久保存、长期保存和短期保存。其中长期保存的档案通常是国家建设或历史研究具有重要利用价值的档案，保存的期限为50年以上;长期保存界定在15-50年之间，这些纸质档案大多是社会组织或机关单位形成的人事管理、数据统计等一般性文件;短期保管的纸质档案大多为下级机关报送的一般性文件或社会组织和机关单位一般事务性资料，保存的年限为15年以内。随着社会不断发展，社会各界对档案管理要求也在不断提高，纸质档案的归档范围和保管期限是否能够符合当前社会发展需求，将关系到纸质档案的完整性[1]。

2.归档人员素质问题

档案是一种具有较高价值的信息资源，许多档案信息关系到国家建设或社会组织的长期发展。因此，档案管理对档案归档工作人员综合素质要求较高。归档人员需要具备较高的政治素质，具备良好的职业道德和组织性、纪律性，同时还需要归档人员具备较高的敬业精神和业务能力，这样才能确保归档的准确性和规范性。然而，近年来，随着科学技术不断发展，档案管理逐渐向着数字化方向发展，纸质档案管理人才培养存在不足，管理人员队伍年龄结构普遍偏大，缺乏新生力量的注入。

（二）保管中存在的问题

目前，许多社会组织对档案管理缺乏重视。一方面，在档案管理基础设施建设中缺乏资金投入，一些档案馆基础条件无法满足纸质档案保管条件。防火、防虫、防潮等措施不够完善。而纸质档案的保管中，环境因素影响比较大。在恶劣的环境下，纸质档案很容易出现纸张老化、字迹扩散以及遭到虫蛀、鼠啃等情况;由于档案管理基础设施老化，防火条件有限，增加了纸质档案保管风险。另一方面，由于缺乏对纸质档案管理的重视，档案管理人员收入偏低，档案管理人才流失严重，降低了纸质档案保管质量。

（三）利用中存在的問题

近年来，随着社会不断发展，档案利用频率不断提高，不仅增大了档案管理人员工作量，一些档案被多次借阅后，经过传递和复制，提高了档案损坏的几率。档案借阅过程中，档案遗失情况也时有发生，有些档案被用户借阅后，出现超期归还情况，在脱离有效的管理情况下，增加了档案损坏和遗失风险，提高了管理难度。

（四）数字化存在的问题

科技的发展让数字化档案成为未来档案管理的主要方向。但是纸质档案向数字化档案转化的过程中，往往受到计算机硬件设施和工作人员技术能力的限制，出现档案字迹模糊、扫描效果不佳等情况，影响到档案的完整性，一些长期保存的纸质档案，由于纸张老化严重，损坏部分无法正常修复，无法通过扫描形成数字化档案[2]。

三、纸质档案整理存放问题的解决对策

（一）加强档案管理相关制度建设

纸质档案归档中，归档范围和保管期限是归档中重要考量指标，决定了档案能够获得长效利用。目前采用的归档范围和保存期限是基于原有的社会环境和经济发展状态下而制定的，符合以往的时代需求。但是，社会发展到今天，大数据和信息时代的来临，社会各界对档案信息的利用率更高，需求量更大，以往制定的档案管理制度已经无法满足信息时代下用户的需求。

（二）加强档案管理投入

档案的数字化管理在很大程度上缓解了纸质档案管理的压力，但是，目前纸质档案管理还不容忽视。尤其对于一些长期保管、具有珍贵历史价值的档案，需要加大管理力度。一方面，档案管理机构需要加大纸质档案管理基础设施和配套设施的资金投入，对原有的档案保管环境进行修建或改善，降低环境给纸质档案带来的安全风险;另一方面，要加大档案管理人员培养力度，吸纳一些德才兼备，具有纸质档案和数值化档案管理能力复合型人才，提高档案管理队伍整体素质。

（三）强化纸质档案原件保护意识

要提升纸质档案管理质量，需要加强档案的监管，完善档案利用相关制度，对于档案原件，需要结合档案具体情况制定借阅细则，明确管理人员责任和用户借阅权限，明确用户借阅权利和义务。

（四）加快纸质档案数字化工作进程

纸质档案向数字化档案转化的进程需要不断加快，做好纸质档案转化整体规划，确定优先转化的档案范围，制定完善的转化计划，合理安排损坏纸质档案的修复与档案数字转化流程，降低纸质档案在数字化转化过程中损坏几率，从而提高纸质档案真实性和完整性。

结束语

纸质档案是社会发展过程中积累下来的宝贵资料，在信息化时代，纸质档案管理依然不容忽视，需要结合时代发展需求，完善相关管理制度，壮大管理队伍，完善管理设施，提高管理意识，只有这样才能够让纸质档案得到有效管理，确保纸质档案自身价值。

参考文献

[1]童庄慧，孟娜，徐凡媛.纸质档案数字化工作中存在的问题及对策[J].兰台世界，2019，556（02）：50-52.

[2]崔莹.机关档案室文书档案整理中存在的问题及对策[J].卷宗，2017（22）