信访档案信息化建设的思考

陈丹红

摘 要：本文基于对信访档案特殊价值的阐释，论证了信访档案信息化建设的必然性及重要意义，分析了实现信访档案资源、工作流程以及管理方法信息化需要解决的问题，并且探讨了档案资源建设、数据库与信访档案共享平台构建的实现途径，从软硬件基础设施完善、相关法律法规和标准体系构建以及专业人才培育等方面，阐述了推进信访档案信息化建设的有效策略。

关键词：信息化;必要性;建设目标;实现途径;信访档案

随着信访工作量、归档资料的形式与信息类型的增加，档案信息资源的汇总、处理、归档以及信息的利用都面临很多问题，运用信息技术实现数字化管理，可以有效缓解信访档案管理的困境。

一、信访档案的特殊价值

信访档案除了具备一般档案资源的特质，还对于优化社会治理体系具有特殊价值。信访档案完整和全面的反映了特定时期社会背景下的典型社会矛盾，并且档案中的信访人申诉材料、接访部门的处理流程、批复文件与结案报告等文件，详尽记录了矛盾的产生原因、发展历程以及解决措施。因此，信访档案除了可供信访工作人员查询和借鉴，还能够作为分析社会矛盾、优化相关政策法规以及社会整体体系的依据。所以完善信访档案管理，并确保所有信息资源得到妥善处理和利用，对于做好信访工作和提升社会治理体系的运行效率都非常关键。

二、信访档案管理信息化的必然性及重要意义

1.信访档案管理信息化的必然性

在信息技术得到广泛运用的今天，档案信息加工技术、利用方式以及管理方法必须做出改变，才能够契合现代人们的信息传递、处理以及利用习惯，确保档案信息资源得到科学管理和高效利用。首先，在高度信息化的行政管理领域，各部门在处理日常事务时，生成的文件资料形式、载体也发生了实质性变化，数字化的文档、图表以及多媒体影音文件所占比例越来越大。因此各信访工作部门的档案资源形式、存储介质以及归档保管的方法也必须做出相应的改变。其次，社会公众以及信访工作相关人员也有了新的信息查询、利用习惯，只有将信访档案信息化，才能够发挥其应有的利用价值。所以信访档案信息化建设既有其必然性，也是提升信访工作效率和档案信息利用率的需要。

2.实现信访档案管理信息化的重要意义

近年来由于信访档案信息量持续增长，信息资源形式、处理方法和存储介质的多元化，传统的信访档案管理模式逐渐难以应对。工作人员在进行信息采集、归类、建档时，面临很多技术性问题。首先，对不断增加的电子档案资源的分类与建档，没有完善的技术规范与标准体系，因此信访档案的管理质量得不到保障。其次，在档案信息资源的利用方面，由于不同层级以及部门、单位所属的信访机构之间没有沟通与信息交流机制，因此信访档案资源的管理呈现割裂局面，影响对特定类型信访问题的研究以及信息利用价值的发掘。构建信访档案的信息化管理平台和数据库，完善相关法律法规以及信息采集、加工与管理的技术标准，不仅可以彻底解决上述问题，还能够实现对信访档案信息资源的共享和深度利用。

三、实施信访档案信息化建设必须解决的问题

实施信访档案信息化建设不仅需要配置软硬件设施、构建信息化的管理平台，还需要改变传统的管理制度、法律法规以及标准体系，而且档案资料的采集、建档保管以及利用模式，也必然涉及到信息技术的运用。因此无论是技术应用规范还是管理机制构建，都面临多方面的问题。

1.软硬件设施建设

计算机管理软件、搭建网络平台以及构建数据库所需的硬件设备是信访档案信息化建设的基础，所以各信访机构必须先完善实施信息化管理的软硬件设施。由于信访档案有其特殊性，既要求实现各个信访机构之间的档案信息共享，又必须准确区分不同类型信访档案的性质、保密级别，才能维护当事人的合法权益并保障档案信息的网络安全。所以在完善信访档案信息化基础设施时，必须针对信访工作以及信访档案管理的特点，进行软硬件系统的研发和设计。

2.法律法规以及标准体系的构建

信访档案管理需要以档案和信访工作相关法律法规为依据，对原始文件、影音资料等进行加工和建档保管。目前，进行信息化建设时，原有的法律法规、技术标准体系中的部分条款不再适用，還存在很多缺失的内容。因此推进信访档案信息化建设，必须基于顶层设计来整合和构建完善的法律法规体系，才能为进一步的档案资源数字化加工、信息共享数据库和网络化管理平台的建设提供依据。

