浅谈“互联网+ ”背景下独立学院教学档案信息化建设

卢莹

摘要：“互联网+”概念的提出、智慧校园的建设和“双一流”本科建设为独立学院教学档案信息化建设提供了新契机。教学档案也呈现了数字化、集成化和虚拟化的新特征，但也存在教学档案的管理模式相对落后、缺少教学档案信息化管理系统、信息化建设基础设施较薄弱、教学档案的开发利用不够等诸多问题，“互联网+”背景下独立学院教学档案信息化建设的核心是建立教学档案信息管理系统，并配备规章制度、档案资源、设备技术和专业人才保障措施，加大对教学档案的开发利用力度，加强对教学档案信息管理的安全防护，最终实现教学档案的信息化。

关键词：互联网+；独立学院；教学档案；信息化

互联网技术的飞速发展给社会生产生活带来了便利，同时也促使人们改变生产生活中落后的管理模式以适应互联网技术带来的冲击，高校教育教学也不例外。独立学院作为高校教育的重要延伸和补充力量，应该勇敢迎上互联网技术日新月异的浪潮，接受互联网技术与教育教学不断融合的挑战。教学档案作为记录一切与教学活动或人才培养有关的过程与结果的重要支撑材料，理应成为独立学院教学信息化建设特别是教学档案信息化建设的重要内容。然而目前独立学院教学档案受传统管理理念和管理模式的影响，信息化建设进程缓慢，难以适应“互联网+”环境下用户对教学档案的多种需求。本文着重研究在“互联网+”背景下，独立学院如何基于互联网提供的技术支持建立教学档案信息管理系统，如何让互联网技术与教学档案深度融合从而创新教学档案管理和开发利用，提高独立学院教学档案的管理水平和服务能力。

一、“互联网+”背景下独立学院教学档案信息化建设的新契机

1.“互联网+”教育的提出

2015年3月5日十二届全国人大三次会议上，李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划，鼓励将互联网的创新成果深度融合于社会生产生活的各领域之中。2017年1月19日，国务院印发《国家教育事业发展“十三五”规划》，提倡积极发展“互联网+教育”，提出进一步改善基础条件、推动信息技术与教育教学深度融合等要求。2017年12月15日，第二届“互联网+教育”峰会在江西上饶举行，峰会从多维度阐释“互联网+”在教育领域的应用和发展，共同推动中国“互联网+教育”迈向深度整合、智慧创新的新阶段[1]。

2.智慧校园的建设

智慧校园指的是在互联网环境下将学校的教学、科研、管理和校园生活进行充分融合的一体化环境，从而实现全校的数据共享与交换集成。教学档案集学生在校资料查询、教师教学档案记录、学院教学研究分析等功能为一体，理应将教学档案的信息化建设放到独立学院智慧校园建设一盘棋中统筹考虑、合理规划、科学建设，最终建成教学档案综合服务平台。通过教学档案的信息化建设，促进独立学院各教学部门将纸质档案的分散归档变为数字档案的集中存贮，将传统的“档案信息链”改造成“互联网+”时代的“档案信息环”，最终内化升级为立足于互联网技术与应用的“档案信息生态圈”，据此逐步形成更为便捷、完善、智能的教学档案信息系统。

3.“双一流”的建设

独立学院的一流专业和一流课程的“双一流”建设，既是独立学院自身发展的需要，更是独立学院应该抓住的机遇。独立学院的“双一流”建设需要内容丰富、形式多样的教学档案作为材料支撑，而信息化建设下的教学档案正好满足了这样的需要，提供了独立学院“双一流”建设中诸如教学理念、教学团队、教学成果、教学内容、教学组织、教学管理、教学评价及持续改进等过程性材料，教学档案的重要地位也在此突显。独立学院教学档案的信息化建设为独立学院“双一流”本科建设提供了现代化的教学档案信息支撑，彰显了互联网背景下教学档案的利用价值。

