分析归档文件整理分类方案的价值及编制

摘  要：分类方案在编制和具体应用过程中，对归档文件的整理而言，具有非常重要的影响和作用。该文针对归档文件整理分类方案的价值以及具体编制方法进行分析，在对该方案进行编制时，不仅要对其中的基本要求给予足够的关注和重视，而且还要保证分类方案在编制时的科学性和合理性，这样才能够将分类方案自身的应用价值充分发挥出来，提高归档文件整理水平。

关键词：归档文件  整理分类  分类方案  方案价值  编制方法

中图分类号：G27    文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）04（c）-0243-02

归档文件整理分类方案在制定和具体应用过程中，其主要目的是通过各种不同类型的方案收集、整合和利用，实现对这些方案的分类，这样不仅可以方便获取，而且还可以保证这些方案在编制时的准确性和有效性。该方案在提出以及具体应用过程中，贯穿在归档文件分类的整个过程当中，对这些不同类型的归档文件编号、编目等都提出了非常高的要求，必须要结合实际情况，积极采取有针对性的措施，实现对这些档案内容的监督、管理。

1  归档文件整理分类方案的价值

分类方案在提出以及具体应用过程中，是保证可以落实档案规范化管理措施的必要前提条件，同时也是其中非常重要的一部分。分类方案在整个档案管理工作实施过程中，具有非常重要的价值。首先，分类方案在编制和应用时，其可以被看作是归档文件在分类整理过程中的重要保证措施。与此同时，如果缺乏分类方案在其中作为有效的指导，那么在整个分类过程中，就会出现很多问题，甚至还会出现严重的混淆现象。其次，在对分类方案进行编制时，需要注意的一点就是，该方案本身可以被看作是归档文件分类的基础环节。也就是该方案在制定和具体应用过程中，可以实现对整个分类工程的整体设计，同时还可以将分类方案在实践中实现科学合理的利用。在与实际情况进行结合分析时，发现在实践中归档文件分类的本质就可以被看作是在实践中直接将归档文件的实体进行科学合理的划分，让其根据不同的目录、编目等要求来进行分类[1]。除此之外，分类方案在实际应用过程中，必须要保证归档文件自身的分类号、目录等全部都具有真实性和有效性，这样才能够从根本上保证该环节的有效落实。在具体操作过程中，需要注意的一点就是，归档文件在实现分类时，在对各种不同类型的分类方法进行选择和利用时，必须要结合实际要求，同时还要与归档的顺序、依据等进行结合，这样才能够保证归档编号编制的合理性和科学性。由此可以看出，在实践中通过对各种不同类型分类方案合理利用，可以对同一个卷宗内的归档文件进行有的分类处理，在此时就会出现各种不同类型的编号、编目等。另外，分类方案在编制以及具体应用过程中，为了保证分类方案在实际应用过程中的有效性，需要结合实际情况，积极采取有针对性的措施，同时还要对计算机进行科学合理的利用，这样不仅可以实现快速有效的整理和归档，而且还可以保证文件在搜集、利用时的有效性。

