关于高校人事档案规范化管理的措施探讨

杨舒然

摘 要：人事档案是高校中的重要资源，关系到高校中的人事关系调动及其稳定发展，因此对高校人事档案进行规范化管理尤为重要。本文在分析高校人事档案规范化管理意义的基础上，探究当前我国高校人事档案管理中存在的问题，并提出一系列完善措施，以便为高校人事档案规范化管理提供参考与帮助。

关键词：高校;人事档案;规范化管理;问题;完善措施

随着社会经济的快速发展，高校也处于快速发展的状态中，其人事关系更为复杂，为人事档案管理带来了较大的挑战，管理者只有顺应时代发展的趋势，结合高校的发展情况对人事档案管理工作模式进行优化，才能够提升管理的效果。

一、高校人事档案规范化管理的意义

1.有助于提升高校人事管理

高校属于人员密集型的组织机构，其教职工的数量通常是较多的，并且这些教职工的类型较为复杂，不仅有授课的教师、辅助教育工作的行政人员、后勤人员还有编制外人员等，其人力资源体系较为复杂，所以其人事管理的难度较大。而通过对人事档案进行规范化管理，则能够对不同人员的信息进行准确记录，对每一位教职工的情况都做出全面反映，这样相关领导在开展人事管理的时候，就能够有更大的便捷性，可以通过查看档案信息详细了解每一位教职工的情况，并对其做出合理的安排。因此，高校人事档案规范化管理能够为人事管理带来有利作用。

2.有助于提升高校的竞争力

人才是高校中的核心竞争力，且高校稳定运行也离不开人力资源的科学分配，通过对人事档案的规范化管理，高校领导能够根据教职工的特长及特点等对其工作岗位进行安排，使其在符合自身情况的岗位上开展工作，从而能够使高校中的人员得到优化配置，使每位人员发挥潜能，更好地开展工作，促进高校竞争力的不断提升。

3.有助于高校教职工的更好发展

人事档案记录了教职工的详细信息，高校对人事档案进行规范化管理，能够更全面地呈现教职工的情况，这样不仅能够对教职工目前的工作带来有利作用，而且即便是教职工离职到其它地方参加工作也能使其它单位更好地了解该教职工的情况。另外，高校人事档案是教职工成长的记录，教职工可以通过档案了解自身的过去和现在，通过这些内容能够为教职工运用档案提供有力作用，其可以根据档案来设定自身的工作目标、确定工作方向，从而推动自身更好地发展。

二、高校人事档案管理中面临的问题

近年来，虽然很多高校开始对人事档案管理提升了重视度，但是由于受到种种原因的影响，这方面工作开展的仍然不顺利，实际人事档案管理中面临着诸多问题，影响了高校的稳定发展。

1.人事档案管理基础工作欠缺

人事档案管理基础工作包括人、财、物三个方面，要想提升管理效果，使工作规范化开展，需要做好这三个方面的准备工作。然而我国很多高校由于对其重视度不够，没有对人事档案管理部门配备足够的人员，且设备老化，不注重先进设备的引进，导致这方面工作开展的模式较为传统，不利于人事档案管理效率和质量的提升。另外，还有领导认为人事档案管理属于后勤部门，只用做好日常档案资料的管理即可，没有认识到其重要作用，因此投入预算较少，阻碍了部门工作的良好开展，也使得人事档案管理多元化职能逐渐演变成了“看管性”职能。

2.人事档案管理体系不健全

当前我国很多高校人事档案管理制度都较为落后，人事档案资料更多地是倾向于存储和记录，而没有对其进行实际应用。首先，缺乏明确的工作要求和职能规划。因此导致人事档案资料的收集、整理、归档和存储等工作的开展缺乏统一明确的标准，实际工作过程较为混乱。其次，缺乏人事档案资料的安全管理以及真伪鉴定制度。很多高校只注重资料的收集、存档、整理等，却不注重对其真伪进行鉴别，并且在保管的时候也没有考虑到安全性，这会影响档案信息的质量，对于高校的发展带来了不利影响。最后，缺乏明确的奖惩制度。人事档案管理工作需要构建科学的奖惩制度，来激发档案管理者的工作积极性，但是显然很多高校都没有做到这一点，人事档案管理者在实际工作中缺乏动力和积极性，整体工作效率较为低下。