二、“互联网+”背景下独立学院教学档案的特征

1.教学档案数字化

独立学院教学事业的不断发展使得需要归档的教学档案不断增多，传统的纸质归档方式显然不能满足独立学院日益发展的需要。数字化的教学档案摒弃了传统纸质档案的缺点，受到广泛欢迎。教学档案数字化指的是利用信息技术，将原有纸质教学档案和接收的电子文件转化为数字化数据，实现计算机对教学档案的管理[2]。在教学过程中产生的一切教学档案均可以进行数字化，如学生的成绩档案、教师的教学录像、专业的发展历程等，数字化后的教学档案具有节省空间、使用便捷、利用高效的优点。教学档案的数字化提高了独立学院教学档案的管理水平，推动了教学档案的数字化进程。

2.教学档案集成化

教学档案的集成化则是基于大数据和新兴网络技术，把校内各级各类教学档案资源纳入动态、有机的体系之中，并且能够实现校际教学档案资源的系统整合、开发与利用[3]。教学档案集成化改变了独立学院以往教学档案分散、凌乱、标准不统一、收集不齐全的状况，将各部门和各二级学院的教学档案归为整体，经过计算机的信息处理后合理地开发与利用。教学档案集成化推动了各部门在智慧校园教学档案建设中的分工协作，使教学档案从产生开始就进入标准化和智能化的管理，提升了独立学院教学档案信息化建设的整体水平。

3.教学档案虚拟化

教学档案虚拟化是指教学档案脱离传统的物质载体，利用先进的信息技术，通过虚拟数字档案馆在网络环境中及时调用。用户可以在虚拟数字档案馆中查询或使用教学档案信息，实现了教学档案在网络环境中按需流动、即需即取，弥补了传统教学档案利用受地域限制的缺陷。教学档案虚拟化管理是对传统教学档案管理的有效补充，也是对传统档案实体保护、开发、利用的革新。教学档案虚拟化使独立学院教学档案对用户的服务变被动为主动，使用户在不同时间、不同地点都能够查阅和调用所需教学档案，提高了独立学院教学档案信息化服务质量和服务能力，使独立学院在应对各类教学评估和加强自身内涵建设中能夠游刃有余。

三、“互联网+”背景下独立学院教学档案信息化建设存在的问题

笔者通过对江苏省部分独立学院教学档案信息化建设情况进行调研，发现目前部分独立学院教学档案管理仍然以人工为主，信息化程度不高，没有在“互联网+”背景下思考如何建设教学档案的信息化，主要表现为以下几点：

1.教学档案的管理模式相对落后

目前，独立学院教学档案虽然在教学活动中的作用日益凸显，但信息化程度并不高，以传统模式管理教学档案依然是普遍现象。从教学档案采集方式看，教学档案依然是分散在各部门、各二级学院，采集的标准不统一，归档内容存在重复性；从教学档案归档对象看，归档对象比较单一，以纸质档案为主，电子档案数量不多，对档案的数字化重视程度不高；从教学档案的管理过程看，依然是以在电子表格中编制档案目录对纸质档案和部分电子档案加以管理为主，辅助以档案管理的小程序，而真正购买或开发专门教学档案信息管理系统的少之甚少。

2.缺少教学档案信息化管理系统

面对内容繁多、数量庞大的教学档案，如果没有一个现代化的数据处理系统进行统一管理的话，就如同一部电脑没有了中央处理器，缺少了最重要的指挥系统，系统就会报错而不能正常工作，独立学院教学档案信息化建设亦然。现阶段，大部分独立学院还没有建立教学档案统一管理的信息系统，没有基于系统分析对教学档案的进与出进行标准化的流程管理。独立学院的教学档案管理显得力不从心、没有章法，虚拟数字档案馆的建设更是遥遥无期，距离教学档案的信息化建设要求相去甚远。

3.信息化建设基础设施较薄弱

现阶段，独立学院教学档案信息化建设配套所需的基础设施仍比较薄弱，还没有建成设施齐全的教学档案信息化环境，如良好的网络环境、专业的教学档案管理软件、供软件运行的大容量计算机和相关配套保障措施，这就造成了独立学院教学档案管理设备利用不足、数据处理能力不强、档案管理效率不高，无法适应“互联网+”背景下教学档案信息处理和存储的需要，不能满足用户在不同地域快速查询和使用教学档案的需要。此外，独立学院的运转资金主要来源于学生的学费，而政府补助的财政资金非常有限，使得独立学院教学档案信息化建设投入不足，这在一定程度上制约了独立学院教学档案信息化发展，使其处于被动地位。