3.信访档案信息化管理人才

信息化的信访档案管理要求相关人员能够运用信息技术，而且熟悉档案资源的数字化加工、信息处理以及数字化档案资源的管理方法。因此要想落实信访档案信息化建设规划，必须有足够的专业人才。首先，工作人员必须熟悉信访工作和档案管理相关的法律法规，才能够对相关信息资源进行准确、规范的分类并完成建档工作。其次，需要有一定的信息技术运用能力，能够使用系统管理软件、硬件设备，进行数据库维护、编制档案目录等。

4.网络安全问题

在信访档案信息化管理过程中，必须基于互联网进行信息的传递、加工和存储。所以木马程序、黑客攻击以及系统自身运行故障等因素，都会影响信访档案信息的安全。如果系统服务器等设备因维护不当或遭受病毒等侵袭而出现故障，不仅影响用户的正常登录和信息查询，还会面临档案信息丢失或损坏的风险。信访档案当中有大量涉及当事人隐私的内容，如果信息泄露，会侵害当事人的权益，因此网络安全在信访档案信息化建设中必须得到有力保障。

5.信息资源建设与数据库构建

信访档案信息化建设旨在对所有档案资源进行信息化的管理、利用，因此必须完成数据库与数字化的信息资源建设。但纸质文档和影音资料的数字化加工、信访工作中新生成的载体与形式各异的档案资源的加工和存储，都需要依据新的技术规范和管理制度完成。历史积存下来的各类信访档案必须进行数字化加工，才能够上传和存储至系统的数据库，便于在线查阅和分享。新生成的不同类型信访档案资源的加工、存储形式和管理方法必须有完善的标准，才能够保障信访档案的完整性和有效性。

四、推进信访档案信息化建设的有效策略

1.相关法律法规和标准的完善

针对信访档案信息化缺乏完善的法律法规与标准体系指导的问题，必须由相关部门组织法学、档案管理等领域的专家进行深入研究，对现有法律法规中不再适用的条款进行修订。针对信访档案资料的数字化加工、信息资源管理以及网络化平台建设的技术规范不健全的问题，提出可行的解决方案。构建完善的标准体系及各类技术规范，以便推动信访档案的信息化建设。

2.研发和推广规范化的软硬件系统解决方案

为了实现各信访机构档案管理系统之间顺畅的信息交互，保障系统运行的稳定性和便于管理维护，应研发和推广规范化的软硬件系统解决方案。组织科研机构的专业技术人员或者与系统供应商进行合作，开发与信访档案管理、信访工作特点相适应的软件系统，并且规范硬件设备的选型和网络结构设计。从而加快各层级、区域信访机构的档案信息化建设，尽快实现大范围的信息资源共享并提高信访工作、信访档案信息服务的质量。

3.培育信访档案信息化管理的人才

专业管理人才缺失是制约信访档案信息化建设的关键因素，应基于对现有人员知识结构、档案管理技术的欠缺，制定有目标的培训计划。分析信访档案信息化建设对相关岗位人员的新要求，为其提供系统化的课程。此外也可以向已经实现信息化的档案管理单位学习，促使相关人员尽快提升其信访档案信息化管理的技能。

4.不断优化系统的网络安全防护措施

要想保障信访档案信息资源的网络安全，需要持续优化各项网络安全防护措施。首先，信访档案管理部门的信息化系统应由专业技术人员进行维护，并且进行动态的信息安全风险评估，以便有效防范计算机病毒等因素的威胁。其次，信息化的信访档案管理系统软硬件必须及时升级，才能够保障档案信息的传输、存储安全，应对不断更新和升级的黑客攻击技术手段。

五、结束语

信访档案信息化建设能够提升信访服务质量，提升档案信息资源的利用率并优化信访资源配置。因此应基于对当前信息化建设中遇到的问题的分析，探索有效的解决办法，并且将成功的模式和经验进行共享和推广，尽快实现信访档案的信息化管理和在線共享。

参考文献：

[1]刘翩翩.信访工作中的档案管理创新思考[J].现代企业文化，2016

[2]张 莉.信访档案信息化建设的思考[J].数码设计，2017

[3]李泽龙.浅谈如何加强信访档案管理[J].民营科技，2018

[4]张 亮.关于加强基层信访信息化建设的几点思考[J].农民致富之友，2017

[5]宁 刚.浅谈信访工作的信息化处理方案[J].科学与信息化，2017

[6]余深演.信访档案的管理和信息化建设[J].山西青年，2017

（作者单位：福建省泉州市信访服务中心）