办公室档案管理优化建设之我见

王洋

摘    要：档案管理是管理部门的一项重要工作内容，必须引起相关人员的重视。办公室档案管理工作对于提升单位的管理水平、提高员工工作效率、塑造单传良好形象具有重要的现实意义。本文就办公室档案管理优化建设展开探讨。

关键词：档案管理;创新措施;提高效率

1  引言

单位的档案管理亦称档案工作，是单位工作人员直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。做好单位档案管理工作，关乎单位能否高效运行。

2  办公室档案管理工作的重要性

（1）档案管理工作对提高工作效率的作用。通过日常工作及重要档案的管理，可有效提高工作效率。这主要是因为办公室的信息档案与资料大部分是指导性的，对各部门的工作和思路有针对性指导作用。在使用信息技术实现档案管理电子化后，可以通过搜索功能实现数据访问，为查阅档案资料提供诸多便利。（2）档案管理工作对文件资料的保护作用。做好办公室档案管理工作，可设置文件的完整访问权限，以保障文件资料的安全。（3）档案管理工作对单位发展的必要性。办公室档案工作从整体角度说，是单位总体发展轨迹的缩影和记录，更是提高内部工作效率和工作质量的重要因素。它直接影响管理者对本单位实际情况的了解，是促进单位发展的重要参考依据。

3  提高档案管理工作效率的主要途径

3.1  增强档案管理意识

为保证档案管理工作顺利开展，相关领导与档案管理人员要在思想上引起重视，尽快转变自身思想观念，在管理部门工作日程中加入档案管理工作。档案管理工作要和其他业务一起发展、规划和执行，还要切实增强管理部门每个员工的思想意识，做好宣传教育工作，让他们都真正意识到档案管理工作的重要性，为这项工作的正常进行奠定良好的基础。相关人员必须清楚知道档案与自身日常工作、生活的密切联系，从而为档案管理工作提供更多支持与帮助。

3.2  提升办公室档案管理人员的专业能力

为了推动办公室档案管理改革，需要提升档案管理人员专业能力，具体可以通过以下两个方面来了解;第一，由于档案管理人员需要了解信息技术、档案管理技术、会计技术等，但部分档案管理人员的专业能力不强，导致档案管理人员中存在诸多的人为失误问题，降低了档案管理人员效率。为了提高档案管理人员的专业能力，需要定期开展培训、讲座、进行技术交流等工作。例如：办公室行政部门可以聘请信息技术专家等，开设如何有效提升档案管理效率的讲座，为档案管理人员讲解相关知识，并开展档案管理实践工作，使档案管理对接“互联网+”思维，进一步提高档案管理人员的专业能力，为档案管理人员改革工作的开展提供保障。但部分档案管理人员对培训工作的重视程度不高，在实际培训中属于“混日子”状态，没有发挥出培训工作的意义，还浪费学校的精力对其进行培训。因此，为了改善这一现状，需要在培训之后进行考核工作，将其纳入年终评奖评优的范围，促进档案管理人员重视档案管理工作的培训，以进一步提高其专业能力。第二，由于档案管理人员的工作能力对档案管理工作开展效率有一定的影响，为了降低工作失误问题，需要定期开展档案管理人员技巧会议，加强人员之间的相互交流，提高工作人员对档案的了解程度，有效提升工作效率，达到办公室档案管理改革的目的。

3.3  运用信息化的档案管理模式

在新时期下，档案管理人员应创新檔案管理方式，在开展档案管理工作时，应注重运用信息化的档案管理模式，如，灵活操作计算机，利用鼠标点击档案管理软件，进而就能够看到各个部门发送的各类档案，而后管理人员运用软件和计算机的功能，将不同时期不同的档案分类整理到各个文档中，并根据档案的内容分类，也可以利用信息化平台保存档案、整理档案和资料，确保所有档案分类明确、归档快速，有效提高了档案管理工作效率，进而高效率完成归档、档案整理等工作。此外，管理人员还可以利用信息技术建立信息化、数字化的档案数据库，建立数据库能够随时查找所需的档案，同时完善档案内容、修改档案编码、审核档案、文件等等，以此方便档案管理人员查询、完善档案，不仅提升档案的完整度，同时也提升了档案管理的信息化水平和管理效果，所以说，在新形势下，管理人员要想做好本职工作，必须运用信息化的档案管理模式，如此一来，既创新了档案管理方式，同时也能够提高档案管理工作的实效性。

3.4  提升保密工作的强度

虽然科学技术的进步给办公室档案管理信息化与数字化的提升提供了基本条件，但是也产生了一系列的潜在风险，为此，提升办公室档案管理工作的保密强度迫在眉睫。在开展办公室档案管理工作时，要对各类型档案资料进行清晰的分类，并根据其具体保密程度进行保存管理。档案资料的保密程度通常分为一般形式、秘密形式、机密形式以及绝密形式。通过结合档案资料的机密程度，采取相应的档案资料管理措施，并对管理人员进行严格的监管，特别是档案秘密等级较高的情况，只有符合审阅资格的人才能对其进行管理，提高档案管理工作的安全性。

3.5  建设“自动化”系统，实现档案管理一体化

在自动化的工作环境中，所有工作进程将在相应的系统下统一进行，文件档案的存储、分类和浏览更容易、更标准化、更安全。文档信息分类到相应系统，由计算机有效管理，以实现资源共享。还可实现文档组合的多渠道检索、一次性输入输出的信息管理，从根本上实现文档处理和档案管理的整体集成。

3.6  健全办公室档案管理制度

单位领导对办公室档案管理工作的重要性要有正确的认识，尽快制定科学合理的档案管理制度，确保档案管理工作的各个程序规范进行。档案管理和文件管理有着密切关系，我们需要将两者结合起来，加强管理工作。要建立专门的档案室，按照时期、类别等将档案存放好，为今后的查询与利用提供方便。档案管理人员要将档案室安全工作做到位，重要文件必须做好加密处理，单独放在规定的地方。此外，单位还要完善档案管理程序，安排专人负责监督管理，这样办公室档案管理工作开展才会更加有序，效率才更高。

3.7  重视档案管理服务质量的提升

由于传统的档案管理模式主要依托于手工编辑的存档方式，这无法提升档案资料的利用率。所以，在实现档案资料变革与创新时需要构建优质的网络服务平台，提高档案管理服务工作的质量，为提升档案信息资料的传递与管理，查阅与使用提供坚实的基础保障。

4  结束语

随着我国经济社会的不断发展以及信息技术的不断进步，单位档案管理工作也需要随之适应新形势、新要求，并不断完善，提高管理工作水平，为单位发展、员工需要提供高效率服务。

参考文献：

[1] 张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2019（13）：149.

[2] 杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报，2018（3）：159.

[3] 徐淑凤，董娟，付燕.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报（教育科学版），2018（5）：118～119.

[4] 胡晓华.试论办公室档案管理工作效率提升途径[J].科技信息，2018（3）.

[5] 张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2019（13）.

[6] 栾春生.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].中国培训，2019（20）：209.