4.教学档案的开发利用不够

独立学院教学档案的开发和利用应拓展广度和深度，从而为独立学院教育教学发展提供具体的参考依据和政策指向。目前，大部分独立学院教学档案的开发仍处于萌芽阶段，只是简单的对教学档案进行查询与核对，缺乏教学档案管理系统对信息数据深层次地整合与挖掘。独立学院的教学档案要形成成熟的信息化建设阶段性成果还需要一个较漫长的过程，这也使得独立学院教学档案的开发程度不深和利用率不高，教学档案仅仅发挥了原始证明材料的作用，而没有发挥更重要的价值，如教学档案对学生和教师成长的指引价值，对专业综合评估和一流本科建设的支撑价值，对各专业建设和独立学院自身发展去向的借鉴价值等。

四、“互联网+”背景下独立学院教学档案的信息化建设

1.建立教学档案信息管理系统

“互联网+”背景下独立学院教学档案信息化是一个综合各方教学档案信息资源建立的体系，需要各相关单位互相配合、相互合作。独立学院教学档案信息化建设中最核心的部分莫过于教学档案信息管理系统，如图1所示，此系统由教学档案信息来源、信息形成和信息运用三个部分组成。

教学档案信息来源于提供教学档案的各个部门，如院办、教务处、人事处等职能部门，各二级学院和档案室，这些部门按照教学档案采集的统一格式和标准将教学档案信息通过信息采集端口报送到教学档案信息库，从而完成了教学档案的信息采集。接下来是教学档案信息形成阶段，教學档案信息库将汇聚、整理、加工得到的上述信息，形成教学档案初始信息库，在规定的时间内，教学档案信息提供部门可以登录教学档案初始信息平台查询各自的教学档案信息是否属实、是否完整、能否发布，如果有修改或有补充，可以向专门的信息处理平台反馈相关信息，信息处理平台确认后再将信息进行修正，同时将修正的信息传递给教学档案初始信息平台，经过系统校验后，再将数据导入最终的教学档案信息平台，形成可以对外发布的教学档案信息库，此时，用户（学生、教师、部门、专家等）可以通过各自账号登录教学档案信息平台查询或打印所需的教学档案信息，进入教学档案信息运用阶段。

2.教学档案信息化建设的保障措施

“互联网+”背景下，教学档案信息系统在独立学院教学档案信息化建设中的地位，犹如血液之于人体，是至关重要的。而教学档案信息化建设中的保障措施如规章制度、档案资源、设备技术、专业人才等，犹如血管之于血液，使血液能够在人体中正常流通并不断循环。

第一，规章制度保障。没有制度不成方圆，规章制度规范了教学档案信息化建设的流程，规定了信息化建设的原则并指明了基本方向。规章制度包括国家层面的教学档案信息化管理法律法规和独立学院层面的教学档案信息化建设管理办法总则、细则，其中管理办法细则需要制定教学档案的立卷、归档、保存、开发、利用、共享等相关制度，保证独立学院教学档案信息化建设中的每个环节都落到实处，为教学档案信息化建设保驾护航。

第二，档案资源保障。在“互联网+”背景下，教学档案资源建设包括：开展教学档案目录和全文信息资源库建设，满足机读目录检索和共享利用的需要；加快室藏教学档案的数字化工作，加强对珍贵教学档案的保护，满足教学档案内容网络查询利用的需求[4]。教学档案资源是用户查询教学档案信息的原始来源，也是教学档案信息化建设的成果展现，是教学档案信息化建设最基础的内容，因此务必确保教学档案资源的真实性和完整性，同时兼顾用户在查询或使用教学档案信息时的便捷性和共享性，保证教学档案信息在不同网络环境中的兼容性和安全性。