2  归档文件整理分类方案的编制

2.1 基本要求

归档文件整理分类方案在编制时，为了从根本上保证编制的质量和效果可以达到理想化的效果，必须要结合实际情况，尤其是要与基本要求进行结合分析，这样才能够从根本上保证分类方案在编制时的有效性。在对分类方案进行编制时，除了要与实际情况进行结合之外，还要对卷宗内的档案进行科学合理的利用和管理。在这一基础上，还要与现有的规则和方法进行有效结合，这样才能够实现现有管理方法与具体工作相互之间有效结合。所以，在这种形势下，在对分类方案进行编制时，就必须要按照以下的要求来进行，这样才能够取得良好的效果[2]。首先，在具体操作过程中，必须要制定和落实符合实际要求的基本规定，同时还要对现有的规则、保管期限等进行科学合理利用，这样才能够保证分类方法的合理利用。也就是只有保证分类方法在实践中的有效落实，才能够实现对分类方案有针对性地编制和利用。与此同时，在一致性要求提出以及具体应用过程中，在该要求当中明确提出，要保证分类方案在制定和落实时，实现同一标准的划分，这样做的根本目的是为了促使同一级类目相互之间不会存在相互交叉的现象，为归档文件在分类过程中的准确性和有效性提供保障。除此之外，除了上述要求之外，还对该方案提出了稳定性的要求，该要求当中明确出分类方案在制定和具体应用过程中，尤其是在比较长的时间范围内，要尽可能满足全宗内档案分类过程中提出了个性化要求[3]。在具体操作过程中，需要注意的一点就是在对类目进行设置时，不可以实现随意变更的情况，同时也不能够随便对本单位经常会使用的变更类目等进行选择和利用。在对该方案提出安全性要求时，明确提出比较高的类目必须要包含与其相对应的比较低一级的类目，这样做的根本目的是为了最大限度地保证归档文件在分类过程中，可以直接被纳入到符合实际要求的类目当中，为分类的合理性和科學性提供有效保障。

2.2 分类方案的编制

分类方案在编制和具体应用过程中，方案的编制效果将会直接影响到归档文件在整理和具体应用过程中的情况。由此可以看出，分类方案在整个归档文件整理过程中具有非常重要的影响和作用。首先，在具体操作过程中，必须要结合实际情况，对分类标准进行科学合理的选择和利用，同时还要对分类层次进行确定。档案工作人员在日常工作过程中，必须要对现有的归档文件来源、保管期限等进行全方位有效的分析，同时还要对各种不同类型的类目进行分析，这样可以对其中的数量、具体实施部门等进行科学合理的规划和设计，从中对符合实际要求的分类方法进行选择，这样可以对类目进行科学合理的设置和利用。比如，归档文件在实际应用过程中，会选择利用保管、期限、年度以及机构等方式，通过这种分类方式对其进行分类管理时，必须要结合实际要求，这样才能够保证该分类方法在实际应用过程中的作用和价值充分发挥出来。尤其是对于行政部门而言，由于这一环节会涉及到的归档文件比较多，数量比较少，所以，在对其进行分类时，如果分类比较过于细致，那么很有可能会直接导致管理比较繁琐，对整个库容将会造成非常严重的影响。所以，在对该问题进行分析和处理时，比较适合利用保管期限、年度这种类型的分类方法。除此之外，在对分类方法进行选择和具体应用时，要对分类方案进行科学合理的编制和利用，这样才能够发挥出良好的应用效果。分类方案在表述过程中，通常情况下可以直接利用文字来进行表达，或者是也可以利用树状图表等各种不同类型的方式。如果是直接在类目当中对数字代码进行利用，那么就必须要保证该代码自身在实际应用过程中具有非常良好的稳定性。另外，在具体操作过程中，必须要对分类说明进行合理的选择，在说明当中必须要涵盖的内容包括分类方法的具体选择、分类的层次确定等，这些都是其中非常重要的内容，所以可以适当对类方案进行补充、完善，这样可以最大限度地保证分类方案在实际应用过程中的价值。

3  结语

归档文件整理分类方案在编制和具体应用过程中，由于其自身具有非常重要的价值体现，所以在对其进行编制时，必须要结合实际情况，遵循基本要求。这样不仅可以保证该方案在应用时的效果，而且还可以提高归档文件整理水平。

参考文献

[1] 黄莹妍，鄢嫦.《归档文件整理规则》特点分析与新规解读[J].资源信息与工程，2018，33（6）：184-186.

[2] 李红.归档文件整理工作实践及认识[J].企业科技与发展，2017（4）：178-180.

[3] 王协舟，尹伟沣.《归档文件整理规则》解读——基于新旧规则两个标准的文本分析[J].档案学通讯，2016（6）：75-79.

作者简介：李建华（1979，4—），女，汉族，山西孝义人，本科，馆员，研究方向：档案管理。