3.人事档案管理方法落后

当前我国很多高校人事档案管理都以手工纸质形式为主，在对档案信息查阅的时候也将实物翻阅作为重要形式，没有构建人事档案管理的信息化系统，对这些资料的查阅和归档也只能停留在实体层面，不利于人事档案利用率的提升。而且实体档案材料库存是有容量限制的，难以存储大量的档案信息，存在查阅困难、标准化低等问题，很难满足新形势下高校发展的需求，所以亟待对这一问题进行解决。另外，还有很多高校仅仅是简单地将人事档案管理工作纳入到了学校组织部门或者人事部门中，并没有对其进行规范化管理，导致实际人事档案管理工作开展的较为随意，方法滞后，影响了高校的发展。

三、高校人事档案规范化管理的措施

1.做好人事档案管理基础工作

第一，高校要提升人事档案管理工作的重视度，为人事档案管理部门配备足够的专业化人员。要结合该部门工作开展的实际情况进行人员安排，尽量安排专业化的人员，避免让退休的老教师来开展这一工作。比如，可以通过招聘或者竞选等形式来丰富人事档案管理人员，并定期开展培训，灌输专业化的档案管理知识和技能，使其更好地开展工作，提升人事档案管理的规范性。第二，要结合具体情况引入先进的档案管理设备，比如扫描仪、计算机等。硬件设备是人事档案管理工作开展的基础，要想提升人事档案管理的效果，高校必须要做好硬件设备的引入。第三，要结合部门情况进行预算，为人事档案管理部门安排专项经费，使其更好地进行硬件设备以及材料的购买，为这方面工作的更好开展提供保障。

2.构建健全的人事档案管理体系

健全的人事档案管理体系能够为人事档案管理工作效率的提升带来有利作用，使这方面工作更为规范地开展。第一，高校应当对人事档案管理者的职责进行明确，构建健全的人事档案管理制度，确保档案管理者能够规范对人事档案资料进行收集、整理、归档等，在科学的流程下开展工作。第二，要提升对人事档案保密管理和真伪鉴别的重视度，构建对应的工作机制，使人事档案管理者能够根据制度或者步骤等对教职工的人事档案信息进行真伪鉴别，并做好保密工作，不断提升人事档案管理的质量和效果。第三，要对人事档案资料的开发与运用提升重视度。人事档案保管的目的之一是运用，所以要重视运用与开发，建立对应的制度，如规范相关人员运用人事档案管理的行为，明确哪些是保密材料，哪些是可用材料等，避免泄露人事档案信息。同时，还要做好人事档案的开发工作，要结合不同教职工的实际工作情况对其档案信息进行实时更新，确保人事档案部门所保管的档案信息都是最新的。第四，要构建科学的奖惩制度。高校相关领导要结合人事档案部门的实际情况进行奖惩制度的设立，定期对不同档案管理者的情况进行考核，并做出奖惩，提升档案管理者工作的积极性。

3.构建信息化系统，优化人事档案管理的方法

随着科学技术的快速发展，高校人事档案部门也应当紧跟时代发展变化，开展信息化管理工作。这就要求高校要及时为档案管理部门引入信息化系统，做好硬软件设备的购买和引进，结合人事档案管理的情况进行系统模块的设定，确保相关人员能够借助于系统开展人事档案管理工作，不断提升工作的质量和效率，优化工作方法。第一，高校要构建统一的查阅网站和数据库，组建科学的人事档案信息化管理系统。在构建系统的基础上要对不同人事档案管理者的职权进行明确，合理设定权限，确保其在自身权限内开展工作。第二，要做好电子档案的安全管理工作，定期对系统进行杀毒和维护，及时查找系统漏洞，并做好弥补。还要对人事档案管理者进行培训，使其掌握一定的安全管理技能，更好地维护系统安全。第三，要对电子档案信息进行备份，做好保存和记录工作，如为人事档案管理者准备硬盘，使其定期对系统中所存储的档案信息进行备份，避免系统损坏档案信息丢失。

四、结束语

人事档案能够记录个人的全面信息，是评估人们未来社会活动表现的重要依据，因此高校应当对人事档案管理提升重视度，推动这方面工作规范化开展。尤其是在当前高校人事制度改革不断深化的背景下，高校更应当意识到人事档案管理的重要性，不断提升人事档案管理者的水平和技能，积极引入信息化设备，充分发挥人事档案信息的价值，满足时代发展的需求。

参考文献：

[1]徐 玲.高校人事档案管理存在的问题及应对措施研究[J].湖南邮电职业技术学院学报，2018

[2]刘 玮.中国高校人事档案在人事管理工作中的重要性[J].才智，2018

[3]高玲玲.高校人事档案数字化建设的思考[J].信息化建設，2016

[4]苏全玉.浅谈高校人事档案规范化管理的措施[J].山东纺织经济，2015

（作者单位：西安医学院）