提高老年大学文书档案管理水平探讨

□刘艳华

【内容提要】档案管理是老年大学管理工作中的重要组成部分，目前我国老年人的数量逐渐增加，老年大学也得到了越来越多的关注。本文将针对老年大学的文书档案管理工作展开研究，确定各项工作的实际开展措施，提高文化档案管理的综合水平，最终达到促进老年大学的文书档案管理工作良好发展的目的。

档案管理是老年大学管理工作中的重要组成部分，老年大学的人数越来越多，文书档案的数量也越来越多，档案管理难度逐渐提升,提高文书档案管理的综合水平，能够有效促进老年大学的发展。

老年大学文书档案管理特点

目前老年大学的文书档案管理工作在实际开展过程中，主要具有以下特点：第一，档案信息变化速度较快，课程设置的种类较多。加上老年人的流动性较高，因此老年大学的文书档案信息收集工作、整理工作难度较大。加上老年学员入学时间不统一，在正式教学的过程中需要根据老年人的心理和生理特点进行考核，相应的课程调整在所难免，因此信息也相对复杂。第二，在我国老年大学中，仍有不少学校采用纸质档案管理方式，信息化的管理方式亟待进一步加强。这种情况下非常容易出现档案管理效率不高以及准确性低的情况。

老年大学的文书档案管理现状及存在问题

老年大学的文书档案管理中存在的问题主要包括以下几点，第一，档案管理制度不完善，目前许多老年大学虽然制定了相应的文书档案管理制度，但是并没有将制度充分落实到实际管理工作中，导致老年大学的文书档案管理制度逐渐向着形式化方向发展。另外，在制度内容建设的过程中，并没有根据我国市场经济以及时代发展情况制定内容，导致与时代发展脱轨，无法将老年大学的文书档案管理制度的价值充分发挥出来。第二，文书档案管理人员的综合素质不高，在实际档案管理的过程中，档案管理人员依旧存在缺乏专业知识以及专业态度的情况，无法提高档案管理工作的实际开展质量。这一情况就导致在档案管理中，经常出现档案管理不规范甚至是管理遗漏的现象，严重影响了文书档案管理工作的开展效果。第三，信息技术应用效率不高。目前我国已经进入信息化时代，信息技术已经应用到人们生活中的各个阶段，但是在老年大学的文书档案管理中，信息化技术的应用效率并不高。导致这一现象出现的主要原因就是人们对信息技术的认识不足，并且无法充分掌握信息技术，造成档案管理工作的实际应用效果提升较慢。

加强老年大学文书档案管理的措施

（一）建立全面的文书档案管理制度

制度是老年大学文书档案管理工作开展的基础条件，因此相关人员需要根据当今时代对档案管理的要求，对档案管理制度进行优化和完善，在此过程中需要根据相应的法律法规展开研究，同时，将制定完成的管理制度应用到实际管理工作中，避免出现管理制度趋于形式化的现象。例如，针对文书档案管理中的档案统计、档案借阅、档案鉴定以及档案处理等工作，都要制定相应的规章管理制度，通过这种方式提高档案管理制度建设的全面性和有效性。并且保证档案制度建设的标准统一、要求统一以及使用统一，删除传统管理制度中不科学的部分，使整个管理制度能够符合当今时代的要求和发展。

（二）建立数字化的管理平台

建立数字化的管理平台，是老年大学的文书档案管理工作未来发展的主要方向，同时也是必然选择。例如，利用云端网络以及大数据技术，对文书档案管理中心的数据信息进行处理，在不同老年大学之间建立相应的数字管理平台，这种方式能够实现不同大学之间的档案数据信息共享。通过这种形式，使老年大学的文书档案管理工作人员之间相互学习、分享经验、交流沟通，利用相互借鉴的方式，共同促进自身工作的优化和发展。另外，由于数字化管理平台建设需要有设备作支撑，因此需要对设备进行经常性的维护、优化，保证数字化管理系统能够在该设备上稳定运行。例如，采购高配置的计算机、网线以及多媒体终端等设备，为数字化文书档案管理平台的建设和发展提供条件。

（三）提高文书档案管理人员的综合素质

要想提高文书档案管理工作的开展质量，最重要的一点就是对管理人员的综合素质进行有效培养。在此过程中可以从以下几个方面进行。第一，对文书档案管理工作的重要性进行宣传，从而使档案管理人员从思想上认识到自身工作的重要性，为接下来的专业训练提供条件。第二，对管理人员的理论知识展开研究，使其了解相关理论知识，在此基础上对实际管理技能进行培养，将理论知识与实际工作相互结合。第三，定期对管理人员进行技能培训，这一方式能够了解到管理人员的工作开展情况，并发现其在实际工作中存在的问题，并根据问题给予针对性的解决，避免出现管理人员水平与时代发展相互脱节的现象。

（四）将信息技术充分应用在其中

信息技术已经成为保证工作准确性和工作效率的主要手段，因此要想提高老年大学的文书档案管理水平，就需要将信息技术应用其中，保证整个文书档案管理工作的顺利开展。例如，将OA 系统应用在其中，该系统能够自动完成接收文件以及发送文件的工作，改变传统的档案管理方式。另外，还可以利用信息技术对档案进行整理、编号、存储以及检索，整个过程能够高效准确的完成。在档案检索的过程中，可以利用信息技术建立一个多层次和全方位的档案检索体系，只需要输入相应词汇，即准确、快速完成检索工作，提高整个档案管理工作的开展效率。将信息技术应用到其中，能够降低档案查阅和检索的难度，还可以简化整个管理流程，无论对于档案管理人员还是老年人来说，都具有较高的实际应用价值。在老年大学实际的文书档案管理中，需要从形式、技术应用以及人员等方面展开优化完善，并充分认识到文书档案管理工作对整个老年大学管理的重要性，只有这样才能不断提高档案管理工作开展的科学性和有效性，不断促进我国老年大学文书档案管理工作的长期稳定发展。